Zusammenarbeit in Microsoft Dynamics 365 (Dynamics CRM) – Abonnieren der Benutzerbeiträge zu einer Verkaufschance

Nehmen wir mal an, Sie bearbeiten mit mehreren Mitarbeitern eine Verkaufschance und wollen sicherstellen, dass alle Beteiligten über den aktuellen Stand informiert sind. Microsoft Dynamics 365 bietet Ihnen mit der Funktion «Beiträge» hierzu eine gute Möglichkeit: Einfache, auf ein Thema ausgerichtete Kommunikation an einem zentralen Ort. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie diese Funktion nutzen können.

Was sind Benutzerbeiträge?

Benutzerbeiträge sind vergleichbar mit Facebook-Einträgen. So wie man bei Facebook zu einer Person einen Eintrag vornehmen kann, ist dies auch in Dynamics 365 möglich. Diese Funktion ist bei verschiedenen Datensatztypen bereits standardmässig konfiguriert (Firma, Kontakt, Verkaufschance, Lead). Daher finden Sie die Darstellung der Beiträge bei diesen Datensatztypen bereits im Formular. Als Beispiel sehen Sie hier die Benutzerbeiträge zu einer Firma:

Dynamics 365 unterscheidet zwischen «Automatischen Beiträgen» und «Benutzerbeiträgen». Die «Automatischen Beiträge» werden durch das System immer dann erstellt, wenn Aktivitäten, Anfragen, der Abschluss einer Verkaufschance etc. zu dem Datensatz erstellt werden.

Die «Benutzerbeiträge» werden erstellt, wenn ein Benutzer im Feld «Nachricht hier eingeben» eine Nachricht erfasst. In unserem Beispiel ist nur der oberste Eintrag ein «Benutzereintrag». Alle anderen Einträge sind «Automatische Einträge».

Um beide nun einfacher unterscheiden zu können, stehen die Links «Automatische Beiträge» (zeigt nur die durch das System erstellten Beiträge), «Benutzerbeiträge» (zeigt nur die manuell durch Benutzer erstellen Beiträge) und «Beide» zur Verfügung.

Sinnvoller Einsatz von Benutzerbeiträgen am Beispiel einer Verkaufschance

Nehmen wir an, Sie arbeiten mit 3 Mitarbeitenden gleichzeitig an einer Verkaufschance. Die Mitarbeiter (fiktive Namen) haben folgende Rollen:

• Frank Ockenfeld: Key Account Manager des Kunden
• Karl Bolterschwang: Logistik
• Reto Rotor: Produktionsplaner

Bei der Verkaufschance geht es um die kurzfristige Lieferung einer Maschine. Der Kunde wünscht spezifische Anpassungen.

Der Key Account Manager legt die Verkaufschance an und bittet Herrn Bolterschwang und Herrn Rotor, der Verkaufschance zu folgen (Follower). Dazu versendet er den Link zur Verkaufschance mit der Funktion «Link per E-Mail senden».

Herr Rotor öffnet die Verkaufschance per Link und aktiviert die Funktion «Folgen».

Die Aktivierung dieser Funktion führt dazu, dass ab diesem Zeitpunkt Benachrichtigungen zu der Verkaufschance im Bereich der persönlichen «Neuigkeiten» des Benutzers angezeigt werden.

Wird nun ein Beitrag in der Verkaufschance erfasst, wird dieser automatisch unter «Neuigkeiten» angezeigt.

Aus dieser Ansicht können Sie nun direkt auf diesen Beitrag antworten oder auch kennzeichnen, dass Ihnen der Beitrag gefällt: «Gefällt mir» (Vergleiche Facebook – «I Like»-Button).

In unserem Fall antwortet Herr Rotor, dass er sich mit Frau Nickel trifft …

Diesen Beitrag sieht der Key Accounter ebenfalls bei seinen Neuigkeiten und in der Verkaufschance.

Herr Bolterschwang hat bereits eine Option bei der Spedition verhandelt. Der Key Accounter sieht diesen Beitrag und kann diesen kommentieren (im Beispiel «Gefällt mir»).

Hier die Sicht aus der Verkaufschance:

Fazit

Traditionell werden solche Kommunikationen in einer Organisation per E-Mail durchgeführt. Dabei besteht immer die Herausforderung, zusammengehörige Informationen zu einem späteren Zeitpunkt wiederzufinden. Scheiden Mitarbeitende aus dem Unternehmen aus, sind die Informationen nur umständlich über die Postfächer der Mitarbeiter zu erhalten. Abhilfe könnte das Tracking der E-Mails im CRM leisten, aber die Übersichtlichkeit und das Trennen von wichtigen und unwichtigen Informationen fällt hier schwer.

Aus meiner Sicht stellen daher Beiträge eine gute Möglichkeit zu einer zielgerichteten Kommunikation innerhalb einer Organisation dar. Man sieht die Informationen genau da, wo man sie benötigt. Hinzu kommt, dass die zukünftige Generation von Mitarbeitern eher chatorientiert ist und man die Verwendung von E-Mails als eine eher aussterbende Kommunikationsform ansehen kann.

Probieren Sie die Funktion einfach mal aus – Sie werden schnell Gefallen daran finden. Beachten Sie jedoch, dass die Beitragsfunktion im Dynamics 365 Standard rudimentär konfiguriert ist. Wollen Sie die Funktion auch auf anderen Datensatztypen als den bereits vordefinierten nutzen, benötigen Sie Kenntnisse in der Konfiguration und dem Customizing des Dynamics 365. Fehlt Ihnen das Grundverständnis noch, sollten Sie sich das Schulungsangebot der Digicomp ansehen. Die Schulungen werden mit Original Microsoft Schulungsunterlagen durchgeführt und falls Sie möchten, können Sie die passenden Microsoft Examen anschliessend durchführen.