5 Tipps für effizientere Workflows in Word
Wie viel Zeit geht für das Erstellen von Office-Dokumenten verloren? Experte Abdul Kerim Aydemir erklärt, wie du beispielsweise Formatierungen, Inhaltsverzeichnisse oder das Einfügen von Textbausteinen automatisieren kannst.
Tatsächlich verbringen wir einen beachtlichen Teil unserer Büro-Arbeit mit Microsoft Word. Fast täglich nutzen wir es, um unsere Gedanken auf Papier zu bringen, Protokolle zu verfassen oder Briefe zu schreiben. Und der Ärger über die Zeit, die wir beim Formatieren, Strukturieren und Zusammentragen von Office-Dokumenten verlieren, ist gross. Deshalb möchte ich dir in diesem Beitrag fünf Automatisierungstipps vorstellen, um mühselige Aufgaben schneller zu erledigen.
1. Einfache Kalkulationen in Word managen
Die folgende Situation kennen wir alle: Wir erstellen eine Offerte in Word, denken aber dabei nicht daran, dass wir den finalen Offertenbetrag in Excel zusammenstellen, berechnen und in das Word-Dokument einbetten könnten. Stattdessen erstellen wir eine Word-Tabelle, in der wir die MwSt. und die Endbeträge manuell und statisch in die Word-Tabelle einpflegen. Sobald eine Änderung erwünscht wird, z.B. die Anzahl der bestellten Menge, muss der Preis pro Stück angepasst werden – und die Kalkulation geht von vorne los.
Schneller geht es, wenn du stattdessen eine Formel in Word erstellst:
Dazu klickst du in der Kontextregisterkarte «Tabellentools» > Registerkarte «Layout» > Gruppe «Daten» und auf den Befehl «Formel».
Nun wird das Dialogfenster «Formel» eingeblendet, in der drei Felder zum Bearbeiten zur Verfügung stehen. In der Zeile «Formel» gibst du deine gewünschte Kalkulation ein. Basierend auf der Tabelle weiter unten, lautet die Formel für die erste Zeile «C2*D2».
Danach entscheidest du, ob du ein bestimmtes Zahlenformat auf das Ergebnis anwenden möchtest. Zum Schluss kannst du optional aus einer Liste von Funktionen wie SUMME, MIN, MAX, WENN, etc. auswählen und mit «OK» bestätigen.
Die Berechnung sollte nun korrekt und im gewünschten Zahlenformat erscheinen. Falls du eine Änderung in den Variablen (hier: Menge oder Stückpreis) hast, musst du jetzt nur noch mit einem Rechtsklick das jeweilige Feld aktualisieren.
Ergebnis
| ArtikelNr. | Bezeichnung | Preis/Stück | Menge | Gesamtpreis |
| 1000 | Hardware – PC mit 16 GB Ram und 512GB SSD HD; Intel Core i7 | 950.00 | 3 | 2’850.00 |
| 1015 | Hardware – Monitor OptiPlex 910, FullHD, 4 HDMI und 2 VGA Ausgänge | 450.00 | 3 | 1’350.00 |
| 1035 | Software – Microsoft Office 365 | 120.00 | 1 | 120.00 |
*alle Beträge in CHF
Falls du derartige Berechnungen bereits in Excel durchführst, mach so weiter. Nicht umsonst heisst Excel Tabellenkalkulation.
2. Grosse Dokumente effizient formatieren
Immer wenn es um grössere Dokumente, wie z.B. Manuals, Prozessbeschreibungen, Serienbriefe oder Wissensdokumente geht, ist das erste, das einem einfällt und Sorgen bereitet, die Formatierung. Wie ist es möglich schnell und effizient Überschriften gleicher Ebene, den Textkörper und diverse Absätze im Dokument zu formatieren? Da kommen wir nicht um die Formatvorlagen in Word herum.
Mit Formatvorlagen kannst du den einzelnen Textkörpern (Überschriften, Tabellen,…) bestimmte Formatierungsmerkmale, wie Schriftart, Zeichengrösse, Zeilenabstand, Einzug oder Farbe zuweisen.
Die Formatvorlagen befinden sich in der Registerkarte «Start» > Gruppe «Formatvorlagen». Hier findest du bereits einige vordefinierte Formatvorlagen.
In den meisten Fällen sind Formatvorlagen bereits durch das Corporate Design (CD) bestimmt und im Formatvorlagenkatalog abgebildet. In solch einem Fall nutze bitte die Formatvorlagen des Corporate Designs deines Unternehmens. Ansonsten kannst du die bestehenden Formatvorlagen mit den bestehenden Eigenschaften auf Texte anwenden.
Beispiel:
Wie du in diesem Beispiel siehst, wurde mit einem Klick der Text «Sozialkompetenzen in der heutigen Gesellschaft» blau gefärbt, kursiv eingestellt und die Schriftgrösse ein wenig grösser definiert. Ohne die Formatvorlage hättest du diese auch erreicht, aber eben in drei Schritten anstelle eines einzigen Klicks.
Formatvorlagen können auch von dir bearbeitet oder sogar neu erstellt werden. Um eine Formatvorlage anzupassen, klickst du mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Formatvorlage im Menüband (Katalog: Formatvorlagen) und klickst auf «Ändern». Ein Dialogfenster erscheint, in dem du diverse Änderungen vornehmen kannst. Unter anderem hast du die Möglichkeit, Schriftschnitt (fett, kursiv, unterstrichen), Schriftgrösse und -art, Rahmenlinie, Einzüge und Tabstopps, Absatzeinstellungen (Abstand davor oder danach, Ausrichtung, Zeilenabstand) und vieles mehr anzupassen.
Diese Änderungen können dann im gesamten Dokument auf gewünschte Textbereiche angewendet und später wiederum – falls Änderungen vorgesehen sind – einfach angepasst werden. Bitte beachte, ob die Formatvorlagen, die du verändert oder neu erstellt hast, nur für dieses aktuelle Dokument oder für alle zukünftigen Dokumente zur Verfügung stehen sollten.
Ebenfalls siehst du hier, aus welchen Eigenschaften die Formatvorlage zusammengestellt ist. Im Beispiel oben siehst du, dass die Schriftart Calibri mit 11pt, fett, nicht kursiv etc. eingestellt wurde.
Formatvorlagen haben zudem Auswirkungen auf andere Elemente in einem Word-Dokument. Unter anderem auf Inhaltsverzeichnisse, Bild- oder Tabellenbeschriftungen, Literaturverzeichnisse, Links, Aufzählungszeichen, Fuss- und Endnoten, Indizes, Kopf- und Fusszeilen sowie auf Kommentare. Eines der am häufigsten verwendeten Elemente bei grossen Dokumenten sind Inhaltsverzeichnisse (siehe nächster Punkt).
3. Automatisierte Inhaltsverzeichnisse einfügen
Inhaltsverzeichnisse sind tabellarische Gliederungen mit Angabe von Seitenzahlen. Diese sind bei grossen Dokumenten nicht wegzudenken. Häufig werden Inhaltsverzeichnisse von Hand und einzeln aufgeschrieben und die Seitenzahlen statisch dazu platziert. Dieses Verfahren bringt aber nur Nachteile mit sich: Neue Überschriften müssen beispielsweise manuell im Inhaltsverzeichnis nachgetragen und Seitenzahlen sowie die Nummerierung des Inhaltsverzeichnisses müssen dementsprechend angepasst werden. Dieser Vorgang muss immer wieder durchlaufen werden, damit das Dokument die richtigen Überschriften und Seitenzahlen abbildet. Mit Formatvorlagen kann dieser mühselige und redundante Vorgang abgeschafft werden.
Wie gehst du nun vor, wenn du ein grösseres Dokument mit einem Inhaltsverzeichnis erstellen möchtest?
- Erstelle die gewünschten Überschriften im Dokument und versehe diese mit den Formatvorlagen (Überschrift 1 bis Überschrift 9).
- Über die Registerkarte «Referenzen» (in Word 2010: «Verweise») wählst du ganz links im Menüband den Befehl «Inhaltsverzeichnis» und anschliessend «Automatisches Inhaltsverzeichnis 1» aus.
Nun hast du dein Inhaltsverzeichnis bereits eingefügt.
Schritt 1
Schritt 2
Ergebnis
Mit einem Rechtsklick auf das Inhaltsverzeichnis kannst du dieses aktualisieren. Du hast die Auswahl zwischen Aktualisierung der Seitenzahlen oder des gesamten Verzeichnisses. Du sparst dir durch die automatisierten Inhaltsverzeichnisse enorm viel Zeit und reduzierst dabei deinen Frust.
ACHTUNG: Denk immer daran, dass die Aktualisierung des Inhaltsverzeichnisses von dir ausgeführt werden muss (durch einen Rechtsklick auf das Verzeichnis). Dies ist insbesondere wichtig, bevor du dein Dokument drucken oder per Mail versenden möchtest.
4. Schnellbausteine um wiederkehrende Texte automatisiert einzufügen
Oft schreiben wir Briefe, Dokumente oder Mails mit sehr ähnlichem oder sogar gleichem Text. Den Text dazu schreiben wir entweder immer wieder neu oder kopieren uns den Text aus einem bestehenden Dokument. Wenn der Text aber zum grössten Teil immer derselbe ist, empfiehlt es sich mit Schnellbausteinen im Word zu arbeiten.
Schnellbausteine sind vorformatierte Texte, Tabellen, Kopf- oder Fusszeilen, die als Autotext durch die Eingabe des vergebenen Namens automatisch in ein Dokument eingefügt werden können.
Erstellen eines Schnellbausteines:
- Verfasse deinen Text mit den dazugehörigen Elementen wie Tabellen, Bilder etc. sowie den Formatierungen
- Markiere den gesamten Textblock, navigiere zur Registerkarte «Einfügen», Gruppe «Text» und klicke auf die Schaltfläche «Schnellbausteine»
- Anschliessend wählst du im Kontextmenü «Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern»
Im Dialogfenster «Neuen Baustein erstellen» kannst du:
- deinem Textblock einen Namen geben
- den gewünschten Katalog auswählen
- die Kategorie erfassen
- eine Beschreibung hinzufügen, um zukünftig den richtigen Baustein einzufügen
- Speicherort definieren (Building Bocks oder Normal.dotm)
- Option des Einfügens definieren
Mit einem Klick auf «OK» hast du nun deinen Schnellbaustein erstellt. Bei Textblöcken ist es wichtig zwischen den Kategorien «AutoText» und «Schnellbaustein» zu unterscheiden.
Einfügen eines Schnellbausteines:
Wenn du einen Textblock unter «AutoText» gespeichert hast, kannst du diesen im Dokument einfach durch Eingabe der ersten vier Buchstaben des Bausteinnamens mit «ENTER» aufrufen. Im Schnellbausteinkatalog können Schnellbausteine nach Eingabe der ersten Buchstaben mit Klicken auf die Funktionstaste F3 aufgerufen werden.
Im Vergleich zu Word-Vorlagen können Schnellbausteine in allen Word-Dokumenten verwendet werden. Diese werden entweder in Normal.dotm (Vorlage jedes neuen Word-Dokuments) oder im Building Bocks (spezieller Speicherort für alle Schnellbausteine) abgespeichert.
5. Links schneller öffnen
Wenn du einen Link in einem Word-Dokument siehst und diesen öffnen möchtest, wie gehst du vor? Du navigierst darauf und wirst von Word zunächst mit einer «Quickinfo»-Nachricht konfrontiert. Diese lautet: «STRG + Klicken um Link zu folgen». Diese Eigenschaft gibt es nur in Word. Das heisst, du musst zuerst die CTRL ( STRG)-Taste klicken und dann erst mit der linken Maustaste auf den Link klicken, damit dieser aufgeht. Du kannst die CTRL/STRG-Taste umgehen, indem du in den Word-Optionen das Häkchen im Checkbox «STRG + Klicken zum Öffnen von Links verwenden» rausnimmst.
Das nächste Mal, wenn du mit der Maus zu einem Link navigierst, kannst du diesen direkt anklicken, ohne die CTRL Taste gedrückt zu halten.
Wie du siehst, kannst du mit vielen kleinen Anpassungen, viel Zeit und Ärger in Word sparen und dich um wichtigere Dinge kümmern.
In den neueren Versionen hast du weitere Optimierungs- und Automatisierungsmöglichkeiten wie das Einfügen von Bildern aus dem Web, Diktieren von Text, Einfügen von Videos, Suche etc. Hier kannst du dich über alle Neuheiten in Office 365 informieren.
Hinweis:
Die Screenshots sind auf Basis von Office 365 Personal Edition Desktop Version erstellt worden. Bei anderen Versionen kann es kleine Abweichungen in der Darstellung geben.
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