Modern Workplace: So machen Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft
Junge Fachkräfte bringen neue Erwartungen an das Arbeiten mit – das wirkt sich massiv auf die Arbeitswelt aus. Um Talente zu binden und zukunftsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen einen Modern Workplace etablieren. So gelingt’s!
Gesellschaftliche Veränderungen und die fortschreitende Digitalisierung haben enorme Auswirkungen auf die Art und Weise, wie Menschen (zusammen-)arbeiten. Junge Menschen der Gen Y und der Gen Z kommen als Arbeitnehmende in den Markt und bringen ganz neue Anforderungen mit: Individualität und Flexibilität sind für sie im Arbeitsalltag entscheidend.
Zudem sind diese Generationen digital affin und im Umgang mit modernen Technologien geübt. Sie erkennen auch das Potenzial dahinter und möchten digitale Tools für ihre Arbeit einsetzen, um selbstbestimmt, ortsungebunden und zu frei gewählten Zeiten zu arbeiten. Um qualifizierte Fachkräfte dieser Generationen zu binden, müssen Unternehmen Arbeitsumgebunden und die Zusammenarbeit verändern – hin zu einem Modern Workplace.
Was bedeutet Modern Workplace?
Der Modern Workplace ist kein festgelegter Arbeitsplatz und steht in krassem Kontrast zum klassischen Schreibtisch im Büro, an dem zu festgelegten Zeiten unter starren Vorgaben gearbeitet wird. Der moderne Arbeitsplatz ist vielmehr eine Arbeitsumgebung, die Mitarbeitende dank moderner Technologien unabhängig von Ort und Zeit einrichten. Diese Arbeitsumgebung wird sowohl physisch – in Form von Hardware – als auch virtuell – in Form vernetzter Services – angeboten. So sind hybrides Arbeiten oder vollständig remote möglich.
Eigenverantwortliches Handeln und enge Teamarbeit sind für diese Art des Arbeitens entscheidend. Mitarbeitende entscheiden nicht nur mit, wann und wo sie arbeiten, sondern erhalten auch mehr Verantwortung. Sie stehen dabei in engem Austausch mit ihren Kolleginnen und Kollegen. Möglich ist dies durch Kollaborationstools wie Microsoft Teams. Dank diesen vernetzen sich auch global verteilte Teams effizient, aufwändige Dienstreisen werden nahezu obsolet.
Dank effizienter Zusammenarbeit, KI und der Automatisierung gewisser Aufgaben, steigt die Produktivität in Unternehmen: Eine McKinsey-Studie rechnet vor, dass Digitalisierung, Automatisierung und KI in hochentwickelten Volkswirtschaften wie der Schweiz bis 2030 für einen Produktivitätsschub von etwa einem Prozentpunkt pro Jahr sorgen können. Dank moderner Arbeitsweisen stellen sich Unternehmen gut auf und bleiben zukunftsfähig.
Das benötigt ein moderner Arbeitsplatz
Unternehmen müssen sowohl die organisatorischen als auch die technologischen Voraussetzungen für einen Modern Workplace schaffen:
• Kulturwandel initiieren: Unternehmen müssen ihren Mitarbeitenden mehr Eigenverantwortung und Freiheiten zugestehen.
• Teamwork etablieren: Vielfältig aufgestellte Teams arbeiten effizienter und produktiver, weil sie Kompetenzen und Wissen bündeln. Da die einzelnen Teammitglieder regional oder gar global verteilt arbeiten, sind für schnelle Abstimmungen Chats oder Videokonferenz notwendig.
• KI einbinden: Mitarbeitende müssen mehr Zeit für kreatives Schaffen erhalten um wertschöpfend zu arbeiten. KI hilft hierbei, weil sie standardisierte, redundante Aufgaben übernimmt.
• Infrastruktur anpassen: Damit Kolleginnen und Kollegen auch ausserhalb des Unternehmens arbeiten können, brauchen sie zum einen entsprechende Endgeräte und zum anderen Zugangsmöglichkeiten zu Dokumenten und Daten. Cloud-Lösungen sind in diesem Kontext entscheidend.
• IT-Security erhöhen: Unternehmen können sich nicht mehr abschotten, wenn sie Remote-Arbeit anbieten. Die Sicherheit der Netzwerke und der Daten muss aber gewährleistet bleiben – dort, wo sich Mitarbeitende aufhalten. Dafür braucht es einen umfassenden Schutz der Geräte und Zugriffsberechtigungen.
Für den modernen Arbeitsplatz gibt es diverse Tools, darunter Microsoft Modern Workplace. Wichtig beim Einsatz dieser Technologien ist zum einen, dass sie ineinandergreifen; zum anderen müssen Unternehmen ihre Mitarbeitenden im Umgang damit schulen und auch Spezialistinnen und Spezialisten ausbilden. Der Modern Workplace braucht Jobs wie den Modern Workplace Engineer. Digicomp bietet hier spezielle Trainings an.
Im Fokus: Führung im Arbeitsplatz der Zukunft
In der modernen Arbeitswelt sind klassische Führungsbilder hinfällig. Führungskräfte sind keine Befehlsgeber mehr, sondern Coaches, die ihre Mitarbeitenden zur Eigenverantwortung und Selbstführung ermutigen. Hierfür sind Transparenz, ein hohes Mass an Vertrauen und eine wertschätzende und offene Kommunikation erforderlich.
Zudem obliegt es der Führungskraft, die Teammitglieder, die verstreut arbeiten, zusammenzuhalten und ein Zugehörigkeitsgefühl untereinander und auch zum Unternehmen zu stiften.
Da der Arbeitsplatz der Zukunft von Team-Arbeit geprägt ist, etablieren sich auch in den Teams neue Führungsmodelle. Die Teams bestimmen beispielsweise eine Sprecherin oder einen Sprecher, der/die die Gruppe anleitet und die Zusammenarbeit organisiert. Diese Führungsrolle wird nach Kompetenzen und durchaus auch für einzelne Projektphasen vergeben.
Vorteile und Herausforderungen von Modern Workplace
Mit einer modernen Arbeitsweise rüsten sich Unternehmen für die Zukunft. Dafür gilt es aber, gewisse Herausforderungen zu lösen.
Vorteile:
• Flexibilität erhöhen: Menschen vereinen Arbeit mit persönlichen Bedürfnissen. Knapp ein Drittel der Beschäftigten in der Schweiz gab im Jahr 2022 an, im kommenden Jahr sogar ganz auf Fernarbeit zu setzen.
• Talente gewinnen: Unternehmen können in grösserem Radius rekrutieren, sogar weltweit.
• Effizienz steigern: Mit Hilfe der digitalen und smarten Tools arbeiten Menschen produktiver und besser zusammen. 81 Prozent der Arbeitnehmenden in der Schweiz sagen aus, dass sie remote oder hybrid genauso produktiv oder produktiver sind wie im Büro.
• Kosten reduzieren: Unternehmen müssen weniger stationäre Arbeitsplätze bereitstellen. Mit Shared-Desk-Modellen sparen Sie Investitionen in die Büroausstattung und Sie können Ihre Bürofläche verringen. Viele der grössten Schweizer Unternehmen setzen, gemäss einer Studie von CH Media, deshalb auf Desksharing und stellen künftig nur noch zwischen 75 und 85 Arbeitsplätze pro 100 Mitarbeitende zur Verfügung,.
Herausforderungen:
• Kulturwandel: Veränderungen stossen nicht immer auf Gegenliebe. Unternehmen müssen deshalb ihre Organisation, Prozesse und Verhaltensweisen verändern und dabei alle Mitarbeitenden mitnehmen.
• Soziale Isolation: Remote-Arbeit kann einsam machen und den Austausch untereinander erschweren. So meint, gemäss einer Studie von Microsoft, die Hälfte der Führungskräfte in der Schweiz, dass der Aufbau von Beziehungen die grösste Herausforderung in der Remote-Arbeit ist. Die Hälfte der hybriden Beschäftigten gibt an, sich einsamer zu fühlen. Dem müssen Unternehmen mit Kollaborationstools und Teamerlebnissen entgegenwirken – zum Beispiel mit digitalen Kaffeerunden.
• Sicherheitsrisiken: Wer seine IT-Infrastruktur öffnet, macht sich angreifbar. Security muss daher oberste Priorität im modernen Arbeitsplatz haben.