Scrum en situation réelle : 4 problèmes typiques et comment les résoudre

Aucun autre framework agile n’est mis en pratique aussi souvent que Scrum. Scrum fonctionne très bien dans des environnements complexes grâce à son approche graduelle, donc là où règne plus d’inconnues que de certitudes et où un apprentissage et une adaptation rapides sont de rigueur. Par exemple dans tous les milieux où la technologie change rapidement, où les exigences sont nébuleuses, où l’objectif d’un produit doit en premier lieu être déterminé conjointement avec la clientèle …

Mais même si Scrum est la bonne boîte à outils pour faire face à vos défis, sa mise en pratique ne se passe presque jamais sans quelques accrocs. Mais quel changement significatif peut se targuer de fonctionner d’emblée comme sur des roulettes ?

Il n’existe bien entendu pas une solution toute faite pour chaque problème, mais plutôt un éventail de méthodes et techniques agiles éprouvées qui peuvent donner à votre application pratique de Scrum le petit plus qui fera la différence.

Marc Kaufmann, Professional Scrum Trainer de Scrum.org, Scrum Master et Agile Coach, nous explique quels problèmes concrets il rencontre le plus souvent et quelles sont les bonnes pratiques qui, selon son expérience, donnent l’élan décisif pour améliorer votre Scrum Game et mener à bien vos projets plus rapidement, plus orienté vers la clientèle et avec plus de réussite.

Les 4 problèmes typiques d’une implémentation de Scrum

• Ce qui est produit n’est pas ce dont on a besoin
• Les livraisons manquent de fiabilité
• Il n’y a pas d’amélioration
• Le manque de responsabilité individuelle

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Problème 1 : Ce qui est produit n’est pas ce dont on a besoin

Solution : Identifiez pour qui et pour quoi vous développez quelque chose

Afin que vos Sprints mènent vraiment à l’objectif, les équipes Scrum doivent élucider les questions « pour qui ? » et « pour quoi ? ». Les quatre méthodes suivantes permettent de répondre à ces questions pas à pas.

A – Observez et définissez votre clientèle
Prenez conscience de qui sont vos clientes et clients. Souvent, les équipes Scrum éprouvent quelques difficultés lorsqu’ils ont affaire avec une clientèle interne à l’entreprise. Le mieux est alors de se demander qui vous a mandaté ? Qui finance la commande ou le contrat ?

B – Définissez la valeur dans le contexte du projet
Lorsque vous avez identifié votre clientèle, discutez avec elle pour comprendre quels sont ses besoins et qu’est ce qui est important à ses yeux. La commande sert-elle à augmenter la satisfaction de la clientèle ? Est-ce qu’il s’agit de réduire les coûts ? Identifiez ensemble ce qui simplifie la vie de votre clientèle ou des parties prenantes.

C – Utilisez la vision du produit comme outil
Une vision du produit aide tous les membres d’une équipe Scrum à s’orienter avec les parties prenantes sur un objectif commun. En effet, lorsque les choses se gâtent (trop de travail, trop peu de temps), tout le monde peut revenir à l’objectif fixé ensemble, s’y concentrer et vérifier si on est toujours sur la bonne piste. (Cela permet également une responsabilité et un engagement personnel.)

Dans l’idéal, la vision du produit doit être élaborée en collaboration avec toutes les parties prenantes dans le cadre d’un atelier dédié à la vision du produit (Product Vision Workshop).

Astuce : La création de personas, la proposition de valeur (Value Proposition) et la définition des indicateurs clés de performance (KPI) ont fait leurs preuves concrètes lors de la formulation des objectifs.

D – Impliquez en continu les parties prenantes
L’échange et le contact personnel avec les parties prenantes ne doivent pas prendre fin en même temps que l’atelier de vision du produit, mais doivent persister en prenant part à des événements dédiés à l’amélioration et aux vérifications (Refinement and Review Events). Il est également judicieux d’impliquer les parties prenantes lors de la priorisation des fonctionnalités dans le backlog du produit. Par ailleurs, des « Guerilla Testing » organisées en commun ont par exemple fait leurs preuves.

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Problème 2 : Les livraisons manquent de fiabilité

Solution : Travaillez par étapes rapides, courtes, mais aussi « finies »

Scrum prévoit d’avancer par petites étapes rapides afin de tirer des leçons en continu – ces étapes doivent cependant également être « finies » comme établi par la « Definition of Done » (DoD) afin de profiter rapidement des retours des utilisatrices et utilisateurs. C’est simple à dire, mais dans la réalité bien souvent difficile à mettre en œuvre.

Différentes raisons (comme les obstacles, ou « Impediments ») peuvent empêcher une équipe de livrer de manière fiable. Par exemple, si les versions (releases) sont souvent trop volumineuses. Ou si l’équipe manque de certaines compétences. Ou alors, mais pas des moindres, si le mode de pensée agile est trop peu ancré, ce qui est le cas dans de nombreuses entreprises.

Afin de surmonter ces obstacles, il existe différentes méthodes et bonnes pratiques qui agissent de manière ciblée sur les causes du problème. Il faut ici en effet faire la différence entre le plan technique, organisationnel et financier.

Les bonnes pratiques sur le plan technique :

E – Affinez votre « Definition of Done » (DoD)
Redonnez vie à votre DoD. Vous pouvez vous aider de cette question clé : supposez que vous lanciez une version après chaque sprint, de quelle check-list auriez-vous besoin pour garantir une qualité élevée du produit sur le long terme ?

F – Utilisez l’automatisation
Laissez les tâches manuelles, répétitives et standards à la machine ; l’équipe aura ainsi plus de temps pour assumer les tâches uniques et exigeantes.

G – Découpez vos PBI en plus petites unités et verticalement
Les éléments individuels de votre backlog de produit (PBI – Product Backlog Units) devraient être décrits de la manière la plus détaillée possible pour pouvoir atteindre plus rapidement des objectifs intermédiaires. Découpez pour cela vos éléments de manière verticale plutôt que par élément afin de mieux gérer les dépendances du côté des exigences.

Les bonnes pratiques sur le plan organisationnel :

H – Augmentez votre transversalité (cross functionality) avec une matrice de compétence (skill matrix)
Avec une matrice de compétence, il est possible de visualiser qui, dans quelle équipe, possède quelles connaissances ou capacités. Il est alors très vite évident d’identifier les îlots de connaissances et des solutions ciblées peuvent être trouvées lorsque des lacunes apparaissent.

Les bonnes pratiques sur le plan financier :

I – Créez une analyse de rentabilisation (business case) pour la livraison continue (continuous delivery)
La direction est par nature très réceptive aux chiffres. Et les équipes Scrum peuvent en tirer parti, par exemple si elles désirent convaincre la direction d’investir dans l’automatisation. Calculez pour cela le temps dont vous aurez besoin jusqu’à la publication d’une version en incluant toutes les heures de travail dédié aux tâches manuelles. Avec ce chiffre – en général plutôt conséquent – vous pouvez effectuer quelques petites expériences et démontrer que les versions demandent actuellement beaucoup trop de temps et sont donc beaucoup trop chères.

J – Limitez le nombre de projets simultanés
Si des membres de l’équipe sont occupés par trop de tâches à la fois, la déperdition d’énergie est très haut et les livraisons sont en fin de compte moins nombreuses. En effet, switcher entre les tâches coûte du temps et de l’énergie. Et des études montrent que le travail focalisé est bien plus efficace. Dès qu’on travaille sur quatre projets en même temps, on dépense plus de ressources pour changer de contexte que pour le développement en lui-même.

Ce sont en particulier les tâches impromptues et « absolument urgentes » qui posent problème, car elles interrompent le flux de travail planifié. Pour résoudre ce problème, commencez par rendre ces interruptions visibles et quantifiables. Ensuite, afin d’assurer une livraison plus fiable, certaines tâches doivent être éliminées du Work in Progress au profit des tâches plus urgentes. Fixez pour cela des limites très claires, par exemple 3 tâches en cours par membre de l’équipe.

K – Impliquez vos parties prenantes
Vos parties prenantes sont de puissants alliés lorsqu’il est question de qualité, mais aussi de rapidité des livraisons. C’est pourquoi vous devriez régulièrement les consulter pour savoir à quel point elles sont satisfaites des développements actuels et de leur qualité. Des évaluations sur une échelle de 1 à 10 permettent des résultats mesurables et comparables. Récoltez ces données pour détecter des tendances et prendre des mesures si nécessaires.

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Problème 3 : Il n’y a pas d’amélioration

Solution : Partagez et apprenez

L’approche empirique est ancrée dans Scrum de manière systémique, notamment par les rétrospectives. Les équipes Scrum doivent de ce fait toujours se demander si les résultats correspondent aux attentes qu’elles avaient et, le cas échéant, ce qu’elles devraient changer.

De nombreuses équipes ne s’améliorent souvent pas malgré les boucles de feedback, parce qu’elles n’intègrent pas les apprentissages tirés de leurs erreurs à leurs processus et résultats ou que les parties prenantes sont absentes des rétrospectives. Les techniques suivantes permettent de se mettre durablement sur la voie de l’amélioration continue.

L – Rendez vos rétrospectives plus motivantes
Réfléchissez en équipe comment améliorer les rétrospectives pour qu’elles retrouvent un sens.

M – Orientez-vous sur les valeurs de Scrum
Engagement, courage, focus, ouverture, respect – telles sont les valeurs de Scrum. Élucidez en équipe ce que vous faites déjà bien et ce qui pourrait être amélioré.

N – Rendez vos obstacles (impediments) transparent
Identifiez les obstacles qui empêchent une amélioration. Rendez-les visibles et mesurables.

O – Effectuez de petites expériences
Testez en premier lieu à petite échelle pour voir comment ça pourrait mieux fonctionner.

P – Donnez de la visibilité aux succès
Mettez en valeur tous les succès – même les plus petits. Les réussites remontent le moral et motivent la poursuite du travail.

Q – Utilisez un discours orienté sur les solutions plutôt que sur les problèmes
Ne demandez pas « quel est le problème ? » ou « qui en est le responsable ? », mais plutôt « que voulons-nous atteindre ? » et « qu’est-ce qui a bien fonctionné dans le passé ? ». Un discours orienté sur les problèmes a tendance à inhiber et dresser des barrières alors qu’un discours orienté sur les solutions augmente l’esprit d’initiative.

R – Portez votre attention sur ce que vous pouvez changer
Ne mettez pas en avant les problèmes que vous ne pouvez pas résoudre vous-même, concentrez-vous plutôt sur ce que vous pouvez faire pour améliorer la situation – et attaquez-vous à cela en petites étapes.

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Problème 4 : Le manque de responsabilité individuelle

Solution : Recherchez la solution des 15%

Pas de Scrum sans responsabilité individuelle. L’équipe et chacun de ses membres doivent pouvoir travailler de manière indépendante. Sans arrêt devoir demander l’autorisation à quelqu’un crée un barrage et une inhibition. Un outil éprouvé pour remédier à ce problème typique de Scrum est la solution des 15 %.

S – Mettez l’accent sur 15% plutôt que 100%
15% plutôt que 100% signifie de pensée en petites étapes qui peuvent être entreprises sans dépendre de quelqu’un d’autre. C’est-à-dire : que pouvez-vous faire maintenant sans avoir à demander la permission ? Cela encourage la prise d’initiative et le sens des responsabilités et permet d’obtenir des résultats plus rapidement.

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Avez-vous reconnu des problèmes que votre équipe Scrum ou votre entreprise Scrum traverse ? Nous espérons que vous avez pu obtenir de nombreuses idées intéressantes dans cet article pour améliorer en continu votre pratique de Scrum. Il vaut mieux choisir une méthode, l’expérimenter à petite échelle, examiner son effet et l’adapter selon l’esprit du manifeste agile et de Scrum. « No big risk, no big harm. »

Mais avant de vous lancer dans l’expérimentation d’une de ces astuces, nous voudrions vous donner un dernier conseil déterminant : en plus de l’expérience pratique et l’application des bons outils, des bonnes méthodes et techniques, il est indispensable de prendre du temps pour connaitre son métier. Pour appliquer Scrum efficacement, il faut aussi comprendre les fondements du concept de « Professional Scrum ».

Digicomp vous soutient dans votre apprentissage de Scrum. Nos formations à Scrum axées sur la pratique vous permettent d’acquérir les connaissances spécialisées et de vous préparer aux certifications internationalement reconnues de Scrum.org.

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