Was ist Zapier und wie funktioniert es?

Unser Arbeitsalltag steckt voller wiederkehrender Abläufe. Die meisten davon kosten viel Geld und viel Zeit. In der Regel sind das kleine Dinge, die mit unserer eigentlichen Arbeit direkt nichts zu tun haben. Dennoch sind sie wichtig für den Erfolg des Produktes oder des Unternehmens.

All diese Abläufe finden sich bei grossen Unternehmen ebenso wie bei Kleinunternehmen und auch Freiberuflern. Marketing, Kundenservice, Produktherstellung und Buchhaltung sind wiederkehrende Elemente in jedem Unternehmensalltag. Um sie zu vereinfachen, gibt es Digital Marketing Automation. Das sind Softwarelösungen, die dazu dienen, all diese wichtigen Prozesse zu automatisieren. Und dafür müssen sie keine  teuren Anschaffungen machen, es gibt auch für Freiberufler und kleine Unternehmen eine Vielzahl an kostengünstigen, teils auch kostenlosen Lösungen. Zu diesen Lösungen gehört Zapier.

Was steckt hinter Zapier?

Zapier ist ein Web-Service, der automatisiert Aktionen zwischen verschiedenen Web-Apps verknüpft und deren Anwendungen untereinander synchronisiert, damit diese die gewünschten Prozesse ausführen. Das geschieht mit sogenannten «Zaps». Ein Zap nutzt einen Trigger, also ein auslösendes Ereignis, in der einen App, um damit eine Aktion in einer anderen auszulösen. Der Einsatz ist dabei flexibel und vielfältig, ebenso wie Palette von Integrationsmöglichkeiten.

Um Zapier effektiv nutzen zu können, müssen zunächst alle Prozesse im Unternehmen identifiziert werden und schliesslich Zaps kreiert werden, welche diese Abläufe effektiv koordinieren. Das mag zunächst umständlich und zeitaufwändig erscheinen, doch letztlich wird die Automatisierung ein dauerhafter Profit für Ihr Unternehmen erzielen. Indem der Web-Service Routinearbeiten übernimmt, sparen Sie Zeit und Kosten. Die Vereinheitlichung der Abläufe und die sichere Prozesskontrolle verbessern zudem die Geschäftsprozesse an sich und senken die Fehlerquote. Durch die Automatisierung erreichen Sie schliesslich mehr Transparenz für Mitarbeiter und Kunden, sowie mehr Qualität für Ihre Abläufe, Produkte und das Unternehmen.

Wichtige Definitionen für Zapier

Zap: Ein Zap ist ein automatisierter Workflow zwischen mindestens zwei Apps. Zaps bestehen aus mindestens zwei Teilen: einem Auslöser (Trigger) und einer oder schliesslich mehreren Aktionen sprich Schritten.

Auslöser (Trigger): Der Auslöser ist das Ereignis einer App, welches dann den Zap startet. Sobald man einen Zap eingerichtet hat, überwacht Zapier die App für dieses Ereignis.

Aktion (Action): Die Aktion ist das Ereignis, welches dann den Zap abschliesst.

Unternehmen sind eingebunden in ähnliche Strukturen und Prozesse, wie Zapier das in seinen Workflows aufzeigt. Diese Workflows sind mit anderen Prozessen verknüpft und damit ein wichtiges Zahnrad im gesamten Getriebe. Anfang, Ablauf und Ende dieser Prozesse sind klar definiert und die Workflows kehren regelmässig wieder. Dabei kann es sich zum Beispiel um die Herstellung eines Produktes oder einer Transaktion in einem Onlineshop handeln. Um einen Kernprozess also, der Geld generiert. Die Serviceprozesse rundherum sind notwendig für diese Kernprozesse und verursachen meist sehr viel Aufwand. Und nicht zuletzt müssen beide Kern- und Serviceprozesse durch Führungsprozesse organisiert und gemanagt werden, etwa durch das Qualitätsmanagement.

Wie kann ich Zapier verwenden?

Um Zapier zu verwenden, ist lediglich eine Registrierung auf der Website notwendig. Anschliessend erhält man eine Übersicht aller verfügbaren Anwendungen. Darunter sind mehr als 1500 Apps aus den Bereichen E-Commerce, E-Mail Marketing, Buchhaltung, Kundenservice, Datenmanagement und Projektmanagement. Unter diesen müssen mindestens fünf Apps ausgewählt werden, mit denen gearbeitet werden soll. Anschliessend bekommt man für diese Apps unterschiedliche Anwendungen, sogenannte «Zap-Vorschläge». Denn sehr viele Einsatzmöglichkeiten sind bereits als Zap gespeichert. Sollte dennoch nicht die passende Lösung zu finden sein, kann man – auch ganz ohne Programmierkenntnisse – Zaps in wenige Schritten selbst kreieren.

Zapier gibt es sowohl als Freemium-Modell (5 Zaps und 50 Tasks) als auch als in der skalierbaren Abovariante (für 20 Zaps) bis zur unlimitierten Teams-Lösung

Ein Beispiel: Verknüpfung von Instagram mit Pinterest

Du findest Pinterest wirklich interessant, aber scheust den Aufwand und würdest es gern testen, ohne gleich täglich zehn Stunden dafür aufbringen zu müssen? Dann ist dieser Zap womöglich genau das Richtige für dich. Er postet deine Instagram-Fotos automatisch auf Pinterest.

Schritt 1: Trigger auswählen

Schritt 2: Instagram Account auswählen

Schritt 3: Testen

Schritt 4: Medium posten (Action)

Schritt 5: Pinterest verbinden (Account verbinden)

Schritt 6: Template bestätigen

Schritt 8: Abschlusstest

Schritt 9: Aktivieren

Linktipp: Weitere Beispiele für Zapier-Anwendungen

Hier finden Sie 25 Beispiele für Workflow-Automatisierungen mit Zapier