InLine-Bearbeitung von Datensätzen in Microsoft Dynamics CRM mittels Excel Online

Microsoft ermöglicht mit der Weiterentwicklung des Dynamics CRM 2016 Online die direkte Editierung von Datensätzen in einer Ansicht. Dabei bedient sich das CRM System der WebApp Excel Online.

Business Case: Pflege von Marketingattributen

Weihnachten steht vor der Tür und in diesem Jahr will man den Versand der Weihnachtspräsente zum ersten Mal über das CRM abwickeln. Es sollen drei Attribute vergeben werden:

• Optionsset Weihnachtspräsent mit den Werten:
  • Kunde erhält eine Weihnachtskarte
  • Kunde erhält ein kleines Weihnachtspräsent
  • Kunde erhält ein grosses Weihnachtspräsent

Zusätzlich soll hinterlegt werden, ob der Kunde eine Einladung für das Sommerfest erhält. Dieses Feld wird als Ja/Nein-Feld (Boolean) angelegt.

Die Key-Account-Mitarbeiter liefern Excel-Listen ab, in denen die Zuordnung vorgenommen wurde. Nun muss jemand im Back-Office die Daten im System hinterlegen.

Verwendet man Microsoft Dynamics CRM 2015 und frühere Versionen, muss man jeden Kontakt einzeln öffnen und die Mutation vornehmen. Eventuell kommt man mit der «Massenbearbeitung» schneller zum Ziel, aber am liebsten würde man direkt in der Ansicht editieren. Leider gab es diese Möglichkeit in früheren Versionen von Microsoft Dynamics CRM nicht. Erst mit der Version CRM 2016 Online eröffnet sich in der Kombination mit der WebApp Excel Online diese Funktion.

Startpunkt: Ansicht der Kontakte mit den Feldern zur Attributpflege

In unserem Beispiel haben wir eine Ansicht «Editierung Marketingattribute» auf Basis der Kontakte erstellt und die Spalten für die Werte «Weihnachtspräsent» und «Einladung Sommerfest» hinzugefügt.

Microsoft hat die Möglichkeit zur Editierung gut versteckt: Man findet diese unter dem Menüpunkt «Exportieren nach Excel».

Es erscheint der Menüpunkt «In Excel Online öffnen».

Excel Online kommt zum Einsatz

Die Datensätze der aktuellen Seite werden an Excel Online übergeben.

Die Spalte «Weihnachtspräsent» wird als Optionsset übergeben und der Anwender kann nur die definierten Werte auswählen. Die Spalte «Einladung Sommerfest» wurde als Ja/Nein-Optionsset angelegt und übergeben.

Der grosse Vorteil der Liste ist, dass man per Copy-and-Paste Werte kopieren kann – oder falls mehrere Werte untereinander gleich sein sollen, kann man diese mit der Maus markieren und kopieren.

Das Ergebnis könnte wie folgt aussehen:

Nun geht es darum, die Werte im CRM zu übernehmen. Dies erfolgt mit der Funktion «Änderungen im CRM speichern».

Übergabe der Mutationen von Excel Online zu der Importfunktion des CRM

Die Betätigung des Buttons «Änderungen im CRM speichern» wird mit der folgenden Meldung quittiert:

Denjenigen, welche sich mit der Import-Funktion von Microsoft Dynamics CRM auskennen, wird die Meldung nicht unbekannt sein. Sie zeigt, dass diese Funktion auf dem Datenimport aufbaut. Über den Link «Importe» kann man sehen, wie die Übernahme der Daten vollzogen wird. Der Import läuft asynchron. Dies bedeutet, dass das System die Daten prüft und Importiert, wenn das System genügend Systemressourcen zur Verfügung hat. In der Regel wird der Import sofort ausgeführt, in Ausnahmefällen kann es schon mal mehrere Minuten dauern.

In unserem Beispiel wurden alle 79 Datensätze erfolgreich verarbeitet. Sollten Fehler aufgetreten sein, kann man diese durch den Anruf des Imports nachvollziehen.

Fazit

InLine-Bearbeitung in Microsoft Dynamics CRM Online ist über den Umweg Excel Online möglich. Ideal wäre eine Bearbeitung, ohne über Excel Online gehen zu müssen. Hat man jedoch die Wahl zwischen Excel Online oder «leider geht es gar nicht», dürfte man mit der Variante ganz zufrieden sein.

Kunden, die Microsoft Dynamics CRM als Serverinstallation (On Premise) betreiben, hilft die Variante über Excel Online nicht, da eine Serverinstallation die Übergabe der Daten an Excel Online nicht vollziehen kann.