In vier Schritten zum erfolgreichen Firmenkurs

Firmenschulungen – richtig geplant und konzeptionell durchdacht – bieten Ihnen zahlreiche Benefits. Z.B. eine l„angfristige Kosteneinsparung, motivierte und zufriedene Mitarbeiter, Produktivitätssteigerung und schliesslich auch weniger Support-Anfragen, weil Ihre Mitarbeitenden ganz einfach mehr können. In diesem Beitrag geben wir Ihnen einige Tipps & Tricks mit, die zeigen, worauf es bei der Organisation eines Firmenkurses ankommt. Das ausführliche Whitepaper mit Checklisten und weiteren Hilfsmitteln, können Sie sich kostenlos herunterladen.

Neben einem ganzheitlichen Konzept stellt eine funktionierende Lernkultur im Unternehmen eine wesentliche Basis für den Erfolg einer Bildungsmassnahme dar. In den 40 Jahren, in denen wir Unternehmen bei Weiterbildungen ihrer Mitarbeitenden oder bei ganzen Anwendungsmigrationen begleiten, stellen wir immer wieder fest, dass die Phasen einer Bildungsmassnahme wie Planung, Schulung, Transfer und Kontrolle oft nicht ganzheitlich betrachtet werden. Wir begegnen insbesondere folgenden Herausforderungen:

• Beachten Sie Ihre firmeneigene Lernkultur!
• Ermitteln Sie den Schulungsbedarf vor der Massnahme!
• Planen Sie von Beginn weg den Wissenstransfer nach der Massnahme!

Die vier Phasen der Bildungsmassnahme

Um der Bildungsmassnahme auch die entsprechende Verbindlichkeit zu verleihen, diese nachhaltig zu gestalten und den Teilnehmer optimal zu begleiten, empfiehlt sich die Entwicklung eines firmenspezifischen Bildungsprozesses.

Mit einer firmenintern standardisierten Vor- und Nachbereitung der Bildungsmassnahme durch den Vorgesetzten und den Mitarbeiter kann der Mehrwert der Bildungsmassnahme sowohl im Hinblick auf den Lern-/Transfererfolg als auch in der Akzeptanz gesteigert werden. Unablässlich ist eine Definition der Lernziele und eine Nachkontrolle. Die Kontrolle der Lernziele kann in die Vorbereitung zusätzlicher Bildungsmassnahmen münden.

Der Bildungsprozess kann in vier Phasen unterteilt werden: Vorbereitung, Schulung, Transfer, Kontrolle.

Diese vier Phasen stellen wir Ihnen hier kurz vor. Die umfassenden Tipps & Tricks erhalten Sie in unserem Whitepaper «In vier Schritten zum erfolgreichen Firmenkurs». Hier können Sie sich das Whitepaper herunterladen.

1. Vorbereitung der Bildungsmassnahme

In einem Unternehmen mit hoher Lernkultur gilt es folgende Fragen zu klären:

• Welche Ziele verfolgt das Unternehmen mit dieser Bildungsmassnahmen? Was ist der erwartete Nutzen?
• Welche operativen Fähigkeiten sollen auf Teamebene nach der Weiterbildungsmassnahme erlernt worden sein? Wo stehen die Mitarbeiter im Moment?
• Wie können Sie die Schulungsumgebung bestmöglich an den realen Arbeitsplatz angleichen? Welche Templates müssen unbedingt Teil der Schulung sein? Was sind die Ziele des einzelnen Mitarbeiters? Wie lassen sich persönliche Ziele mit den Team- und Unternehmenszielen in Einklang bringen?
• Wie organisiere ich die Abwesenheiten im Unternehmen? Wer ist mein Stellvertreter? Wer soll informiert werden?

Bei einer unternehmensweiten Schulung sollten Sie detailliert analysieren, welche Jobprofile welchen Bedarf haben. Ein Controller braucht sicherlich weit mehr Excel-Kenntnisse als der Mitarbeitende des Kundendiensts. Animierte PowerPoint-Präsentationen sind hingegen eher von Nutzen für Verkauf und Marketing.

Definition der Lernziele und Erwartungen

Bei einer unternehmensweiten Schulung sind die Ziele klar strategischer Natur: Ihr Unternehmen soll über Mitarbeiter verfügen, die die Ziele des Unternehmens hinsichtlich Effektivität, Effizienz und Produktivität erfüllen können. Die Ziele sollten von der Geschäftsleitung festgesetzt werden. Setzen Sie sich mit dem Schulungspartner zusammen und brechen Sie die Ziele in messbare KPI herunter. Die Ziele sollten schriftlich festgehalten werden.

Auf Teamebene sollten die operativen Ziele in den Vordergrund gerückt werden und mit konkreten Beispielen aus der Jobpraxis ergänzt werden. Teamschulungen dienen meist der Effizienzsteigerung: wissen, wie alltägliche oder neue Herausforderungen schneller erledigt werden können.

Insbesondere bei individuellen Weiterbildungen dient ein Gespräch zwischen dem Vorgesetzten und dem Mitarbeiter rund drei bis vier Wochen vor dem Seminar als Vorbereitung. Im Vorfeld des Gesprächs sollten sich beide Parteien Gedanken machen über ihre Erwartungen und die mit der Bildungsmassnahme verbundenen Lernziele. Diese sollten vor dem Seminar diskutiert und schriftlich festgehalten werden: Was verspricht sich der Vorgesetzte (die Organisation) von der Massnahme? Was sind die konkreten Lernziele des Mitarbeiters?

Bedarfsanalyse und Assessment

Warum nicht mit einer Umfrage den Bildungsbedarf zuvor ermitteln, abgestimmt auf die zu schulenden Programme und Funktionen? Aufgrund eines Vorgesprächs mit den Verantwortlichen der Bildungsmassnahme und der Bildungsinstitution kann diese Umfrage entsprechend individualisiert werden. Sie liefert darüber hinaus weitere Informationen z.B. über den Bildungsstand der Teilnehmenden. Bei Methodenschulungen wie zum Beispiel ITIL® geht es darum, zu ermitteln, welche Kenntnisse und Fähigkeiten die einzelnen Mitarbeiter zur Methode benötigen.

Stellen Sie in diesem Fall folgende Fragen:

• Welche Mitarbeiter benötigen nur eine Overview- oder Motivationsschulung, ggf. kombiniert mit einer Simulation oder einem Best-Practice-Vortrag?
• Wo reicht es, die Mitarbeitenden zu informieren und auf motivierende Weise den Mehrwert der Methode aufzuzeigen und somit die Akzeptanz für das Projekt zu erhöhen?
• Wo braucht es tiefergehende Kenntnisse auf der Ebene von ITIL® Foundation, sodass die Lifecycle-Phasen, die Prozesse und Rollen bekannt sind und ein einheitliches Wording genutzt wird?
• Wer ist der Projektverantwortliche? Er benötigt Zusatzqualifikationen in einzelnen oder allen Phasen.

Die Umfrage hat den Vorteil, dass die Schulungen anschliessend aufgrund des tatsächlichen Bedarfs aufgesetzt werden. Zudem werden die Teilnehmenden frühzeitig in die Bildungsmassnahme einbezogen. Dadurch erhöht sich die Akzeptanz der Schulungen.

2. Schulung

Benötigte Zeit und Unterstützung des Mitarbeiters

Für die Schulungsphase sollte geklärt werden, welche zeitlichen Ressourcen der Mitarbeiter neben der Freistellung für die Präsenzphasen der Schulung benötigt. Wie sehen Selbststudiumsphasen aus? Muss der Mitarbeiter Praxisbeispiele einbringen? Wann ist dafür der richtige Zeitpunkt?

Vor allem bei Schulungen von einzelnen Mitarbeitern sind derartige Detailabklärungen von Bedeutung, da diese Informationen dem Vorgesetzten nicht immer vorliegen und er somit mangels Information keine Unterstützung leisten kann. Die Kenntnis über den Seminarablauf (zeitliche Aufwände ausserhalb der Präsenzphase, Bearbeiten von Praxisbeispielen usw.) und die Inhalte geben dem Vorgesetzten die Möglichkeit, den Mitarbeiter möglichst frühzeitig zu unterstützen, d.h. ihm allenfalls die notwendigen zeitlichen Ressourcen zur Verfügung zu stellen oder geeignete Praxisbeispiele mit ihm zu diskutieren.

Abwesenheit organisieren

Zu diesem Zeitpunkt sollte – wenn nicht grundsätzlich bereits geregelt – auch die Abwesenheit des Mitarbeiters organisiert werden. Wer ist der Stellvertreter? Was geschieht mit eingehenden E-Mails?

Sind Stellvertretungen sinnvoll geregelt, hat der Teilnehmer die Chance, sich 100-prozentig auf das Seminargeschehen ein-zulassen und sich mit den anderen Teilnehmern auszutauschen. Dadurch kehrt der Mitarbeiter mit einem prall gefüllten Rucksack an neuem Wissen ins Unternehmen zurück und es findet ein positiver Lern-/Transfererfolg statt.

Diese Phase ist von Interesse, wenn es sich um ein Intervalltraining bzw. einen Lehrgang handelt, d.h. wenn sich die Dauer der Weiterbildung über einen längeren Zeitraum erstreckt und die Lernenden zwischen den einzelnen Trainingseinheiten in die Unternehmung zurückkehren. Oder auch bei Verbindung von formellen und informellen Massnahmen: Präsenzschulung, E-Learning und Vertiefung.

Abschliessende Reflexion der Lernziele und Erwartungen

Nach der Rückkehr sollten der Vorgesetzte und der Teilnehmer die mit der Bildungsmassnahme verbunden Erwartungen und Lernziele kritisch reflektieren. Voraussichtlich werden die mit dem vorgängig besprochenen Transfererfolg verbundenen Ziele zu diesem Zeitpunkt noch nicht zu beurteilen sein. Rund vier Wochen nach der Massnahme kann eine weitere Reflexion mit Schwerpunkt Transfer erfolgen.

3. Transfer

Die Anwendung des Wissens stellt einer der grössten Erfolgs-faktoren des Lernprozesses dar. Oft wird diese Komponente unterschätzt und der Mitarbeiter hat nach der Schulung nicht die Möglichkeit, das neu erlernte Wissen einzusetzen. Planen Sie bereits in der Vorbereitung, wie Sie den Wissenstransfer und die praktische Anwendung sicherstellen. Nutzen Sie die Erkenntnisse aus den Feedbackgesprächen direkt nach der Schulung, um einen grösstmöglichen Transfer sicherzustellen.

Weitergabe des erworbenen Wissens durch den Teilnehmer

Sollte dennoch das erworbene Wissen nicht praktisch angewendet werden können, können Sie Lernveranstaltungen organisieren, an denen der Schulungsteilnehmer auch die Kollegen an dem neu erworbenen Wissen teilhaben lässt. Es hat sich bewährt, dass die Kursteilnehmer im Rahmen eines Teammeetings kurz berichten, wenn dies ggf. nicht informell schon der Fall ist.

Übernimmt der Teilnehmer aufgrund der Weiterbildung neue Aufgaben, Projekte usw., ist es sinnvoll, dass er seine Erfahrungen direkt in die Arbeit einfliessen lässt. Das z.B. Checklisten aus der Bildungsmassnahme genutzt werden und vielleicht auch einmal der «Weg» anders gegangen wird als bislang.

4. Kontrolle

Digicomp führt nach jedem Kurs eine schriftliche Beurteilung der Weiterbildung durch. Auf diese Resultate können Sie bei Ihrer Weiterbildungsmassnahme zurückgreifen. Ergänzen Sie die Auswertungen durch persönliche Gespräche mit den Kursbesuchern. Die Auswertungen müssen auf die definierten Ziele ausgerichtet sein. Bei einer unternehmensweiten Schulung bieten sich statistische Auswertungen an. Messen Sie aber nicht nur den Schulungserfolg, sondern auch den Transfererfolg nach ca. sechs Wochen. Auch hier kann Ihnen Digicomp einen standardisierten Fragebogen zur Verfügung stellen.

Die Resultate helfen Ihnen, die nächsten Schulungen zu planen. Verwenden Sie die Resultate, Umfragen und Gespräche im Anschluss an ein Schulungsprojekt als Basis für die Planung der nächsten Massnahmen. So schliesst sich der Prozess und Sie erreichen eine Kontinuität in Ihrer Lernkultur.

Whitepaper: In 4 Schritten zum erfolgreichen Firmenkurs In unserem Starterpaket für Firmenschulungen erhalten Sie unter anderem das ausführliche Whitepaper «In vier Schritten zum erfolgreichen Firmenkurs». Hier Whitepaper herunterladen

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