Bildverknüpfungen in InDesign

Noch schnell das InDesign-Dokument wie versprochen fixfertig als PDF für die Weiterverwendung exportieren und dann ab in den wohlverdienten Feierabend. Doch beim Öffnen des InDesign-Dokuments erscheint der Hinweis, dass viele Verknüpfungen fehlen. Andreas Burkard zeigt, wie dieser Fehler schnell behoben werden kann.

Autor Andreas Burkard

Datum 11.08.2014

Lesezeit 6 Minuten

Noch schnell das InDesign-Dokument wie versprochen fixfertig als PDF für die Weiterverwendung exportieren und dann ab in die wohlverdienten Feierabend. Doch beim Öffnen des InDesign-Dokuments erscheint der Hinweis, dass viele Verknüpfungen fehlen. Das kann ganz schön stressig werden und führt manchmal zu unnötiger Überzeit. Hier kommt die Lösung.

Office-Programme vs. Adobe InDesign

Wenn jemand in Microsoft Word oder PowerPoint arbeitet und Bilder einfügt, sind diese Programme in der Standardeinstellung so konzipiert, dass Bilder in das Dokument aufgenommen werden. Im Unterschied zu Word und PowerPoint werden in InDesign Bilder und Grafiken platziert. Die platzierten Objekte benötigen einen Pfad zur Originaldatei und müssen ein InDesign-Dokument «begleiten». Das ist ein Unterschied. Man gewöhnt sich also in den Office-Produkten an eine unkomplizierte Bild- und Grafikintegration und gibt entsprechend auch nur die Word- oder die PowerPoint-Datei weiter. So kommt in dieser Arbeitsweise auch niemand auf die Idee, die Bilder zusätzlich mitzuliefern. Microsoft Word oder PowerPoint haben andere Zielanforderungen als ein stark für Druckprozesse konzipiertes InDesign.

Seit InDesign CS6 ist der Zustand der Verknüpfung im normalen Bildschirmmodus direkt auf dem Rahmen ersichtlich. Alternativ steht das Bedienfeld Verknüpfungen zur Verfügung. Beim linken Bild ist die Verknüpfung in Ordnung, beim mittleren Bild fehlt die Verknüpfung oder der Dateinamen wurde nachträglich geändert. Das rechte platzierte Bild wurde in Photoshop im Nachhinein bearbeitet.

Bild sehen ist nicht Bild haben

Wird in InDesign beim Öffnen eines Dokuments der Hinweis auf fehlende Verknüpfungen ignoriert, kann der Eindruck entstehen, dass die Bilder tatsächlich vorhanden sind. Einige machen dann gar noch den PDF-Export. Auch da sind die Bild- und Grafikdateien drin. Doch die Bild- und auch die Grafikdateien sind am Monitor oder in der PDF-Datei eben nur in einer sehr niedrigen Auflösung enthalten. Diese ist zu gering für den qualitativ hochwertigen Druck.

Bilder am Monitor zu sehen, heisst nicht automatisch, dass der Pfad zur Originaldatei noch in Ordnung ist oder gefunden wird.

InDesign verknüpft Bilder

Beim Platzieren einer Bild- oder Grafikdatei wird in InDesign eine Version der Datei mit Bildschirmauflösung im Layout angezeigt, damit das Objekt richtig positioniert werden kann. Bei der Druckausgabe oder beim PDF-Export werden die Informationen der Bild- oder Grafikdatei benötigt, um z.B. korrekte Farbauszüge für Druckprozesse herzustellen. Weiter werden die Schriften in der Ausgabe oder beim PDF-Export herangezogen, um diese gestochen scharf weiterzuverarbeiten. So müssen nebst den platzierten Bild- und Grafikdateien auch die verwendeten Schriften verfügbar sein. Auf fehlende Verknüpfungen und fehlende Schriften wird jeweils beim Öffnen eines Dokuments hingewiesen.

Nicht schon wieder! Doch diese Meldung lässt sich mit einer strukturierten Arbeitsweise vermeiden.

Strukturierte Arbeitsweise

Um dauernde Probleme zu vermeiden, muss man unter Umständen die Arbeitsweise überdenken oder ändern. Befinden sich Bilder oder Grafiken auf irgendeinem Laufwerk und Sie platzieren diese in InDesign, tickt hier eine Zeitbombe. Wer garantiert Ihnen, dass niemand die Bild- und Grafikdateien umbenennt, verschiebt oder gar löscht? Wahrscheinlich niemand. So sollten Sie stets in Eigenverantwortung Sorge tragen zu den platzierten Inhalten ihrer InDesign-Dokumente. Kopieren Sie bereits im Vorfeld alle Inhalte in einen Materialordner innerhalb des Projektordners. Nehmen Sie sich auch während eines Projekts die Zeit, neue Bilder und Logos von Laufwerken oder CDs/DVDs in den Materialordner zu kopieren.

InDesign-Dokumente verpacken

Verpacken Sie InDesign-Dateien für die Weitergabe und die Archivierung. Nehmen wir ein InDesign-Dokument mit platzierten Bilder und Logos aus verschiedenen Ordnern, Verzeichnissen und Laufwerken. Die Verknüpfungen sind in Ordnung, die Schriften im Zugriff. Wählen Sie dann aus dem Menü Datei > Verpacken. Somit wird letztlich ein Ordner erstellt, der das InDesign-Dokument, alle platzieren Inhalte und die verwendeten Schriften als Kopie zentral an eine Stelle kopiert.

Beim Verpacken-Prozess wird das Dokument zuerst überprüft. Sie erhalten wahrscheinlich den Hinweis, dass sich im InDesign-Dokument RGB-Bilder befinden. Das muss nicht falsch sein (siehe dazu den Blog-Eintrag Farbmanagement: Mit RGB-Bildern arbeiten).

Die Verpackung wird eingeleitet. Zuerst wird das InDesign-Dokument geprüft.

Dann erscheint das Fenster einer Druckanleitung. Optional können Sie diese Felder ausfüllen, sodass der Empfänger bei einer Rückfrage weiss, wen er kontaktieren muss. Dann erscheint das Speichern-Fenster. Achten Sie hier darauf, dass die unteren drei Optionen angewählt sind. Klicken Sie danach auf Verpacken, sodass alle platzierten Inhalte zum InDesign-Dokument in einen neuen Ordner gelegt werden.

Der verpackte Ordner mit dem InDesign-Dokument, mit allen Inhalten (Links) und den verwendeten Schriftschnitten (Document fonts). Eine optional ausgefüllte Druckanleitung für kurze und unkomplizierte Rücksprachwege. — Der verpackte Ordner mit dem InDesign-Dokument, mit allen Inhalten (Links) und den verwendeten Schriftschnitten (Document fonts). Eine optional ausgefüllte Druckanleitung für kurze und unkomplizierte Rücksprachewege.

Andreas Burkard

Andreas Burkard (Burkard Publishing GmbH) ist als Grafik-Designer in der Mediengestaltung und -produktion tätig. Er erstellt für Verlage und diverse Kundenprojekte professionelle InDesign-Vorlagen.