IDUG Bern: InDesign und DocsFlow – ein starkes Team

Die InDesign User Group Bern ist Teil der weltumspannenden InDesign Community und trifft sich in regelmässigen Abständen in den Räumlichkeiten von Digicomp. Jedes Treffen beginnt mit einem Input-Vortrag und soll auch Gelegenheit zum Networking bieten. Beim Treffen im November 2014 ging es um die Verbindung von InDesign mit GoogleDocs.

Referent Beat Kipfer stellte eine wunderbar simple Lösung vor, mit der eine Art Redaktionssystem für kleine und kleinste Gruppen möglich ist: DocsFlow.

Das brauchts

Bedingung für die Arbeit ist ein Google Account, der gratis eingerichtet werden kann. GoogleDocs ist ein Texteditor, der es erlaubt, Texte standortunabhängig zu erfassen, zu redigieren und zu formatieren – direkt im Webbrowser. Der Leistungsumfang ist bei Weitem nicht der von Microsoft Word, für einfache textliche Arbeiten jedoch ausreichend.

Des Weiteren sollte eine aktuelle Version von InDesign, mindestens jedoch InDesign CS5, installiert sein. Und, um die Textdokumente und InDesign zu verbinden, benötigt man noch DocsFlow, ein Tool von EmSoftware (Kosten Einzelplatzversion US$ 200, 5er Lizenz US$ 950).

Der Workflow

Nun kann die Arbeit beginnen. Die Textdokumente werden in GoogleDocs angelegt. Einfache Absatz- und Zeichenformate können/sollten benutzt werden. Grafiken und Bilder sollen nicht ins Dokument eingebettet werden, sondern müssen als separate Bilder geliefert werden. Für den späteren Druckprozess ist es  unerlässlich, ausreichend aufgelöste Bilder zur Verfügung zu haben.

Tabellen können ähnlich wie in Microsoft Word genutzt werden; diese werden von DocsFlow und InDesign wie InDesign-Tabellen umgesetzt.

In InDesign sollte schon ein Template vorbereitet sein. Hier ist es sinnvoll, im Voraus Absatz-, Zeichen- und Objektformate sowie Tabellen- und Zellenformate angelegt zu haben.

Der Import der Textdokumente ist dann denkbar simpel: Datei > DocsFlow > Place from GoogleDocs und schon kann das gewünschte Dokument von GoogleDrive ausgewählt werden. Hier ist wichtig, Link to document zu aktivieren. Nun ist es möglich, in GoogleDocs Korrekturen unabhängig vom Layout vorzunehmen und in InDesign die Verknüpfung zum Textfile einfach zu aktualisieren.

Der Importdialog umfasst auch noch eine Format-Zuordnen-Abfrage: Hier können die GoogleDocs-Formate denen des InDesign-Dokuments zugeordnet werden.

Der Text läuft nun im vorbereiteten InDesign-Dokument ein und kann gelayoutet werden. Der Textrahmen selbst erhält das für Verknüpfungen bekannte Kettensymbol plus ein kleines DocsFow-Icon. Die Verknüpfungen sind in der Links-Palette sichtbar. Änderungen im Textdokument machen sich mit einem gelben Ausrufezeichen sichtbar. Hier können die Verknüpfungen aktualisiert oder nach getaner Arbeit sogar aufgehoben werden.

Dies gilt es noch zu beachten:

• DocsFlow erlaubt Korrekturen nur in eine Richtung, DocsFlowPro lässt Korrekturen auch bidirektional zu. Also Änderungen in InDesign können auch nach GoogleDocs zurückgespielt werden.
• Wer das Ganze mal testen möchte, kann eine zeitlich unbegrenzte kostenlose Testversion herunterladen. Einzige Einschränkung: Man kann nur ein einziges Textdokument einbinden.
• Textänderungen im Textdokument können in InDesign farblich sichtbar gemacht werden: Bearbeiten > Im Textmodus bearbeiten.
• Ein, zwei Dinge sollten im InDesign kontrolliert werden, so zum Beispiel Aufzählungen und Tabellenformate. Diese korrespondieren noch nicht ganz so optimal.

InDesign User Group Bern Alle Infos zur IDUG Bern und weiteren Termine finden Sie unter www.idug-bern.ch

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www.idug-bern.ch