Prozessmanagement im Wandel der Zeit

Es gibt wohl keinen Bereich eines Unternehmens, der mittlerweile nicht in irgendeiner Art und Weise vom digitalen Wandel betroffen ist. Wir haben den langjährigen Prozessmanager der Digicomp gefragt, wie die laufenden Veränderungen sich auf ihn und sein Tun auswirken.

Für einige Bereiche und Abteilungen oder auch neue Unternehmen gestaltet sich die Anpassung an die Digitalisierung wohl etwas einfacher. Sie entstehen oder formen sich gerade neu und können auf grüner Wiese auf digitalen Arbeits- und Organisationsmodellen aufbauen. Für Unternehmen, Abteilungen und Teams hingegen, die bereits eine langjährige Arbeitsgrundlage mit sich bringen, kann sich die Anpassung und der Wechsel zu neuen Arbeitsabläufen etwas langsamer und schwieriger gestalten.

Auch die Digicomp ist mittendrin im digitalen Wandel. Zurzeit richtet sich das Unternehmen neu nach der Scrum-Methode aus und wirbelt damit alteingesessene Prozesse und Abläufe tüchtig auf. Wir wollten wissen, wie Hans Peter Bärtschi, der langjährige Prozessmanager der Digicomp, die Situation aus fachlicher, aber auch persönlicher Sicht erlebt.

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Hans Peter, du stehst der Digicomp seit bald 11 Jahren als externer Berater im Prozessmanagement zur Seite. Nach welchem Prinzip wurden die Prozesse bis anhin angegangen?

Prozessgestaltung braucht eine klare Sicht und Vorwegnahme der abschätzbaren Entwicklung der Zukunft. Wir haben dazumal zuerst Markt- und Kundenbedürfnisse analysiert und daraus die Unternehmensstrategie festgeschrieben. Die Prozessarchitektur und die Modellierung der Prozesse wurden auf die Strategie ausgerichtet. Wir waren gründlich: Die Prozessarchitektur zeigt zuoberst die Wertgestaltungsprozesse (Richtig: Nicht Wertschöpfung, sondern Wertgestaltung!) mit der Ausrichtung auf unsere Kundinnen und Kunden. Darunter platzierten wir die Supportprozesse und zuunterst die Managementprozesse als Fundament. Die Prozesse wurden laufend optimiert und in den vergangenen 10 Jahren in der Wertgestaltung 3-mal grundsätzlich überarbeitet. Das Prozessmanagement-System ist nebenbei auch zertifiziert nach ISO9001, ISO 29990 und eduQua. 2015 wurde Digicomp mit der Anerkennung EFQM R4E**** (Recognised for Excellence) ausgezeichnet.

Digicomp setzt neu auf die Scrum-Methode. Was hältst du grundsätzlich von dieser Idee?

Scrum ist eine gute Methode. Ich bin überzeugt, dass diese Systematik bessere Ergebnisse zeigen wird als unser bisheriges Vorgehen nach konventionellem Projektmuster (Wasserfallmethode). Das Planen von Sprints mit einem Zeithorizont von wenigen Wochen ist ein eindeutiger Vorteil. Ähnelte bisher die langfristige Planung bei komplizierten Projekten nicht oft dem Kaffeesatzlesen?

Du hast, wie alle Digicomp Mitarbeitenden im Rahmen dieses Changes eine Scrum-Schulung besucht. Was ist nach diesem Kurs deine persönliche Einschätzung?

Mir wurde klar, dass Scrum eine beeindruckende agile Methodik ist, um Produkte und Dienstleistungen gezielt zu entwickeln respektive weiterentwickeln. Scrum ist aber nur eine Methodik und nicht gleichzusetzen mit der agilen Organisation. Agilität im Unternehmen fordert ein Umdenken und Experimentieren in vielerlei Hinsicht. Und das hat mit Scrum nicht viel zu tun.

Wie wirkt sich dieser Wandel konkret auf deine Arbeit als Prozessmanager aus?

Wir haben analysiert, wo genau Scrum unsere Prozesse verändert. Der Anpassungsbedarf an den Prozessen ist im Produktbereich und zwar auf der Ebene der Produktgruppen. Zudem erachten wir auch unser ERP-System als Produkt und rücken ihm mit Scrum auf die Pelle.

Wir orientieren uns neu. Ob wir die veränderten Prozesse in der heutigen Dokumentationsart weiterführen oder direkt in unser ERP-System überführen, ist noch nicht entschieden. Bei beiden Varianten werden die Prozessfestlegungen noch einfacher und knackiger werden. Unser hoher Stand der Digitalisierung erlaubte uns schon bisher, die Prozesse bei digitalen Prozessteilen minimalistisch zu beschreiben. Details steuern die Workflows im ERP-System und hier halten wir uns zurück mit Beschreibungen.

Meine Arbeit ist, zu analysieren, was abgeht und die meist spontanen Änderungen von Prozesseignern und Prozessanwendern zu erfassen und in Absprache mit ihnen in der Prozessdokumentation einzubinden. Eben agil. Ich sehe meinen Beitrag als Supporter und Enabler.

Prozessmanagement und Scrum – a match made in heaven oder eher Rosenkrieg?

Weder noch. Bahn frei für agile Methoden und Agilität in Organisationen! Auch Scrum ist ein Werkzeug ohne Wunderwirkung. Die beiden Entwickler von Scrum, Ken Schwaber und Jeff Sutherland gestehen; «Scrum ist leichtgewichtig, einfach zu verstehen und schwierig zu meistern». Der Weg zum agilen Unternehmen gleicht einer Expedition!

Die Digitalisierung schreitet stetig voran. Was sind deine Empfehlungen an Kolleginnen und Kollegen aus dem Prozessmanagement-Bereich?

Die digitale Transformation kommt nicht, sie ist schon lange voll im Gange. Bleiben Sie flexibel und werden Sie agil. Akzeptieren Sie, dass es auch mal etwas anders läuft als festgelegt und eigentlich vorgeschrieben. Geben Sie den Prozessinvolvierten Support.

Vor allem: Stellen Sie sicher, dass die Strategie klar ist, bevor Sie die Prozesse modellieren oder umgestalten! Bauen Sie auf kompetente und verantwortungsvolle Mitarbeitende und fördern Sie Teams.