Les compétences indispensables pour maîtriser le télétravail

Le télétravail a débarqué dans nos vies et compte bien y rester. En effet, la flexibilité dans le choix du lieu de travail et les nouvelles possibilités de collaboration apportent de nombreux avantages tant pour les entreprises que pour les collaborateurs.

Le travail en Home Office représente aussi un nouveau défi, aussi bien pour les collaborateurs que pour les cadres. Travailler depuis son domicile n’exige pas seulement de savoir utiliser efficacement les outils informatiques, mais requiert également l’apprentissage de nouvelles formes de collaboration virtuelle et, finalement, mais pas des moindres, d’instaurer et de maintenir une culture saine basée sur la confiance.

1 Utilisation sécurisée des outils informatiques de travail

Microsoft Teams, SharePoint, Jira – pour n’en nommer que quelques-uns. Le monde numérique du travail rend l’utilisation d’outils informatiques naturellement indispensable. Mais qu’en est-il de nos compétences en la matière ? La pandémie a mis notre train-train professionnel sens dessus dessous. Tout est devenu d’un coup virtuel et de nombreux collaborateurs se sont retrouvés pour la première fois livrés à eux-mêmes en télétravail.

Afin que la productivité soit aussi garantie en télétravail, il est crucial de sélectionner et d’analyser les outils informatiques qui doivent être utilisés et les compétences qui doivent être développées pour leur utilisation. Le but étant que tous les collaborateurs puissent travailler de manière autonome, de pratiquement n’importe où et à n’importe quelle heure.

Consultez également notre article : « Le nouveau monde du travail rend indispensable l’apprentissage de nouveaux outils informatiques »

2 L’autogestion

Travailler de chez soi implique une bonne capacité d’organisation. C’est surtout dans les premiers mois de télétravail qu’il est particulièrement difficile pour les collaborateurs de ne pas se laisser distraire et de trouver un bon équilibre entre travail et vie privée. Dans ce cadre, nombreux sont ceux qui travaillent moins, ou même davantage, que ce qui est nécessaire pour être productif.

C’est pourquoi, en ces temps de télétravail, il est encore plus important de bien structurer ses journées de travail et de diviser son temps de manière optimale afin d’effectuer efficacement ses tâches et d’atteindre ses objectifs en temps et en heure. Il est donc salutaire dans ce contexte de connaître des méthodes de planification et de travail infaillibles et d’avoir des outils utiles capables de nous soutenir dans l’exécution de nos tâches.

3 La communication et la collaboration

Le problème du travail à distance, c’est qu’il est justement à distance. Les questions habituellement rapidement résolues lors de petites discussions personnelles deviennent souvent source d’incompréhensions lorsqu’elles prennent la forme de communication par e-mail. Dans ce contexte, nous devons certainement communiquer davantage et plus efficacement. De nouvelles formes de collaboration doivent donc être établies.

Dans cette optique, il est utile de se mettre d’accord, en équipe, sur des règles communes et de définir quels outils informatiques pour la communication et la collaboration doivent être utilisés et dans quels buts.

Par exemple :

De plus, une collaboration productive et efficace nécessite que toutes les informations soient recueillies en ligne et que les documents soient enregistrés et accessibles à tous sur une plateforme où il est possible de travailler à plusieurs sur un fichier. Les applications de la suite Microsoft Office comme SharePoint ou OneNote sont particulièrement utilisées à cet effet et de plus en plus d’entreprises emploient aussi Google Workspace.

DigiSnack : Effizient zusammenarbeiten mit Microsoft Teams (en allemand)

4 Le leadership en virtuel

Comment une équipe reste-t-elle soudée lorsque ses membres travaillent à distance ? Les contacts personnels ne peuvent pas être complètement compensés par des appels ou des vidéoconférences. L’identification avec une entreprise est également beaucoup plus difficile avec l’éloignement. Ainsi, un sentiment d’isolement peut se développer et on peut avoir l’impression de ne plus rien faire d’autre que travailler, puisque les échanges informels viennent à manquer. Des sondages de l’université des sciences appliquées de Zurich pendant le confinement confirment que ce sont justement les échanges personnels avec les collègues qui manquent le plus en télétravail.

Les cadres doivent donc maintenir la confiance et le lien avec l’équipe en faisant bon usage de la communication virtuelle.  Et enfin, mais pas des moindres, les cadres doivent renforcer leurs équipes en ces temps incertains de profonde mutation.

Le meilleur moyen d’y parvenir est de mettre en place une culture de gestion positive fondée sur la confiance des employés. « Change happens at the speed of trust » est un apophtegme connu dont les racines remontent à l’écrivain à succès Stephen M. R. Covey et qui repose sur la logique qui veut que la confiance ait une influence directe sur la vitesse et les couts. Si la confiance diminue au sein d’une entreprise ou d’une équipe, tout prend plus de temps alors que les couts grimpent à cause des processus redondants générés par le flicage mutuel.

Consultez également notre article : Virtual Leadership : comment adopter un management de proximité à distance ?

5 La sécurité informatique et la technique

La sécurité est le b.a.-ba en télétravail. En effet, les employées se retrouvent soudain en dehors des réseaux internes de l’entreprise, qui sont en général bien sécurisés, une configuration que les cybercriminels n’hésitent pas à exploiter. En effet, selon une étude actuelle de KMPG, depuis le début de la pandémie et la prescription massive du télétravail, une entreprise sur deux a vu les cyberattaques se multiplier.

À quoi faut-il donc de nos jours faire attention pour protéger les données commerciales sensibles d’une attaque extérieure ? À cela s’ajoutent des problèmes techniques. En télétravail, chaque employé est livré à lui-même. Que faire donc, quand le WLAN est trop lent ? Et quand le son bogue pendant les conférences vidéo ? Les entreprises devraient donc proposer à leurs employés de l’aide sous forme de support informatique virtuel et de formations à la sécurité et à la technique.

Consultez également notre article : 7 Tipps für das sichere Arbeiten im Homeoffice (en allemand)

6 La résilience

Le stress, ça fatigue ! Et des temps comme ceux que nous vivons aujourd’hui peuvent être particulièrement éprouvants. Si la crise du coronavirus touche la société et l’économie dans son ensemble, elle est également un évènement critique dans la vie des collaborateurs et peut engendrer différentes charges psychiques et physiques. C’est pourquoi il est maintenant particulièrement important de renforcer la résilience.

Il ne s’agit pas seulement de surmonter les défis actuels ou de faire face au stress, il s’agit également d’acquérir des compétences et de modifier son état d’esprit pour mieux maîtriser les défis à l’avenir.

Consultez également notre article : 15 conseils de santé pour augmenter votre résilience