PDF-Formular erstellen mit Adobe Acrobat DC

Kennen Sie den Satz «Schatz, ich mach noch schnell etwas am Computer.»? Dann wissen Sie wahrscheinlich auch, welches der acht Worte oft gelogen bzw. unrealistisch ist! Genau, das «schnell».

Nun, das muss nicht immer so sein. Eine meiner Lieblingsfunktionen in Adobe Acrobat DC ist die Erstellung von Formularen. Und die funktioniert – zumindest bei einfachen Formularen – sehr zackig. Ein konkretes kleines Beispiel aus dem Alltag zeige ich hier gerne.

Der Vereinspräsident schickt eine Word-Datei

Ich bin mit meiner Firma im Gewerbeverein unseres Dorfes und dort verantwortlich für die Website. Deshalb ist es kein Wunder, dass mir der Präsident des Vereins das aktuelle Anmeldeformular für Neumitglieder per E-Mail schickt, damit ich es online stellen kann. Nichts Weltbewegendes, aber erfüllt den Zweck – vor allem für diesen Blogbeitrag.

Es ist zwar schon 21:30 Uhr abends und ich wollte vor 22:00 Uhr im Bett sein, dennoch rufe ich mutig durch die Wohnung: «Schatz, ich mach noch schnell etwas am Computer!» und weiss genau, wie sich in dem Moment ein Augenpaar verdreht.

Ich packe die Herausforderung an: Da ich nicht davon ausgehen kann, dass alle meine Webseitenbesucher über Microsoft Word verfügen, wandle ich die Worddatei schnell in ein PDF um, damit es plattformübergreifender wird.

Mich packt der Ehrgeiz: Ich will, dass es ein PDF-Formular wird

Eigentlich könnte ich das PDF so wie es ist online stellen und eine Runde mit meinem Trike fahren gehen, wenn es nicht schon 21:32 Uhr wäre. Man kann die Datei herunterladen, ausdrucken, ausfüllen, unterschreiben und an den Verein schicken. Alles in Ordnung also.

Naja… mich packt der Ehrgeiz und ich entscheide mich, aus dem PDF ein Formular zu machen.

Dazu öffne ich das bestehende PDF in Adobe Acrobat DC, tippe im Feld Werkzeuge durchsuchen… (1) den Begriff Formular ein und wähle das Werkzeug Formular vorbereiten (2):

Ich freue mich kurz über die geniale und benutzerfreundliche Führung von Acrobat durch das Werkzeug und entscheide mich für das bereits geöffnete Dokument (3), überprüfe, ob die Automatische Erkennung von Formularfeldern aktiviert ist (4) und klicke auf Starten (5).

Mein neuer Laptop – ich würde jetzt Marke und Modell nennen, wenn «Lenovo» mir meinen «Yoga» gesponsert hätte – ist so schnell, dass es nicht einmal reicht, an einen Kaffee zu denken, bevor Acrobat fertig ist. Zudem ist es 21:34 Uhr und wenn ich jetzt einen Kaffee trinken würde, könnte ich nachher nicht mehr einschlafen.

Das Ergebnis ist gar nicht so verkehrt. Sogar die automatische Benennung der Felder hat beinahe überall geklappt.

Da mir «Firmenname 2» als Bezeichnung für das Feld für die Adresse nicht gefällt, wähle ich das Pfeilwerkzeug (6) und klicke das Feld «Firmenname 2» (7) doppelt an.

Im sich öffnenden Dialogfenster trage ich «Adresse» als «Name» des Feldes (8) ein und ergänze unter «Quickinfo» (9) einen sinnvollen Hilfetext für Sehbehinderte und Blinde.

Da es erst 21:36 Uhr ist und ich möchte, dass auch die anderen Felder eine sinnvolle Quickinfo erhalten, wiederhole ich diese Schritte auch für die restlichen Formularfelder.

Jetzt kann ich das PDF-Formular speichern, kurz in Adobe Acrobat Reader (ja, als erfahrener PDF-Formular-Entwickler habe ich auch den Reader installiert) öffnen, um zu sehen, ob man die Felder auch wirklich ausfüllen kann und das Dokument dann online stellen.

Um 21:45 Uhr schliesse ich meinen Laptop und mein «Schatz» staunt nicht schlecht, dass ich «schon» fertig bin.

Was mir dann vor dem Einschlafen so durch den Kopf geht

Das Beispiel vom Anmeldeformular ist ein kleines und sehr simples Beispiel, das aber sehr schön zeigt, wie einfach man mit Adobe Acrobat DC ein Formular erstellen kann.

Bei einem so kurzen und einfachen Beispiel gehen mir dann vor dem Einschlafen schon noch ein paar Fragen durch den Kopf:

• Habe ich das Formular «mit erweiterten Reader-Funktionen» abgespeichert, damit es auch von älteren Reader-Versionen, inklusive erfasste Daten abgespeichert werden kann?
• Hätte ich die Schriftformatierung der Formularfelder noch anpassen sollen, damit sie zum restlichen Look & Feel passt?
• Wäre es nicht toll, wenn der Mitgliederbeitrag sich automatisch aufgrund der Eingaben im Formular berechnen würde?
• Was wenn sich plötzlich hunderte von neuen Mitgliedern bewerben? Wäre dann nicht eine automatische Rücksendefunktion via E-Mail sinnvoll gewesen?

Ich beschliesse, das Formular in meinem nächsten Kurs «PDF-Formulare mit Adobe Acrobat DC erstellen, optimieren und veröffentlichen» als Beispielprojekt mit all den erwähnten Features und noch mehr zu bestücken.

Aber vorher gebe ich meinem «Schatz» einen Kuss, lösche das Licht und schlafe mich erst einmal aus!