So kommunizieren Sie erfolgreich in Projektteams

«Kommunikation ist die Antwort auf Komplexität!» (Markus Miller)

Warum scheitern Projekte? Nach einer Studie der Harvard University ist es zu 70% eine verbesserungswürdige Kommunikationskultur, die am Misserfolg des Projekts beteiligt ist.

Haben Sie in Ihrer Projektarbeit ähnliche Erfahrungen gemacht? Wie oft passiert es, dass Sie unklare Zielvorgaben haben und nicht genau wissen, wann etwas zu tun ist oder wen Sie über etwas informieren müssen?

Kommunikation als Schlüssel zum Erfolg

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für erfolgreiche Projektarbeit ist eine effiziente Kommunikation der Beteiligten. Von besonderem Interesse ist hierbei sowohl die Kommunikation des Projektteams nach aussen als auch jene innerhalb des Projektteams. Dies trifft sowohl auf die Qualität als auch auf die Quantität der Kommunikation zu.

Kommunikation ist nicht nur eine Aufgabe des Projektleiters. Obwohl er als Gestalter agiert, müssen die Projektbeteiligten die Kommunikation als kollektive Aufgabe verstehen. Ziel dabei ist es, Menschen mit ihren unterschiedlichen Erfahrungen, Bedürfnissen und Interessen auf das gemeinsame Projektziel hin zu harmonisieren.

Eine effizientere Kommunikation:

• schafft zusätzliche Klarheit in den Aussagen
• reduziert (Abstimmungs-)Aufwand
• reduziert unproduktive Zeit
• hilft Missverständnisse zu vermeiden
• verringert die Demotivation

Der Weg zur effizienten Kommunikation

Beachten Sie bei der Kommunikation zwei tragende Säulen. Zum einen die koordinierte Teamentwicklung und zum anderen die Achtsamkeit für die Kultur der Beteiligten.

Was heisst das nun konkret? Was können Sie zu einer effizienten Kommunikation beitragen?

• Machen Sie sich die verhaltensorientierten Unterschiede bewusst und arbeiten Sie aktiv daran.
• Schaffen Sie innerhalb des Teams eine eindeutige Rollenverteilung und leben Sie diese.
• Wählen Sie aktiv und bewusst passende Kommunikationskanäle.
• Betreiben Sie aktive und wiederholte Teamentwicklung.
• Etablieren Sie adressatengerechte Argumentarien.

Die folgenden Regeln tragen zur Zielerreichung von Kommunikation bei:

1. Bauen Sie einen Rahmen für die Kommunikation auf, der es ermöglicht, dass sich alle Beteiligten in diesem Kontext gut darauf einlassen können.
2. Kommunizieren Sie wertschätzend, ehrlich und direkt (ungefiltert). Dabei geht es auch darum, Probleme im Projekt anzusprechen. Wenn man etwas nicht klar und deutlich beim Namen nennt, wird es dadurch nicht ungeschehen gemacht.
3. Hören Sie Ihrem Kommunikationspartner – wirklich – zu. Neben dem Ausredenlassen ist das konstruktive «Verstehenwollen» der Aussage bzw. der Botschaft und der Interessen hinter dieser Botschaft Grundvoraussetzung für eine gelungene Kommunikation.
4. Holen Sie Ihren Kommunikationspartner dort ab, wo er steht. Gleichen Sie Ihre Kommunikationsweise dem Repräsentationssystem Ihres Gegenübers an. Bleiben Sie dabei jedoch authentisch.
5. Kritik ist erwünscht und stellt eine effiziente Möglichkeit zur Weiterentwicklung dar. Jedoch muss die Äusserung von Kritik konstruktiv und wertschätzend sein. Vermeiden Sie Rechtfertigungen in Kritiksituationen.
6. Etablieren Sie eine für alle Projektbeteiligten massgebliche Verbindlichkeit. Dies kann unterstützt werden, indem Abmachungen schriftlich festgehalten werden.
7. Wählen Sie mit Rücksicht auf die bestehende (Projekt-)Kultur und das jeweilige Umfeld technische und organisatorische Unterstützung wie z.B. E-Mail, Chat, Foren, Blog, Wiki, Video, Audio, Meetings, Einzelgespräche, Workshops, Grossgruppenevents.

Insbesondere als Projektleiter sollten Sie Ihren Fokus nicht nur auf die inhaltliche Ebene des Projekts legen, sondern auch Themen der Teamführung und der Kommunikation bewusst im Auge behalten.

«Die Kunst, richtig miteinander zu kommunizieren, ist wie laufen lernen. Man fällt so oft auf die Nase,  bis man liebevoll an der Hand genommen wird.» (Wilma Eudenbach)

Bleiben Sie interessiert!