Astuces pour une gestion fructueuse des tâches
L’une des questions habituelles des collaborateurs est la suivante: «Comment vais-je réussir à traiter mes nombreuses tâches?» Le défi est ici moins le fait de répondre à cette question de manière professionnelle que de savoir comment planifier, gérer et surveiller toutes les tâches qui m’incombent. Il ne peut y avoir ici une «bonne» méthode adaptée à toutes les tâches. Mais chaque individu peut, au vu de son expérience individuelle, développer ses propres stratégies au fil du temps.
L’une des questions habituelles des collaborateurs est la suivante: “Comment vais-je réussir à traiter mes nombreuses tâches ?” Le défi est ici moins le fait de répondre à cette question de manière professionnelle que de savoir comment planifier, gérer et surveiller toutes les tâches qui m’incombent. Il ne peut y avoir ici une “bonne” méthode adaptée à toutes les tâches. Mais chaque individu peut, au vu de son expérience individuelle, développer ses propres stratégies au fil du temps.
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Lorsque vous partez à la recherche de soi-disant méthodes porte-bonheur, on vous retrouve rapidement sur le net.
Une approche possible consiste à examiner les remarques, conseils, astuces, etc. de très près pour définir le chemin individuel que l’on peut et que l’on veut emprunter. L’important est de prendre d’abord conscience de ce que l’on souhaite précisément obtenir. Qu’est-ce qui est le plus important pour vous :
- gain de temps pour d’autres tâches
- augmentation du taux d’exécution
- amélioration de la qualité d’exécution
- amélioration du respect des délais
- priorisation des tâches
- …
Les outils d’aide suivants se basent sur les idées de David Allen, extraites de son ouvrage “Getting Things Done (GTD)”.
Il est fondamental d’intégrer les étapes suivantes et de les exécuter de manière structurée :
- Saisir
- Visualiser
- Planifier
- Faire
Définissez votre “corbeille d’arrivée”
Clarifiez pour vous-même comment les tâches arrivent jusqu’à vous, et à quel endroit vous les prenez en charge et vous les regroupez. On peut envisager de le faire à l’arrivée du courrier (électronique ou physique). Ce panier d’arrivée devra à l’avenir regrouper toutes les tâches que vous aurez à gérer. Il s’agit notamment aussi de toutes les tâches qui vous traversent l’esprit dans un premier temps. Notez-les pour ne pas vous encombrer l’esprit.
Essayez de réduire au minimum le nombre de paniers d’arrivée. Dans l’idéal, vous n’en aurez qu’un seul. Ceci permettra de réduire dans une large mesure la complexité.
Évitez les “trous” dans ce panier d’arrivée. Rien ne doit être perdu.
Posez-vous alors la question suivante: “Est-ce que JE peux/dois faire quelque chose ?” Si vous répondez par non, vous effacez la tâche, vous la différez à une date définie ou vous archivez les informations.
Si vous répondez à cette question par “oui”, vérifiez si la tâche peut être exécutée en moins de 2 minutes. Si oui, exécutez-la immédiatement. Ainsi, vous créerez immédiatement des petites expériences positives.
Si l’exécution de la tâche devait durer plus de 2 minutes, vérifiez si la tâche peut être déléguée à quelqu’un d’autre. Ensuite, vous devrez superviser l’exécution. Il s’agit alors d’une nouvelle tâche personnelle pour votre agenda. Si la tâche ne peut être déléguée, planifiez quand vous pourrez gérer l’activité.
Sur la base des tâches planifiées consciemment avec des délais de traitement et des échéances concrètes, vous pouvez mettre en place une planification hebdomadaire fondée.
Remarques concernant l’exécution des tâches
- Soyez conscient qu’en tant qu’êtres humains, nous n’avons pas une capacité d’exécution multitâche. Par conséquent, traitez une tâche après l’autre.
- Traitez d’abord les tâches agréables.
- Classez vos tâches dans des contextes définis, p. ex. écrire des e-mails, téléphoner à des personnes, acheter des choses, tâches pour la maison… et exécutez ces tâches par blocs.
- Essayez de ne pas vous encombrer l’esprit en notant vos tâches/réflexions par écrit (panier d’arrivée).
- Créez-vous un environnement dans lequel vous pourrez éviter les distractions et les perturbations.
- Dans des situations de stress particulières, évitez l’agitation opérationnelle et concentrez-vous en particulier sur une planification fondée des tâches.
- Prévoyez également au cours de la journée des “plages de tranquillité” durant lesquelles vous n’exécuterez aucune tâche.
- Planifiez 60% de votre temps pour l’exécution des tâches, 20% pour les imprévus et 20% pour les actions spontanées.
Ces suggestions ne peuvent être que quelques idées initiales pour vous aider dans votre démarche individuelle de gestion des tâches. Ne vous laissez pas enserrer dans des processus prédéfinis, mais trouvez au fil du temps votre modèle de réussite personnalisé. Soyez ouvert à la réflexion critique en vous demandant si votre modèle convient à l’environnement actuel, et soyez ouvert aux nouvelles idées et aux conséquences qui en découlent.
“Le stress n’est pas une maladie mais une drogue.”
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