Meetings effizient und gewinnbringend organisieren
Meetings, die zu keinem konkreten Ergebnis führen, sind frustrierend. Vielfach werden sie als reine Zeitverschwendung empfunden. Dabei lassen sich Besprechungen mit einigen Tipps effizient und sinnvoll organisieren. Martin Bialas zeigt, worauf es zu achten gilt.
Mal wieder ein Meeting, da kommt Freude auf … Ja, tatsächlich können Sitzungen auch erfreulich und sinnvoll ausfallen – wenn sie richtig organisiert und durchgeführt werden. Martin Bialas gibt in diesem Beitrag Tipps für die Praxis.
Sie alle kennen die Situation aus Ihrem eigenen Büro-Alltag. Ein Meeting folgt auf das andere. Stundenlang sitzt man zusammen mit Kollegen und diskutiert mehr oder weniger zielorientiert die unterschiedlichsten Themen. Häufig wird man das Gefühl nicht los, dass Themen schon x-fach auf der Traktandenlisten standen und immer wieder auftauchen, ohne dass man jemals zu einem sinnvollen Abschluss kommen würde. Auch kommt es vor, dass der Einzelne den Eindruck hat, an der falschen Sitzung teilzunehmen, da die Themen ihn kaum tangieren. Oder die Teilnehmer sind schlecht oder gar nicht vorbereitet und können nichts zum Ergebnis beitragen. Man geht auseinander, ohne dass etwas konkret vereinbart wurde.
So vergeht Stunde um Stunde wertvoller Arbeitszeit – was hätte man in dieser Zeit nicht alles am Arbeitsplatz erledigen können!
Tatsache ist: In den heutigen komplexen Organisationen kann auf Meetings nicht verzichtet werden. Sie ermöglichen es, viele Personen gleichzeitig auf denselben Wissensstand zu bringen und im Team kreativ Sichtweisen zu diskutieren und Lösungen zu erarbeiten. Sind Meetings zielorientiert organisiert und gut vor- und nachbereitet, können sie durchaus zeitsparend zur Informationsverteilung oder Lösungsfindung beitragen, Kollegen motivieren, teambildend wirken und Führungskräfte stärken.
Um dieses Ziel zu erreichen, braucht es eine neue Meetingkultur. Um diese Kultur für alle lebbar zu machen, kann es helfen, einige Spielregeln gemeinsam zu definieren.
- Zielsetzung: Klare Ziele definieren und kommunizieren.
- Meetingform: Muss es ein Präsenzmeeting sein oder sind Alternativen möglich (Zweiergespräch, Telefon- oder Videokonferenz)?
- Einladung: Agenda/Themen/Traktanden einige Zeit im Voraus versenden.
- Teilnehmerkreis: Die richtigen Teilnehmer einladen (Stakeholder, Entscheider, Informationsgeber, …).
- Räumlichkeit: Den geeigneten Raum für den geplanten Anlass auswählen, Ausstattung vorher prüfen und komplettieren.
- Moderation: Einen Moderator bestimmen, der neutral auf die Einhaltung der geplanten Zeiten, eine zielgerichtete Kommunikation und Vorgehensweise achtet.
- Zeitmanagement: Meetingbeginn und Meetingende festlegen und einhalten. Gerechte Verteilung der Zeit auf die Punkte der Agenda sicherstellen.
- Kommunikation: Kommunikationsregeln befolgen (gegenseitiger Respekt, einander ausreden lassen, kurze Statements etc.).
- Perspektivenwechsel: Insbesondere bei kreativen, lösungsorientierten Meetings, kann ein bewusster Perspektivenwechsel zum Einsatz kommen. Meetingteilnehmer können über bestimmte Techniken angeregt werden, den eigenen Standpunkt zu überdenken.
- Verbindlichkeit: Erzielte Ergebnisse, anstehende Aufgaben (mit zuständiger Person und definiertem Termin) und offene Fragen in einem Protokoll festhalten.
- Weiteres Vorgehen: Nächste Schritte vereinbaren, verbindlich mit Termin und Verantwortlichem.
Bereiten sich Meetingleiter und Sitzungsteilnehmer auf die anstehenden Themen vor, so ist eine gute Grundlage für ein zeitlich straff durchgeführtes Meeting mit verbindlichen Ergebnissen geschaffen.
Bleiben Sie interessiert.