Katalogerstellung mit InDesign und Excel

Viele Katalogtools machen ganz hervorragende Arbeit. Aber manchmal muss es schnell und einfach gehen und das Budget lässt eine externe Applikation nicht zu. Vielleicht hilft dann ja der schnelle Katalog aus InDesign. Kursleiterin Heike Burch zeigt in Ihrem Tipp mit Screenshots, wies geht.

AutorHeike Burch
Datum06.03.2014
Lesezeit4 Minuten

Viele Katalogtools machen ganz hervorragende Arbeit. Aber manchmal muss es schnell und einfach gehen und das Budget lässt eine externe Applikation nicht zu. Vielleicht hilft dann ja der «schnelle Katalog» aus InDesign.

Was wollen wir erstellen?

Ein mehrseitiges InDesign-Dokument mit verschiedenen Artikeln, jeweils mit spezifischen Produktdaten und natürlich einem oder mehreren Produktbildern.

In diesem Beispiel erstelle ich einen einfachen Reisekatalog, der pro Reise (also Produkt) folgende Informationen enthält:

– Reise-Bestellnummer
– Reisezeiten
– Preis für Doppelzimmer
– Preis für Einzelzimmer
– Weiterführende Informationen
– Bild

 

Was benötigen wir? Datenquelle in Excel

Als Datenquelle dient in diesem Fall eine Excel-Tabelle mit allen Inhalten, fein säuberlich in den Spalten definiert. Die erste Zeile enthält die Spaltenköpfe:

  • Reise-Bestellnummer
  • Reisezeiten
  • Preis für Doppelzimmer
  • Preis für Einzelzimmer
  • Weiterführende Informationen
  • @Fotos

In den nächsten Zeilen kommen dann die zu verkaufenden Reisen. Unbedingt zu beachten ist, dass in der Spalte der Bilder unbedingt die Tabellenkopfzelle mit @Fotos benannt werden muss. Bei den textlichen Inhalten ist es unserer Kreativität überlassen, wie wir sie nennen.

Die Spalte mit den Bildern wird mit dem Pfad der Bilder bestückt. Für Windows könnte der Pfad beispielweise auch so aussehen: C:\Fotos\Bild_001.jpg. Auf dem Mac so: Mac HD:Fotos:Bild_001.jpg. Oder einfach /DSC_0001.jpg, wenn die Bilder und das InDesign-Dokument im gleichen Ordner liegen.

Template in InDesign

Dazu dient ein InDesign-Dokument, das layouttechnisch vorbereitet ist. Im Grunde erstellen wir eine Art Serienbrief in InDesign. Auf einer Seite ist das Grundlayout vorbereitet. Wir werden dann definieren, in welchen Rahmen welcher Inhalt einfliessen wird. Die Arbeit mit ordentlichen Zeichen-, Absatz- und Objektformaten erleichtert hier die Arbeit, und allfällige Korrekturen sind schnell gemacht.

Ist alles vorbereitet, geht es mit den folgenden Schritten weiter Richtung fertiger Katalog:

1. Die Excel-Datei wird als tabulatorgetrennte (.txt) Text-Datei gespeichert
2. Das InDesign-Dokument wird geöffnet, alle Rahmen einer einzigen Seite sind vorhanden, die Rahmen sind jedoch noch leer
3. In InDesign das Fenster Datenzusammenführung (Fenster > Hilfsprogramme > Datenzusammenführung) öffnen
4. Im Bedienfeldmenü (kleines Aufklappmenü rechts oben an der Palette) die Datenquelle auswählen, also die tabulatorgetrennte Text-Datei
5. Nun erscheinen im Bedienfeld die Tabellenkopffelder als Datenfelder. Diese kann man nun per Drag&Drop in die jeweiligen Rahmen ziehen

6. Zum Testen kann man unten im Datenzusammenführungs-Menü die Vorschau aktivieren und sich durch die einzelnen Datensätze klicken.



7. Wenn alles soweit passt, steht der wirklichen Katalogerstellung nichts mehr im Weg, und zwar wieder im Menü oben rechts in der Palette Zusammengeführtes Dokument erstellen. Hier gibt es noch ein paar Einstellmöglichkeiten, die Sie je nach Bedarf vornehmen können.

8. Es entsteht ein neues Dokument mit allen Datensätzen. Hier kann nun ein PDF erstellt oder Korrekturen oder weitere Layoutarbeit getätigt werden.

Tipps

Legen Sie die leeren Rahmen mit den Datenfeldern mal auf der Musterseite an! Das erspart Arbeit. Die Datei ist weiterhin mit der Datenquelle, also dem TXT-File verbunden. Änderungen in der Quelldatei werden übernommen, wenn im Bedienfeldmenü der Befehl Datenquelle aktualisieren ausgeführt wird!


Über den Autor

Heike Burch

Heike Burch ist Grafikerin & Softwaretrainerin und in der Publishingbranche zu Hause. Als freie Adobe-Mitarbeiterin und selbstständige Trainerin unterrichtet sie bei verschiedenen Seminaranbietern und unterstützt Systemintegratoren bei der Umsetzung von Softwareumstellungen. Ihr Wissen gibt sie zudem in zahlreichen Fachvorträgen und in den InDesignUserGroups preis.