SharePoint 2016: Schöne Aussichten

Die aktuelle Public Preview von SharePoint 2016 gewährt einen ersten Einblick in die Zukunft der Kollaborationsplattform. Microsoft verzahnt sie fortan enger mit Office 365.

Quelle: Computerworld 15 / 25. September 2015

Die öffentliche Preview vom 24. August 2015 vermittelt einen ersten Eindruck von SharePoint 2016 – sie enthält aber laut Microsoft erst einen Bruchteil der geplanten Features. Da Microsoft selber Share-Point als Teil von Office 365 einsetzt, gibt es naturgemäss Funktionen von Office 365 jetzt auch in SharePoint 2016 bzw. werden Funktionen online verfügbar sein, die dann auch Teil des neuen SharePoint sind. Werfen wir also einen Blick auf die kleinen und grossen neuen Dinge.

Hybride Installation

Die Verknüpfung von SharePoint mit Office 365 beginnt schon bei der Installation: Bei sogenannten hybriden Installationen wird ein Teil der Funktionalität in Office 365 und ein Teil in SharePoint ausgeführt. Speziell dafür geschaffene Hybrid Sites bieten eine gemeinsame Navigation und eine gemeinsame MySite. Hybrid OneDrive, schon seit SharePoint 2013 SP1 dabei,
erlaubt fortan ein geteiltes OneDrive for Business. Die Cloud Hybrid Search schliesslich,
die auch für SharePoint 2013 veröffentlicht wird, ermöglicht Suchanfragen über On-Premise
und Office-365-Umgebungen hinweg. Die Installation kann nun rollenbasiert erfolgen, konkret bietet der Wizard:

• Web Front End, optimiert für Performance
• Application, optimiert für hohen Durchsatz
• Distributed Cache
• Search, optimiert für die Suche
• Single Server Farm, für Training oder Entwicklung (ersetzt den Standalone Install aus früheren Versionen von SharePoint, aber ohne SQL Express)
• Custom, für eigene Rollen

Bessere Suche & weitere Features

Die Suche hat noch mehr Erweiterungen erfahren: Sie unterstützt neu die Identifikation von sensiblen Inhalten, z.B. Kreditkartennummern oder Passnummern. Die Identifikatoren können
auch erweitert werden. Die Suche ist ausserdem nun in der Lage, bis zu einer halben Milliarde
Elemente zu indizieren. Das dürfte für die meisten Unternehmen in der Schweiz aber in der
Praxis keine Rolle spielen.

Darüber hinaus zeigt die öffentliche Preview bereits eine ganze Reihe von interessanten Verbesserungen:

• • Access Services haben jetzt die lange versprochene kaskadierende ComboBox und sind als Apps in Office integrierbar.
  • Compliance erlaubt das dedizierte Löschen oder auch das Verbot zu löschen für Benutzerdokumente, E-Mails und weitere Dokumente.
  • Sites werden nun schneller erstellt, da die benötigten Aktualisierungen direkt im SQLServer
    ausgeführt werden.
  • Information Rights Management, on premise eher schwierig zu betreiben, hat ein interessantes
    neues Gebiet gefunden: Es schützt künftig Dokumente in OneDrive for Business. Somit kann ein Benutzer den Storage aufgrund von Verdachtsmomenten oder generell mit IRM sichern und somit eine unerwünschte Verwendung der Dokumente ausschliessen.
  • Dateilimit: Die maximal erlaubte Dateigrösse wurde von 2 GB auf unbegrenzt erhöht, wobei Microsoft trotzdem ein Limit von 10 GB empfiehlt. Eine kleine, aber feine Neuerung.
  • Dauerhafte Links sollen es ermöglichen, Dateien aufzufinden, ganz egal wo sie liegen.
  • Zero Downtime Patching ermöglicht das Einspielen von Produktverbesserungen ohne Ausfall der SharePoint-Farm.
  • App-Launcher, bekannt aus Office 365, erlaubt einen schnellen Zugriff auf Applikationen.
  • Mobile: Der Benutzer hat jetzt die Möglichkeit, zwischen der Desktop- und der Mobile-Ansicht hin- und herzuschalten.
  • ODF: Auch das Open-Document-Format lässt sich nun in SharePoint verwenden.
  • Freigabe: Die Freigabe von Bibliotheken oder Listen wurde gleich um mehrere Punkte verbessert. So lassen sich Freigabeordner erstellen, und es ist ersichtlich, wem der Ordner noch freigegeben ist. Auch Mitglieder können Freigaben erteilen. Zugriffsanfragen schliesslich können mit einem Klick angenommen oder ablehnt werden. Inwieweit die NextGen Portals wie Video in SharePoint 2016 integriert werden, ist zurzeit noch nicht klar.

Was weg fällt

SharePoint Foundation, die Gratis-Variante, gibt es nicht mehr. Die Standalone-Installation wird ersetzt durch die Single-Server-Farm-Installation. Die Active-Directory-ForeFront-Identity- Manager-Synchronisation entfällt ebenfalls; als Ersatz kann aber Microsoft Identity Manager 2016 verwendet werden. Excel-Services sind überholt, man braucht jetzt den Office Online Server. Tags und Notizen sind nicht mehr verfügbar. Das Befehlszeilentool STSADM ist nicht mehr empfohlen, kann aber noch genutzt werden.

Neu in Office 365

Zu den Neuerungen von Office 365 zählt die Benutzerprofilseite, die man mit einem Klick auf «About Me» bzw. «Über mich» erreicht. Diese wird nun dynamisch in der Art, dass man eigene Geschichten aufbauen und interaktiv layouten kann. Das ist die erste Anwendung der sogenannten Canvas-Technik, die das Seitenlayout auf eine moderne Weise angeht. Office- 365-Groups wie auch NextGen-Portals sollen diese ebenfalls nutzen.

Cortana kann an Office 365 angebunden werden, Visio erhält eine Anbindung an den Office Graph, Office 365 Video erlaubt es, Dateien via Azure Media Services zu streamen und auch in andere Seiten einzubetten. SharePoint Online verwendet nun Exchange Web Services, um seine Mails zu versenden, was die Klassifizierung als Spam verhindert. Delve, der Office Graph, ist jetzt an Yammer angebunden, und für Yammer gibt es eine Apple-Watch-App.

Aktuell in Entwicklung

Microsoft hat Equivio gekauft, eine Software, mit der man seine Dokumentbestände via eDiscovery besser klassifizieren kann. Das wird demnächst auch auf Office 365 verfügbar sein. Lange erwartet: Apps für Microsoft Project Professional können bald auch in den Projektplan schreiben (was manches VBA überflüssig machen dürfte). PSTNs, also Gateways von Skype for Business zur traditionellen Telefonie, sollen lokale Telefonanlagen völlig überflüssig machen. SharePoint bekommt Data Loss Prevention (DLP) für sensible Dokumente (aktuell 50 Arten, wird aber erweitert). Excel Online erlaubt Pivot Tables, Office 365 Groups sind nun mit Yammer integriert, Project Online bekommt eine verbesserte Ressourcenverwaltung (wie sie auch schon für Project Server 2016 angekündigt ist), Project Server 2016 ist nun Bestandteil von SharePoint und kann dort als Service aktiviert werden, eine entsprechende Lizenz vorausgesetzt. Supervisory Review
hilft Firmen, die finanzielle oder regulatorische Bedingungen einhalten müssen, mit einem speziellen Auditing-Werkzeug. Dazu zählen auch User Activity Reports, die es nicht nur für SharePoint Online, sondern auch für OneDrive gibt.

Fazit: vielversprechend

Cloud macht Spass, weil es immer etwas Neues zu entdecken gibt. Davon profitiert jetzt auch SharePoint 2016. Die bereits bekannten Neuerungen sehen schon sehr vielversprechend aus – und sie sind ja erst der Anfang von SharePoint 2016.