Bedeutung der Kommunikation im Projektalltag
«Die einzige Möglichkeit, Menschen zu motivieren, ist die Kommunikation.»
Lee Iacocca (*1924), amerik. Topmanager, 1979-92 Vorstandsvors. Chrysler Corp.
Ohne Kommunikation kein Projekterfolg – so vereinfacht lässt sich die Bedeutung der Kommunikation im Projektalltag auf den Punkt bringen. Die umgekehrte Schlussfolgerung gilt selbstredend nicht – neben der Kommunikation gibt es natürlich eine Vielzahl anderer Komponenten, die Wohl und Wehe eines Projekts beeinflussen. Eine erfolgreiche, zielgerichtete Kommunikation stellt aber ganz eindeutig den zentralen Erfolgsfaktor dar.
Doch was bedeutet Kommunikation eigentlich?
«Kommunikation» kommt aus dem Lateinischen und bedeutet «Verbindung» oder auch «Verständigung». Kommunikation kann auf ganz unterschiedlichen Wegen erfolgen, zum Beispiel verbal über die Sprache, in schriftlicher Form, aber auch über gemeinsame Symbole oder über einen gemeinsamen Verhaltenskodex. Kommunikation kann auf formellen oder informellen Wegen ablaufen. Das heisst also auf offiziellen Wegen (im Meeting, per E-Mail oder in Dokumenten wie Pflichtenheften etc.) oder auch in Gesprächen auf dem Flur oder in der Kantine. Unabhängig vom gewählten Kommunikationsweg ist das Ziel der Kommunikation, dass ein Sender eine Information an einen oder mehrere Empfänger weitergibt. Zentral ist dabei, dass der oder die Empfänger das verstehen, was der Sender gemeint hat.
In dieser Definition steckt alles, was deutlich macht, warum Kommunikation in der Projektarbeit einen solch hohen Stellenwert hat. Das besondere an Projekten ist ihre hohe Komplexität und die Einmaligkeit des Vorhabens, das alle Beteiligten vor grosse, noch nicht dagewesene Herausforderungen stellt. Zudem ist eine grosse Anzahl von Stakeholdern involviert, deren unterschiedlichen Interessen gewahrt werden wollen.
Darum geht es bei der Kommunikation in Projekten
- Grundsätzlich alle vom Projekt Betroffenen zu erreichen
- Projektmitarbeiter zielgerichtet zu motivieren
- Projektzweifler zu überzeugen
- Projektgegner einzubeziehen und auch ihnen eine Plattform zu bieten
Dabei gilt: Kommunikation im Projekt muss unbedingt zur Chefsache erklärt werden. Der Projektleiter ist derjenige, der zu 100% hinter dem Projekt stehen und dies auch so kommunizieren muss. Er ist derjenige, der von Beginn mit seiner Vision Begeisterung für das Vorhaben wecken muss. Über die Vorwegnahme eines wünschenswerten Zukunftsbilds motiviert der Projektleiter alle Beteiligten und gibt die gemeinsame Richtung vor.
Grundsätze der Kommunikation
- Offenheit schafft Vertrauen
Informationen werden offen kommuniziert – transparente und nachvollziehbare Kommunikation fördert das Vertrauen. Es ist auch legitim zuzugeben, dass auf manche Fragestellungen noch keinen Antwort parat liegt. - Objektiv informieren
Jedes Projekt bietet nicht nur Chancen, es birgt auch Risiken. Es ist nicht nötig, Dinge zu beschönigen. Das offene Abwägen von Vor- und Nachteilen ist Grundlage einer vertrauensvollen Zusammenarbeit der Beteiligten und macht das Projekt glaubwürdig. - Proaktiv kommunizieren
Nicht abwarten, sondern laufend und frühzeitig informieren. - Betroffene zu Beteiligten machen
Alle Beteiligten wie Mitarbeiter, Zweifler, Gegner und Befürworter sollten frühzeitig und aktiv in die Prozesse eingebunden werden. Die Anliegen der verschiedenen Interessengruppen sind ernst zu nehmen. - Multiplikatoren einsetzen
Kommunikation über Opinionleader ist legitim. Das Identifizieren und Einbinden von Meinungsmachern beeinflusst insbesondere den informellen Kommunikationsprozess positiv. - Meinungsbildung steuern
Die Kommunikation muss geplant werden, sie darf nicht dem Zufall überlassen werden. An den Bedürfnissen der Interessengruppen orientiert, sind Kommunikationsplattformen und -wege zu definieren.
Die übrigen Projektkomponenten (Projektplanung, -steuerung, -controlling, -durchführung) können noch so erfolgversprechend aussehen. Wenn die Kommunikation – das Bindeglied im Projekt – nicht stimmt, ist der Projekterfolg in Gefahr.
Nur wer Kommunikation als Schlüssel zum Projekterfolg wahrnimmt, wird die entsprechenden Massnahmen ergreifen und alle Beteiligten über zielgerichtete Kommunikation motivieren.
Bleiben Sie interessiert.