Gutes Zeitmanagement heisst Prioritäten setzen

Die Liste der zu erledigenden Aufgaben wird immer länger, die Terminkalender platzen aus allen Nähten, und die Zeit scheint förmlich zu entfliehen. Dieses Dilemma, das viele aus ihrem Arbeitsalltag kennen, verschärft sich mit dem Aufstieg in die Führungsetage oder Fachverantwortung noch weiter: Die Verpflichtungen häufen sich, die Erwartungen steigen, und der Zeitdruck nimmt zu.

Gerade aufstrebende Leader und Führungskräfte müssen eine effektive Selbstorganisation und konsequentes Zeitmanagement oft erst noch entwickeln, von entscheidender Bedeutung sind diese Skills aber auch noch nach vielen Jahren im Chefsessel. Denn diese Fähigkeiten sind entscheidend, um motiviert die eigenen Ziele zu erreichen und Aufgaben erfolgreich und effizient zu bewältigen.
Denn nur wer gut plant, strukturiert seinen Tag und seine Aufgaben sinnvoll. Mit einer guten Zeit- und Aufgabenplanung erreichen Führungskräfte gesteckte Ziele in angemessener Zeit, reduzieren das Aufschieben von Aufgaben und steigern die Produktivität. Zudem behalten sie den Überblick über alle Aufgaben und die übergeordneten Ziele.

4 Tipps für eine bessere Selbstorganisation

• Selbstreflexion und Selbsterkenntnis sind die ersten Schritte hin zu mehr Effizienz. Führungskräfte müssen täglich Prioritäten setzen und sich fragen: Was motiviert mich? Wie plane ich meinen Tag? Wie setze ich meine Energie sinnvoll ein?
• Niemand arbeitet den ganzen Tag konstant produktiv. Deshalb ist es ratsam, dem persönlichen Biorhythmus zu folgen. Manche Menschen sind morgens voller Energie und schaffen viel, andere sind nachmittags oder abends am produktivsten. Je nach Energielevel sollte man seine Aufgaben über den Tag verteilen: Weniger komplexe Aufgaben und Routinearbeiten benötigen weniger Energie und sollten in den Phasen erledigt werden, in denen die Leistungsfähigkeit nachlässt.
• Trotz guter Planung bleiben am Ende des Tages Aufgaben liegen? Allzu oft stehlen Zeitdiebe wertvolle Arbeitszeit. Besprechungen, die länger dauern als geplant, unerwartete Anrufe, zusätzliche To-Dos, unerledigte Aufträge – all das sind Störfaktoren, die die eigene Zeitplanung entgleisen lassen. Diese gilt es zu erkennen und durch klare Grenzen zu vermeiden.
• Auch ein unordentlicher Schreibtisch oder eine Flut von E-Mails im Posteingang tragen nicht gerade zu einem optimalen Selbstmanagement bei. Mit einem aufgeräumten Arbeitsplatz und Postfach behalten Sie den Überblick und können sich und Ihre Aufgaben besser organisieren.

2 bewährte Methoden für effizientes Zeitmanagement

Weit verbreitete Techniken des Zeitmanagements sind das Eisenhower-Prinzip und das Pareto-Prinzip. Die berühmte Eisenhower-Matrix hilft Ihnen, wichtige Dinge, die nicht gerade buchstäblich brennen, im Voraus zu planen, während Sie beim Pareto-Prinzip, Ihre Zeit maximal effizient für das Wesentliche einsetzen.

Das Eisenhower-Modell

Die Grundidee des Eisenhower-Modells – benannt nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower – besteht darin, Aufgaben in die folgenden vier Kategorien einzuteilen:

1. Wichtige und dringende Aufgaben; Diese sollten Sie selbst und sofort erledigen.
2. Wichtige, aber nicht dringende aber Aufgaben:Diese sollten Sie genau terminieren und selbst erledigen.
3.  Dringende, aber nicht wichtige Aufgaben: Diese sollten  Sie möglichst delegieren.
4. Nicht wichtige und nicht dringende Aufgaben; Was weder wichtig noch dringlich ist, kann hinten angestellt werden

Das Pareto-Prinzip

Das «Pareto-Prinzip» geht auf den Italiener Vilfredo Pareto zurück und ist auch unter dem Synonym «80:20-Regel» bekannt. Es besagt, dass 80 Prozent der Aufgaben in 20 Prozent der zur Verfügung stehenden Zeit erledigt werden können. Für die verbleibenden 20 Prozent der Aufgaben werden also 80 Prozent der Arbeitszeit benötigt.

Um die Arbeitszeit nach der 80:20-Regel einzuteilen, ist es sinnvoll, eine Liste mit allen Aufgaben und den jeweiligen Zeitangaben zu erstellen. Dann werden zuerst die kleineren, aber wichtigen Aufgaben erledigt – zum Beispiel das Beantworten dringender E-Mails. Danach geht es an die grösseren, wichtigen Brocken.

Die Maxime bei diesem Prinzip lautet: Zuerst den Kern einer Aufgabe erledigen und wenn danach noch Zeit ist, das Ergebnis optimieren.
Beispiel: Sie sollen eine Präsentation vorbereiten. Wichtig ist der Inhalt. Erst wenn noch Zeit zur Verschönerung bleibt, feilen Sie an den optischen Details.