Zeiterfassung im Handumdrehen mit ZEI

Projektmanagement Experte Martin Bialas stellt uns eines seiner Gadgets vor; Zei – der Timetracker-Oktaeder. Effizient, flexibel und sieht erst noch cool aus…

AutorMartin Bialas
Datum24.09.2018
Lesezeit3 Minuten

«Gute Informationen sind schwer zu bekommen. Noch schwerer ist es, mit ihnen etwas anzufangen.»
Sir Arthur Conan Doyle, britischer Schriftsteller

Eine Herausforderung für viele Projektleiter ist Zeit- bzw. Aufwandserfassung während des Projekts. Der Projektleiter benötigt diese Daten, um einen Überblick zum Projektfortschritt zu erhalten. Zusätzlich sind oft die Unternehmen oder Auftraggeber an den gelisteten Stunden der Projektbeteiligten interessiert.

Es bestehen meist klare Regelungen, in welcher Periodizität und in welchem Detaillierungsgrad die Projektmitarbeiter ihre Stunden dokumentieren müssen. Idealerweise schreibt jeder Mitarbeiter tagesgenau auf, wie viele Stunden er an welchem Projekt gearbeitet hat. Häufig ist auch eine wochengenaue Aufschreibung anzutreffen. Hierbei zeigt sich leider häufig, dass die Mitarbeiter am Ende der Woche – mit den Gedanken schon im Wochenende – ihre erbrachten Stunden nicht mehr genau auf die Projekte verteilen können. Es wird meist die Präsenzzeit, ca. 40 Stunden, «grob» auf die Projekte verteilt. Mitarbeiter klagen häufig, dass die zur Verfügung gestellten Tools nicht besonders benutzerfreundlich sind und auch eine Menge Zeit für deren Pflege benötigt wird.

ZEI° – Zeiterfassung im Handumdrehen

Vor einiger Zeit bin ich auf ein sehr nutzenstiftendes Gadget gestossen. Es heisst ZEI und stammt von der Firma Timeular GmbH aus Graz. (www.timeular.com)

zei - zeiterfassung

Das Gadget dient im Wesentlichen dazu, dass jeder einzelne Mitarbeiter seine Aufwände sehr leicht und unkompliziert erfassen kann. Je nachdem, welche der acht Seiten des Oktaeders horizontal sichtbar ist, wird ein Timer auf dem PC oder dem Handy gestartet. Eine intuitive Konfiguration ermöglicht es, jeder der 8 Flächen eine individuelle Aktivität bzw. ein einzelnes Projekt zuzuordnen.

zei

Somit erfolgt bei jeder Drehung des Oktaeders eine genaue Erfassung der Zeit. Mittels der zugehörigen Software kann auf dem PC oder dem Handy eine Auswertung der Stundenaufschreibung eingesehen werden.

zei

Die Software hat diverse Schnittstellen und kann die Daten in unterschiedlichste Systeme exportieren.

Selbst wenn es bereits zahlreiche Apps auf Handy/PC gibt, ist dieses Verfahren doch für Mitarbeiter signifikant einfacher. Die haptische Handhabung liegt vielen und durch die Präsenz des ZEI auf dem Tisch denken die Mitarbeiter auch viel eher daran, die Zeiten projektbezogen zu erfassen. Der eigentliche Arbeitsablauf wird durch das Drehen von ZEI kaum gestört.

Ein nachträgliches Anpassen der erfassten Daten ist noch möglich, sodass bei Bedarf Korrekturen vorgenommen werden können.

«Man sollte nie so viel zu tun haben, dass man zum Nachdenken keine Zeit mehr hat.»
Georg Christoph Lichtenberg

Bleiben Sie interessiert.
Martin Bialas

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    Über den Autor

    Martin Bialas

    Martin Bialas, Geschäftsführer der diventis GmbH, Arlesheim (BL), hat über 25 Jahre Praxiserfahrung im Bereich Projektmanagement. Mit Leidenschaft und Herzblut beschäftigt er sich mit der Integration von Projektmanagement Methodik und Softwareunterstützung in Unternehmen unterschiedlicher Grösse. Er begleitet Projektbeteiligte sowohl auf der strukturellen als auch auf der kulturellen, verhaltensorientierten Ebene. Er ist NLP Master und Mediator. Martin Bialas ist IPMA-zertifizierter «Programme und Portfolio Management Consultant (PPMC)», Fachgruppenleiter der Fachgruppe «Software für PM-Aufgaben» sowie Assessor für den Deutschen Project Excellence Award 2016 der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. und Assessor für IPMA Delta.