Ressourcenplanung in Projekten

Die ersten 90% einer Aufgabe nehmen 90% der Zeit in Anspruch, die letzten 10% der Aufgabe erfordern die anderen 90% der Zeit. (unbekannt)

Neben der Terminplanung in Projekten ist die Ressourcenplanung eine wesentliche Aufgabe für den Projektplaner beziehungsweise den Projektleiter.

Zwei Arten der Ressourcenplanung

Vor Beginn der eigentlichen Planungstätigkeiten sollte sich jedoch der Projektplaner oder Projektleiter fragen, was das genaue Ziel der geforderten Ressourcenplanung ist. Grundsätzlich unterscheidet man zwei verschiedene Arten der Ressourcenplanung:

• Qualitative Ressourcenplanung
  Bei der qualitativen Ressourcenplanung geht es im Wesentlichen darum zu planen, welcher Projektbeteiligter zu welchem Zeitpunkt welche Aufgaben bearbeiten soll.
• Quantitative Ressourcenplanung
  In der quantitativen Ressourcenplanung ergänzt man zusätzlich noch Aussagen zu der zu leistenden Arbeit und dem Beteiligungsgrad im Projekt bzw. am einzelnen Vorgang der Ressource. Auch Themen wie Verfügbarkeit von Ressourcen und verbleibende Kapazitäten müssen berücksichtigt werden.

Im ersten Fall kann man durchaus schnell zu entsprechenden Aussagen kommen. Der Aufwand für die Zuteilung der Aufgaben auf Ressourcen ist zeitlich schnell zu erledigen.

Im zweiten Fall wird es signifikant aufwändiger. Es sind Mengengerüste zu berücksichtigen sowie die komplette Absenz- und Grundlastplanung für Ressourcen. Hierbei muss die Integration von Linientätigkeiten und deren Aufwänden erfolgen. Somit ist es nicht mehr nur ein Planungselement der Projekte, sondern auch der gesamten Organisation oder zumindest wesentlichen Teilen davon.

Ressource ist nicht gleich Ressource

Während der Terminplanung von Projekten hat man sich zunächst nur mit dem Begriff der Dauer beschäftigt. Nun kommt zusätzlich der Begriff des Aufwands bzw. der Arbeit ins Spiel. Hier wird definiert, welche Leistung eine Ressource gemessen in Aufwand/Arbeit erbringen muss, um das zuvor definierte Ergebnis bzw. das Lieferobjekt zu generieren.

Somit kann man Ressourcen auch sinnvollerweise in unterschiedliche Kategorien einteilen:

• Es gibt Ressourcen, die Arbeit leisten (Menschen)
• Es gibt Ressourcen, die Verbrauchsmaterialien darstellen (z.B. Netzwerkkabel, Beton, Benzin)
• Und es gibt Ressourcen, die Kosten darstellen (z.B. Kostenarten, Leistungsarten)

Werden nun Ressourcen einem bestehenden Terminplan zugeordnet, ist im ersten Schritt, basierend auf den Zielen der Ressourcenplanung, festzulegen, welcher Detaillierungsgrad für die Planung gewählt wird. Die Bandbreite reicht von ganz grob (nur auf der Projektebene) bis zu fein (auf der Ebene der einzelnen Vorgänge im Projektterminplan). Von dieser Wahl hängt massgeblich der Planungsaufwand ab.

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Das Ressourcendreieck

Für Ressourcen, die Arbeit leisten (Menschen), muss man sich zudem mit dem sogenannten Ressourcendreieck auseinandersetzen.

Analytisch errechnet sich die Arbeit in dem oben aufgeführten Ressourcendreieck folgendermassen:

Arbeit = Beteiligungsgrad am Vorgang × Dauer

Somit ergibt sich folglich auch:

Dauer = Arbeit/(Beteiligungsgrad am Vorgang)

und

Beteiligungsgrad am Vorgang = Arbeit/Dauer

Jede der drei Variablen muss im Planungsverfahren berücksichtigt werden und kann bei Bedarf verändert werden, um den Vorgang mit seinen zugeordneten Ressourcen an die Projektrealität anzupassen. Dies ist vermutlich die grösste Herausforderung für den Planer, da hier meist Vorgaben existieren, die eingehalten werden müssen.

Was tun bei Konflikten?

Auftretende (Ressourcen-)Konflikte sind durch den Projektleiter zu lösen und falls dies nicht im Rahmen seiner Kompetenzen möglich ist, nach entsprechender Eskalation durch die relevante Entscheidungsebene.

Fazit

Abschliessend kann man feststellen, dass der Aufwand für die Ressourcenplanung im Projektmanagement nicht zu unterschätzen ist, jedoch meist der gewünschte Nutzen generiert werden kann. Dieser wird nicht nur von den Projektbeteiligten geschätzt, sondern auch vom Linienmanagement entsprechend gewürdigt. Es ist natürlich zu hoffen, dass die entsprechenden Konsequenzen ergriffen werden und auch aktiv gelebt umgesetzt werden.

Bleiben Sie interessiert.