Basisüberlegungen für die Einführung von Social Media im Unternehmen
Ist Social Media bereits in Ihrem Unternehmen angekommen? 10 Tipps für die Einführung von Social Media im Unternehmen.
Natürlich ist ein Twitter-Account oder eine Facebook-Seite schnell eingerichtet. Anschliessend müssen die Kanäle aber auch bewirtschaftet werden, sonst verschwinden Sie von der Bildfläche oder werden erst gar nicht wahrgenommen. Im schlimmsten Fall leidet sogar die Reputation des Unternehmens.
Um dem vorzubeugen, sollten Rahmenbedingungen geschaffen werden vor dem Start ins Social Web. Ist man gut vorbereitet, kann man böse Überraschungen umgehen. Die Checkliste liefert einige Anregungen und erhebt nicht den Anspruch, vollständig zu sein – Ergänzungen sind jederzeit herzlich willkommen.
1. Soll ein öffentlicher Dialog im Internet geführt werden?
Social Media ist Dialog-Kommunikation. Darum muss ich mich als Unternehmen fragen, ob ich öffentlich sichtbare Dialoge mit Kunden, Partnern und mit Kritikern führen will? Wenn das nicht gewünscht ist, dann ist Social Media kein geeignetes Kommunikationsinstrument für mein Unternehmen. In diesem Fall empfiehlt es sich, auf andere Instrumente der Unternehmenskommunikation zurückzugreifen.
2. Warum soll ein öffentlicher Dialoge im Internet geführt werden?
Es empfiehlt sich, sich als Unternehmen Gedanken über die Ziele zu machen, die mit dem Kommunikationsinstrument erreicht werden sollen. Ziele zu definieren macht vieles einfacher, auch im Social Web. Die neuen Medien führen zu einem Dialog mit echten Menschen. Daher müssen wir uns überlegen, mit wem wir kommunizieren.
3. Wie sieht es in Bezug auf zusätzliche Ressourcen aus? Können diese bereitgestellt werden?
Zwar sind viele Angebote im Social Web kostenlos, was aber nicht heisst, dass die Kommunikation nichts kostet. Der Aufbau und auch die Bewirtschaftung der Kanäle kann sehr zeitintensiv sein. Das ist nicht nur so nebenbei gemacht. Mit Social Media können wir kein Geld sparen. Wir sollten uns daher merken, dass die sozialen Medien zwar kein grosses Budget beanspruchen, aber Sie beanspruchen ein Budget. Ohne Budget sollte ich als Unternehmen auf Soziale Medien verzichten.
4. Wie sollten die Mitarbeiter geschult werden?
Wenn sich Ihre Mitarbeiter noch nie im Social Web bewegt haben, sollte Ihnen die Möglichkeit gegeben werden, sich mit Technik, Gepflogenheiten und dem Kommunikationsstil im Social Web vertraut zu machen. Erst anschliessend können die Mitarbeiter im Namen des Unternehmens sprechen und sich auf Sozialen Medien bewegen. Seminare und Trainings sind geeignet für entsprechende Mitarbeiterschulungen.
Nach den Trainings und Seminaren muss genügend Zeit eingerechnet werden, damit das Gelernte ausprobiert werden kann. Dazu sind Profile geeignet, die nicht in Verbindung mit dem Unternehmen oder der Marke stehen.
5. Vertraue ich als Unternehmen meinen Mitarbeitern?
Sofern Social Media Dialog gewünscht ist, ist Vertrauen in die Mitarbeiter wichtig. Dies, weil Online-Kommunikation Kommunikation fast in Echtzeit ist. Die gewohnten Zwischenschritte für Abstimmungen und Freigaben funktionieren dabei nicht. Das heisst auch, dass nicht alles was von Mitarbeitern nach außen getragen wird vorher kontrolliert werden kann. Die Mitarbeiter benötigen daher einen gewissen Handlungsspielraum, damit Sie zeitnah kommunizieren können. Guidelines bieten einen Orientierungsrahmen, besser noch ist es, die Mitarbeiter gut zu schulen.
6. Sind erste Inhalte und ein Redaktionsplan vorhanden?
Ehe ich die Social Media Präsenz online stelle, sollte ich mir Gedanken über mögliche Inhalte machen. 5 bis 7 Einträge sind ausreichend zu Beginn. Es sollte aber auch bereits zu Beginn sichergestellt sein, dass nach den ersten Einträgen laufend weitere Inhalte nachgelifert werden können. Ein Redaktionsplan macht dafür Sinn. Die zeitlichen Abstände zwischen Veröffentlichungen sind idealerweise etwa gleich groß. Wie oft Beiträge veröffentlicht werden, hängt von der Manpower ab, über die ich als Unternehmen verfügt.
Hier ein paar Richtwerte für kleine Unternehmen:
- Blog: mind. 1 x ein Beitrag pro Woche
- Twitter: mind. 1 Tweets am Tag
- Facebook: mind. 3 Beiträge pro Woche
Sofern nicht genügend Manpower vorhanden ist, sollte ich mich am besten auf wenige oder nur einen Kanal konzentrieren.
7. Wie kann ich meine Mitarbeiter überzeugen?
Grundsätzlich sollte ich die Mitarbeiter frühzeitig in die Planung miteinbeziehen. Ich sollte den Mitarbeitern erklären, warum Social Media wichtig ist für das Unternehmen und was die Ziele sind. Beispielsweise interne Workshops sind geeignet, um die Akzeptanz für Social Media im Unternehmen zu steigern. Betroffene können zu Beteiligten gemacht werden und skeptische Mitarbeiter überzeugt werden. Natürlich wird das nicht in jedem Fall gelingen, aber zumindest sollte die Deutungshoheit zum Thema nicht den Kritikern überlassen werden. Dazu hilft auch, sich im Vorfeld zu überlegen, welche Einwände die Kritiker haben werden. So bin ich vorbereitet, um den Kritikern für Probleme bereits Lösungsansätze aufzuzeigen. Beispielsweise auch anhand von Best-Practice-Beispielen.
Als Projektverantwortlicher sollte ich grundsätzlich besser über das Thema Social Media informiert sein als Mitarbeiter, die es für Social Media zu gewinnen gilt. Auch externe Beratung kann dazu hilfreich sein.
8. Verfüge ich auch über einen Krisenplan?
Was, wenn Ihr Unternehmen morgen in eine Kommunikationskrise gerät? Die eingesetzten Social Media Kanäle können dabei zu einem wichtigen Schauplatz werden. Es empfiehlt sich, einen kleinen Krisenplan bereit zu haben. Dabei gilt, dass kurze Wege wichtig sind, denn in einem Krisenfall zählt Geschwindigkeit.
9. Wie sieht es aus mit Social Media Monitoring?
Mittels Monitoring kann in Erfahrung gebracht werden, wie über ihr Unternehmen im Social Web geredet wird. Es ist somit möglich, die Online-Reputation zu überwachen und Probleme frühzeitig zu erkennen. Monitoring sollte auch betrieben werden, wenn Sie noch nicht selbst im Social Web aktiv sind. Monitoring ist keine Kür, sondern Pflicht!
10. Mit welchen Maßnahmen kann die Social Web Präsenz bekannt gemacht werden?
Grundsätzlich kann ich mich nicht darauf verlassen, dass meine Social Media Kanäle dann schon von den richtigen Besuchern gefunden werden. Gleich zu Beginn sollten die Kanäle aktiv beworben werden. Mittels Instrumenten soll auf die neuen Kanäle aufmerksam gemacht werden, wobei es gilt, kreativ zu sein. Eine gelungene Idee und eine auffällige Kampagne zu Beginn schafft die nötige Aufmerksamkeit. Gerade zu Beginn ist dies wichtig, um Fans u. Follower zu gewinnen. Vorher gilt es aber erst die Hausaufgaben für die Social Media Kanäle zu machen.