Digitale Transformation der Arbeitswelt (6): Zugang zu Informationen

Im letzten Artikel der Serie haben wir angefangen, uns die digitale Transformation der Arbeitswelt in einer Geschichte von zwei (fiktiven) Arbeitnehmern bildlich vorzustellen. Sie haben eine Allianz geformt, um ihre Arbeitsumgebung moderner zu gestalten. Nun ergibt sich die erste Gelegenheit dazu.

Die Herausforderung

Luca hat ein neues Projekt bekommen. Mit bestem Wissen und Gewissen hat er angefangen, Informationen zusammenzusuchen, die ihm dabei helfen, den Kunden bestmöglich zu betreuen. Enttäuscht stellt er fest, dass dieses Wissen im Unternehmen sehr schwierig zu finden ist. So bittet Luca seinen Vorgesetzten Daniel um ein Gespräch.

«Daniel, hast Du kurz Zeit?»

«Ja klar, ich habe etwa 5 Minuten. Worum geht’s?», antwortet Daniel und klappt seinen Laptop zu, um sich Luca völlig zuzuwenden.

«Ich habe gerade einen neuen Kunden. Damit ich mich für das Gespräch besser vorbereiten kann, habe ich zuerst in unserem Ordner und dann im Intranet nach Informationen zu diesem Kunden gesucht – und wurde nicht wirklich fündig. Dann habe ich Maria, Beat und Jörg gefragt, ob sie mal ein ähnliches Projekt hatten und wie ihre Erfahrungen damit waren. Sie alle haben aber gesagt, sie seien gerade beschäftigt und ich soll später kommen …»

Das Potenzial wird erkannt

Für Daniel ist klar: Luca kennt keine Welt ohne Internet! Bisher war es immer so, dass er, wenn er eine bestimmte Information brauchte, einfach gegoogelt hat. So kann er auch nicht verstehen, warum es in einem Unternehmen so schwierig ist, Wissen zu teilen!

«Es stimmt, ich merke immer mehr, dass wir in Sache Wissensmanagement noch viel zu tun haben», gibt Daniel zu.

Luca merkt, dass Daniel ihn versteht und fährt enthusiastisch fort: «Wenn Informationen leicht zugänglich werden, kann Wissen von der gesamten Organisation genutzt werden. So können wir doch alle profitieren! Vor allem für die Entwicklung von Innovationen.»

«Wie meinst du das?», fragt Daniel, der Innovation schon lange auf der Agenda hat.

«Innovation passiert ja nicht in einem Vakuum. Um innovativ zu werden, müssen wir verschiedene Perspektiven einnehmen können und nicht in den festgefahrenen Strukturen denken. Ich finde, wir nutzen das Potenzial unseres Teams viel zu wenig aus», sagt Luca und erinnert sich dabei an seine Startup-Erfahrung, bei der sich das damalige Team kontinuierlich ausgetauscht hat.

«Ich kann dir gleich ein paar Tools zeigen», fährt er fort und nimmt sein Smartphone in die Hand.

«Gerne, aber nicht heute. Gleich habe ich eine Sitzung. Lass uns demnächst wieder darüber sprechen!»

Was heisst das für Sie?

Das Wissen Ihres Unternehmens kann Ihre wichtigste Ressource im digitalen Zeitalter sein. Achten Sie deswegen darauf, wie der Zugang zu Informationen in Ihrem Unternehmen gestaltet ist. Sind Informationen gut auffindbar und vor allem: Teilen Ihre Mitarbeitenden ihr Wissen untereinander?

Dazu braucht es sicher eine geeignete Plattform, aber zuerst einmal die richtige Unternehmenskultur, die offen und vernetzt ist (lesen Sie dazu auch den Beitrag zur Unternehmenskultur).

Wie Sie ganz konkret anfangen können

Zu einer offenen und vernetzten Arbeitskultur können Sie bereits mit ganz kleinen Schritten beitragen, z.B. wenn Sie regelmässig Teamsitzungen abhalten und jedes Teammitglied um ein kurzes (3–5 minütiges) Update mit folgender Struktur bitten:

• Was ist die beste Neuigkeit seit der letzten Sitzung?
• Welche Themen beschäftigen ihn oder sie gerade am stärksten?
• Wo könnte er/sie Hilfe von anderen benötigen?

Und wenn Sie einige, konkrete digitalen Tools kennenlernen möchten, die es Ihnen erleichtern, Informationen im Unternehmen effizienter teilen, lesen Sie den nächsten Beitrag der Serie «Digitale Transformation der Arbeitswelt». Darin wird es um Kommunikationswege gehen.