Excel-Vorlagen in Microsoft Dynamics 365

In Dynamics 365 steht die Funktion Excel-Vorlagen zur Verfügung. Damit kann man auf einfache Art und Weise Berechnungen auf Basis der Daten in Dynamics 365 vornehmen. Ich zeige in diesem Beitrag, wie man mit Hilfe von Excel-Vorlagen eine Geburtstagsliste generieren kann.

Szenario Geburtstagsliste – klingt trivial

Es ist eigentlich eine Funktion, die man von einem CRM-System «Out of the Box» erwarten würde – aber in Dynamics 365 sucht man diese vergeblich – die tagesaktuelle Geburtstagsliste der Kontakte. Die Eingabemaske eines Kontakts weisst ein Feld «Geburtstag» auf, jedoch ist dieses nicht mit einer Logik verknüpft. Die Logik müsste zuerst das Jahr ignorieren und nur den Tag und den Monat mit dem aktuellen Datum abgleichen. Übereinstimmungen ergeben die Geburtstagsliste.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Anforderung umzusetzen

• Programmierung eines Reports auf Basis des Feldes «Geburtstag»
• Programmierung einer Funktion, die einmal pro Tag eine Berechnung durchführt und bei Übereinstimmungen einen Wert «Hat heute Geburtstag» auf «Ja» setzt
• Selektionen auf Basis des Werts «Hat heute Geburtstag»

Diese Möglichkeiten verursachen Programmieraufwand, der in der Regel teuer ist und einen Wartungsanteil nach sich zieht (Kompatibilität bei Upgrades).

Übersicht der Schritte zur Erstellung einer Excel-Vorlage

Das Schaubild zeigt die Arbeitsschritte zur Erstellung von Excel-Vorlagen. Die einzelnen Schritte werden wir in unserem Beispiel anwenden.

Quelle: Microsoft Dynamics 365

Help Yourself – Erstellen einer Geburtstagsliste mit Hilfe einer Excel-Vorlage

Wie bereits erwähnt, können Sie in einer Excel-Vorlage Berechnungen vornehmen. Ich zeige Ihnen nun, wie Sie eine Excel-Vorlage aufbauen können, in der Sie das Alter des Kontakts errechnen können und die Zeile derjenigen Kontakte kennzeichnen können, die Geburtstag haben.

Hierzu navigieren Sie zu den Kontakten und wählen die Ansicht «Aktive Kontakte». Danach wählen Sie «Excel-Vorlagen/Excel-Vorlage erstellen»

Fügen Sie nun unter «Spalten bearbeiten» die Spalte «Geburtstag» hinzu.

Wählen Sie nun «Spalte hinzufügen» und selektieren Sie «Geburtstag».

Danach wählen Sie die Funktion «Datei herunterladen».

Öffnen Sie die Excel-Vorlage. Die Namensgebung ist vom System nach dem Muster «Aktive Kontakte Tagesdatum Uhrzeit.xlsx» vorgegeben. Nachdem Sie die Warnhinweise bestätigt haben, können Sie das Excel-Template bearbeiten. Fügen Sie eine Spalte mit der Spaltenüberschrift «Alter» und eine Spalte mit der Spaltenüberschrift «Geburtstag?» ein. Fügen Sie folgende Formeln in die Spalten ein:

• Alter
o =(JAHR(JETZT())-JAHR(@Geburtstag))
• Geburtstag?
o =WENN(UND(TAG(@Geburtstag)=TAG(HEUTE()),MONAT(@Geburtstag)=MONAT(HEUTE())),"Geburtstag","")

Danach sortieren Sie die Spalte M von Z bis A.
Ihre Excel-Vorlage sollte nun wie folgt aussehen:

Speichern Sie die Excel-Vorlage lokal und wählen Sie danach im Dialog «Excel-Vorlagen» den Befehl «Hochladen».

Geben Sie eine Beschreibung für Ihre Excel-Vorlage ein und speichern Sie die Vorlage.

Aufruf der Geburtstagsliste

Nach dem Upload der Vorlage können Sie diese nun unter dem Menü «Excel-Vorlagen/Eigene Excel-Vorlagen/Geburtstagliste» aufrufen. Dabei können Sie zwischen «In Excel Online öffnen» und «Geburtstagsliste herunterladen» wählen. In «Excel Online öffnen» zeigt den Inhalt in einer browserbasierten Excel-Version an, die jedoch von der Funktionalität weit hinter dem steht, was in einem vollwertigen Excel zur Verfügung steht. Wählen Sie «Geburtstagliste herunterladen», so öffnet sich nach dem Download das Dokument im lokalen Excel mit der gewohnten Funktionalität.

Weiterverarbeitung der Geburtstagsliste

Nun haben Sie die Basis geschaffen und die Kontakte identifiziert, die heute Geburtstag haben. Zur weiteren Verarbeitung bieten sich nun folgende Möglichkeiten an:

• Ausserhalb von Dynamics 365
  • Copy & Paste der E-Mail Adressen in ein Geburtstags-E-Mail-Template via Outlook
  •  Verwendung der gefilterten Excel-Datei (Spalte M enthält «Geburtstag») für die Generierung von Serienbriefen mit MS Word
  • Individuelle Telefonanrufe
• Innerhalb von Dynamics 365
  • Selektion der Kontakte mit Hilfe der erweiterten Suche und Verwendung der Funktion «Zur Marketingliste hinzufügen»
  • Manuelle Aufnahme der Kontakte in eine statische Marketingliste
  • Anwendung der Marketingliste auf die Aktivität Brief oder E-Mail mit oder ohne Tracking der Aktivität

Fazit

Wünschenswert wäre eine integrierte Funktion innerhalb von Dynamics 365. Diese ist derzeit nur mit zusätzlichem Programmieraufwand möglich. Generell stellt sich die Frage der Anwendbarkeit und Verhältnismässigkeit. Hat man einen Adressbestand von mehreren Tausend Kontakten, bei denen jeden Tag mehr als 20 Kontakte Geburtstag haben, so lohnt sich der Aufwand für den integrierten Ansatz.

In den meisten Firmen ist jedoch der Adressbestand wesentlich kleiner und die Anzahl der Kontakte, denen man aktiv Geburtstagsgrüsse zukommen lassen will, noch geringer. Darüber hinaus wird die Ausführung von Geburtstagsgrüssen eher den Kundenbetreuern überlassen, die individuell mit dem Kontakt kommunizieren wollen. Für diesen Einsatzzweck ist die vorgestellte Vorgehensweise eine gute Alternative.

Der folgende Link bietet Informationen über weitere Einsatzmöglichkeiten der Excel-Vorlagen: (www.microsoft.com/de-de/dynamics/crm-customer-center/analyze-your-data-with-excel-templates
Hier findet man ein sehr gutes Beispiel zur Verwendung von Sales-Analysen unter Einsatz von Grafiken. Der Phantasie sind keine Grenzen gesetzt und das Beispiel gibt eine Vorstellung davon, was man mit Excel-Vorlagen umsetzen kann. In vorherigen Versionen des Dynamics CRM war man hier auf Programmierer angewiesen und in der Regel war dies mit einem Aufwand von ca. 6 Manntagen verbunden. Dazu kommt die fehlende Flexibilität bei selbst geringfügigen Anpassungen an dem Report.