Adobe Acrobat: Rechnen in PDF-Formularen
Mit Adobe Acrobat lassen sich nicht nur schöne, sondern auch sehr funktionale Formulare erstellen. Andreas Burkard zeigt, wie sogar Berechnungen direkt im Formular gemacht werden können.
PDF-Formulare können Felder berechnen. Damit können Sie beispielsweise ein Berechnungsformular erstellen. In diesem Blog-Beitrag zeige ich Ihnen, wie Sie ein solches Berechnungsformular erstellen, das zusätzlich die Mehrwertsteuer errechnet und zu einem Gesamttotal führt.
Textfelder aufbauen
Zuerst wird im Formularmodus in Acrobat auf dem PDF-Dokument ein Textfeld erstellt. Das Textfeld sollte einen klaren Feldnamen aufweisen.
Im Register Erscheinungsbild kann das Aussehen und die Schrift der Feldeingaben bestimmt werden. Bei den Schriften sollte man Zeichensätze verwenden, die auf allen Rechnern vorhanden sind, wie beispielsweise die vorgeschlagene Helvetica.
Im Register Optionen kann man die Textausrichtung definieren. Hier sollte man ferner die Option Bildlauf bei langem Text deaktivieren, da ansonsten bei langer Eingabe ein nicht druckbarer Überlauf des Textes resultieren kann.
Im Register Format kann man die Kategorie Zahlen auswählen, sodass nur Zahlen – und keine Buchstaben – in ein zu berechnendes Textfeld eingegeben werden können. Ferner kann man die Dezimalstellen auf 2 einstellen und eine länderspezifische Darstellung der Trennzeichens verwenden. Ein Währungssymbol im Textfeld rundet die Formatierung des ersten Textfelds ab.
Um nun mehrere Textfelder in gleicher Darstellung zu erhalten, verwendet man im Formularmodus von Acrobat den Befehl Mehrere Kopien erstellen. Die Felder erben die Einstellung und werden automatisch unbenannt.
Felder berechnen
Im abgebildeten Beispiel werden im Feld mit dem Text Nettobetrag die Preise von vier Artikeln addiert.
Dazu wählt man in den Texteigenschaften des Textfelds Netto das Register Berechnung aus. Hier aktiviert man erst mal die Option Wert ist die Summe (+). Danach klickt man auf Auswählen und wählt im Fenster Feldauswahl nur die Feldbezeichnungen aus, die von der Addierung betroffen sind. In der Vorschau kann man jeweils die Ergebnisse testen.
Berechnung der Mehrwertsteuer
Die Berechnung der Mehrwertsteuer wird mit einer vereinfachten Feldbezeichnung vorgenommen. Dazu wählt man in den Textfeldeigenschaften > Berechnung > Vereinfachte Feldbezeichnung aus und klickt danach auf Bearbeiten. Der JavaScript-Editor öffnet sich.
In diesem Beispiel lautet das Skript Netto*0.08. Das Textfeld der Mehrwertsteuer mit dem Textfeldnamen MwSt. multipliziert die Werte des Textfelds mit 0.08. Das heisst, der Betrag wird durch 100 geteilt und mit 8 multipliziert. Dies entspricht dem aktuellen Satz der Mehrwertsteuer in der Schweiz.
Berechnung des Gesamttotals
Der Bruttobetrag ist das Ergebnis des Nettobetrags plus die Mehrwertsteuer. Die beiden Textfelder müssen wiederum addiert werden. Dazu verwendet man in den Textfeld-Eigenschaften des Textfelds Brutto, Register Berechnung, wiederum die Option Wert ist die Summe (+), klickt auf Auswählen und wählt in diesem Beispiel in der Feldauswahl die beiden Textfelder Netto und MwSt. aus.
Ändert man Feldnamen, müssen die Berechnungen neu aufgebaut werden. Auch wenn die Namen im Nachhinein doch wieder gleich lauten.
PS: In einem nächsten Beitrag zeige ich Ihnen dann, wie Sie mit Hilfe eines JavaScripts die Problematik der Rundungsdifferenz lösen.