Potenziale nutzen mit Digital Sourcing
Die Digitalisierung macht auch vor dem Sourcing nicht halt. Kirsten Buffo de Jong und Markus Schweizer zeigen auf, wie die Digitalisierung auch im Beschaffungs- & Vertragswesen sowie im Lieferantenmanagement Optimierungspotentiale bieten kann.
Der Zweck einer Organisation besteht darin, durch den Verkauf von Produkten und Services Einnahmen zu generieren. Erfolgreich ist das erst, wenn die Ausgaben zur Erzeugung dieser Produkte niedriger sind.
Die Kontrolle und Optimierung der Ausgaben ist deshalb für Organisationen ebenso wichtig wie Verkauf und Marketing, und wird allgemein unter dem Begriff «Sourcing» zusammengefasst. Darunter sind verschiedene Disziplinen wie Beschaffung und Einkauf, Vertragsmanagement, kommerzielles Management, Lieferantensteuerung und die Überwachung der Qualität der Lieferleistungen zusammengefasst, die alle für sich selbst schon von erheblicher Komplexität sind. In grösseren Organisationen geht die Zahl der Lieferanten in die Hunderte und die Zahl der Verträge in die Tausende, wobei einzelne Verträge oft auch mehrere Dokumente von beachtlicher Grösse umfassen können!
Die Verträge und Dokumente werden oft dezentral verwaltet und Medienbrüche und manuelle Schnittstellen sind eher die Regel als die Ausnahme. Marktanalysten wie Gartner, Forrester und IACCM schätzen, dass durch inkonsistentes, inkohärentes Management von Verträgen und Lieferanten Verluste von 7–20% des jährlichen Beschaffungsvolumens durch fehlende Integration und Zusammenarbeit der Fachabteilung, falsche Rechnungen, fehlende Transparenz und Kontrolle der eigentlichen Lieferleistung sowie schlechte Aufbereitung von Management Informationen für Entscheidungsgrundlagen entstehen können.
Die Digitalisierung der gesamten Sourcing-Kette drängt sich also auf, und zwar in zwei Schritten:
- Digitale Integration
Digitale Integration der Sourcing-Prozesse innerhalb des Unternehmens und die Einbindung der Lieferanten und Service Provider einer digitalen kollaborativen Cloud-Lösung. - Analytics
Einsatz von Analytics-Methoden wie Machine Learning, Pattern Recognition und AI zur Automatisierung von Abläufen und Erkennung von Optimierungspotenzialen.
Während im ersten Bereich die alten Platzhirsche Ariba/SAP und Oracle mit neuen innovativen Anbietern (Statusgreen et al.) um die Vorherrschaft kämpfen, lassen sich im Bereich von Analytics mit dem Einsatz von Opensource-Werkzeugen und geeigneten Methoden rasch Erfolge erzielen.
Mit Hilfe der Digitalisierung Lücken schliessen
Im Folgenden wollen wir ein paar Möglichkeiten entlang der Sourcing-Wertschöpfungsketten aufzeigen, die durch Digitalisierung die heutigen Lücken schliessen können:
Verträge sind auch heute noch meist in Form von Word- oder PDF-Dokumenten ausgetauscht und gespeichert. Die Identifikation und Extraktion von vereinbarten Lieferobjekten und Verpflichtungen (D&O) ist aufwändig und mühsam, verlangt aber trotzdem einiges an Fachwissen. Mit etwas Training und manuellen Korrekturen erzielen AI-Werkzeuge rasch zuverlässige Resultate, sodass Aufwand reduziert und die Qualität in diesem Arbeitsschritt massiv verbessert werden.
Dies dient dann auch als Grundlage, um im Vertrags-Change-Management rascher die Auswirkungen von Vertragsänderungen zu verstehen und die neuen Konditionen über die ganze Sourcing-Kette einpflegen zu können.
Unterschiedliche Interpretationen von Klauseln und daraus folgende Dispute lassen sich auch in Zukunft kaum verhindern, dank Pattern Recognition und Tracking aber rascher auflösen und in der Menge und Umfang reduzieren.
Business Intelligence hilft den Vertrags- und Lieferanten-Lifecycle umfassend zu überwachen und gegebenenfalls informierte Entscheidungen zu unterstützen und zu beschleunigen.
Sourcing, Vertrags-Management und Procurement sind komplexe Bereiche der Interaktion von Organisationen mit der Aussenwelt – Verbesserungspotenziale gibt es viele. Mit den Werkzeugen und Methoden der Digitalisierung lassen sich diese schrittweise und flexibel angehen und in weniger als sechs Monaten werden erste Erfolge messbar.
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Das ITIL®-Kursportfolio von Digicomp gehört zu den umfangreichsten am Schweizer Markt – sowohl thematisch als auch bezogen auf die monatlich stattfindenden Kurse. Ob Sie Einsteiger sind und sich einen Überblick über ITIL® verschaffen wollen oder eine Zertifizierung anstreben: Für jeden ist der geeignete Kurs dabei.
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Beitrag von Kirsten Buffo de Jong und Markus Schweizer
Kirsten ist Partner bei der Ginkgo Management Consulting GmbH Schweiz. Sie lebt mit Ihrer Familie in Zug und Barcelona.
Ihre Beratungschwerpunkte sind: Digitale Strategien und Erarbeitung von ‹Digital Journeys› für Kunden. Entwicklung neuer Collaborations- und Business-Operating-Modelle für Service-Partnerschaften in allen Branchen. Entwickeln von Betriebsmodellen, Prozesslandschaften, Prozessdesigns, Governance-Frameworks. Unterstützung der Kunden beim digitalen Sourcing, Lieferanten- und Vertragsmanagement in einem Multi-Provider-Ökosystem.