Informations et conseils pour les administrateurs Jira

Introduction

Vous utilisez Jira dans votre entreprise et souhaitez savoir comment automatiser les processus ? Vous avez le rôle d’administrateur de projet (Project admin), d’administrateur Jira (Jira admin) ou d’administrateur de site Jira (Jira Site admin) ? Cet article de blog aborde deux sujets susceptibles de vous intéresser :

• Présentation de Jira Automation
• Présentation des derniers changements apportés au hub d’administration Atlassian concernant l’accès au site

Jira Software, Jira Service Management et Jira Work Management peuvent être hébergés dans le Cloud ou dans un Data Center. Dans cet article, nous allons nous concentrer sur la version Cloud Atlassian de Jira.

Jira Automation

Jira Automation comprend un éditeur sans code qui vous permet d’automatiser des processus sur votre instance Jira au niveau global ou au niveau d’un projet. Les processus sont alors simplifiés pour votre équipe, qui peut ainsi encore mieux se concentrer sur les tâches quotidiennes importantes. Jira Automation est disponible pour Jira Software, Jira Service Management et Jira Work Management. Vous trouverez ci-dessous une vue d’ensemble de Jira Automation ainsi qu’un cas d’usage d’une règle d’automatisation possible.

Qui peut créer des règles d’automatisation ?

Des règles d’automatisation peuvent être créées au niveau du projet par les administrateurs de projet et au niveau global par les administrateurs Jira globaux. Il est possible d’appliquer davantage de restrictions en la matière. Si vous êtes administrateur de projet et que vous ne pouvez pas créer de règles d’automatisation, contactez votre administrateur Jira.

Où sont gérées et créées les règles d’automatisation dans Jira ?

Règles d’automatisation globales :
Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée en haut à droite (Settings / Paramètres) et sélectionnez System (Système). Cliquez ensuite sur Global automation (Automatisation globale) sous l’option Automation (Automatisation) dans le menu de gauche. Toutes les règles d’automatisation sont visibles à cet endroit et vous pouvez en créer de nouvelles.

Règles d’automatisation liées à un projet :
Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée (Project Settings / Paramètres du projet) en bas à gauche dans votre projet. Sélectionnez ensuite l’option Automation (Automatisation) dans le menu de gauche. Les règles d’automatisation de votre projet sont visibles à cet endroit et vous pouvez en créer de nouvelles.

Combien de règles d’automatisation peuvent être actives sur mon site Jira ?

Selon votre plan tarifaire, les règles d’automatisation sont assorties d’une limite mensuelle sur votre site Jira. Les limites se réfèrent au nombre d’exécutions par mois. Une règle d’automatisation est considérée comme exécutée dès lors qu’elle a été déclenchée, même si elle n’a pas été exécutée complètement ou si elle était erronée. Vous trouverez ci-dessous les limites des règles d’automatisation exécutables par mois, en fonction du plan tarifaire.
Bon à savoir : seules les règles d’automatisation globales sont comptées dans ces exécutions. Celles au niveau du projet n’en font pas partie et sont donc illimitées pour chaque plan tarifaire.

• Le plan tarifaire Free permet de lancer 100 exécutions de règles d’automatisation globales par mois.
• Le plan tarifaire Standard permet de lancer 500 exécutions de règles d’automatisation globales par mois.
• Le plan tarifaire Premium permet de lancer 1 000 exécutions de règles d’automatisation globales par mois par utilisateur payé. Cela signifie qu’avec 100 utilisateurs, vous disposez de 100 000 exécutions par mois (1 000 exécutions x 100 utilisateurs).
• Dans le plan tarifaire Enterprise, les exécutions de règles d’automatisation globales sont disponibles en illimité.

Cas d’usage d’une règle d’automatisation

Supposons que vous utilisiez Jira Service Management et que vous souhaitiez qu’à chaque fois qu’une tâche de type Employee onboarding (Intégration d’un employé) est créée, deux sous-tâches soient automatiquement ouvertes et associées au ticket : une sous-tâche pour la commande d’un nouvel ordinateur portable et une sous-tâche pour la commande d’un nouveau badge pour l’accès au bâtiment. Une règle d’automatisation de ce genre pourrait se présenter comme suit :

Ce cas d’usage utilise une règle d’automatisation plutôt simple et sert d’exemple. Vous pouvez toutefois créer des règles plus complexes. Pour cela, vous pouvez également utiliser Jira Smart Values. Dans Jira Automation, il n’y a pratiquement pas de limites en la matière, et de nouvelles fonctions sont ajoutées en permanence.

Journal d’audit pour le dépannage

Jira propose un journal d’audit pour le dépannage des règles d’automatisation qui n’ont pas été exécutées du tout ou de façon incorrecte.

Le journal d’audit se trouve ici : System > Global automation > onglet Auditlog ou Project Settings > Automation > onglet Auditlog (Système > Automatisation globale > onglet Journal d’audit ou Paramètres du projet > Automatisation > onglet Journal d’audit)

Bibliothèque de règles d’automatisation prédéfinies

Jira fournit une bibliothèque de règles d’automatisation prédéfinies pour vous. Vous pouvez les utiliser pour votre propre site ou pour un projet spécifique.

La bibliothèque se trouve ici : System > Global automation > onglet Library ou Project Settings > Automation > onglet Library (Système > Automatisation globale > onglet Bibliothèque ou Paramètres du projet > Automatisation onglet Bibliothèque)

Contrôle du nombre d’exécutions de règles d’automatisation

Pour consulter le nombre d’exécutions de règles d’automatisation dont vous disposez actuellement dans Jira, sélectionnez System > Global automation > onglet Usage (Système > Automatisation globale > onglet Utilisation).

Pour plus d’informations, par exemple sur la règle la plus exécutée, cliquez sur les trois points en haut à droite, puis sur View performance insights (Afficher les informations de performance).

Meilleur contrôle sur l’accès au site par les administrateurs

Afin de simplifier encore la gestion des accès pour plusieurs produits Atlassian au sein de votre entreprise, Atlassian a introduit des paramètres d’accès utilisateur centralisés dans le hub d’administration Atlassian. Le hub d’administration Atlassian est accessible sur admin.atlassian.com.

Ces changements sont déjà disponibles pour les nouveaux clients qui se sont inscrits à partir du 20 septembre 2021 et sont progressivement effectifs pour tous les clients existants du Cloud Atlassian depuis juin 2022.

Voici quelques exemples de changements apportés par les paramètres d’accès utilisateur centralisés dans le hub d’administration Atlassian. Ils concernent tous l’accès au site.

Approved domains (Domaines approuvés)

L’onglet Approved domains (Domaines approuvés) sous Site Access (Accès au site) a été repensé et se trouve à présent sous User Access Settings (Paramètres d’accès utilisateur). Vous pouvez désormais ajouter les produits autorisés par domaine. Cela n’était pas possible auparavant. Tous les domaines ajoutés avaient accès aux mêmes produits.

Ancienne vue :

Nouvelle vue :

Access requests (Demandes d’accès)

Désormais, il n’y a plus d’onglet propre aux Access requests (Demandes d’accès) sous Site Access (Accès au site). Toutefois, il est maintenant possible d’indiquer si une Admin approval (Approbation de l’administrateur) est nécessaire ou non pour l’accès par produit, pour chaque domaine. Cela peut être modifié pour chaque domaine dans l’onglet Approved domains (Domaines approuvés) au moyen du bouton Edit (Éditer) à droite. Ce paramètre était aussi le même pour tous les produits auparavant.

Ancienne vue :

Nouvelle vue :

User invites (Invitations d’utilisateurs)

Dans l’onglet User invites (Invitations d’utilisateurs), il est désormais possible d’autoriser des utilisateurs à inviter d’autres utilisateurs à accéder au site pour chaque produit. Auparavant, cette option était uniquement disponible pour tous les produits.

Ancienne vue :

Nouvelle vue :

Invitation links (Liens d’invitation)

Jusqu’à présent, les Invitation links (Liens d’invitation) pouvaient être envoyés et autorisés uniquement par site. À l’avenir, vous aurez également la possibilité d’envoyer ou d’autoriser les liens par produit.

Ancienne vue :

Nouvelle vue :