Digitale Kompetenzen für eine neue Arbeitswelt

Kann der IT-Netzwerk-Spezialist ein Netzwerk aufsetzen, betreuen und supporten? «Natürlich!», werden Sie sagen. Schliesslich gibt es genaue Anforderungen und Kompetenzen, die dafür erfüllt sein müssen.

Wie steht es jedoch mit dem Rest Ihrer Mitarbeitenden? Wie kompetent sind die Mitarbeitenden online und in der digitalen Welt des 21. Jahrhunderts wirklich? Haben Sie Anforderungskataloge und Kompetenzen definiert? Wenn ja, welche sind das? Und wie kompetent sollten Ihre Mitarbeitenden denn sein, um marktfähig zu bleiben? Was heisst es genau, digital kompetent zu sein und wie kann ein Unternehmen sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden auf dem aktuellen Stand sind und für die Zukunft «sicher» sind?

Moore’s Gesetz ad absurdum

Moore’s Gesetz besagte einst, dass sich das Potenzial der Datenverarbeitung jedes Jahr verdoppelt. Diese exponentielle Steigerung bedeutet, dass eine Micro-SD-Karte heute mehr Daten enthalten kann als ein gesamter Computer vor 10 Jahren. Ein iPhone hat 10-Mal so viel Rechenleistung wie die Computer, die die NASA bei der Mondlandung benutzte. In dieser schnelllebigen Umgebung muss sichergestellt werden, dass alle Mitarbeitenden die digitale Sprache der heutigen Medien verstehen und anwenden können.

Das Spannende am Moor’schen Gesetz: Es hat sich bereits selbst überholt. Das droht unter Umständen Ihren Mitarbeitenden – dass sie überholt werden.

Denn ob Mitarbeitende fähig sind, digitale Strukturen zu nutzen und deren Anwendung ausreichend verstehen, kann mittels eines 5-Punkte-Systems erkannt und erarbeitet werden. Hierbei ist zu beachten, dass nicht jeder Mitarbeiter auf demselben Level sein muss. Ein Facility Manager muss nicht dieselben digitalen Kompetenzen aufweisen wie ein Sachbearbeiter im Kundendienst eines Software-Unternehmens oder ein Webdesigner. Es muss deutlich gemacht werden, auf welcher Stufe sich ein Mitarbeiter befinden sollte. Dann kann erarbeitet werden, wo noch Ausbildungsbedarf besteht oder wo Kenntnisse, die bereits vorhanden sind, gut genutzt werden können. Es ist die Aufgabe des Managements, dies zu erörtern, zu fördern und zu begleiten – hoffentlich, nachdem sie selbst die eigenen Anforderungen und Kompetenzen geklärt haben. Gehen wir nun nachfolgend auf die einzelnen fünf Bereiche ein.

1– Der Umgang mit Informationen und Daten

Die Datenverarbeitung ist ein weitreichender Bereich, der die meisten Unternehmen betrifft. Es existiert kaum eine Firma, die keinen Bedarf an umfangreicher Bearbeitung von vielfältigen Datensätzen (sei es Kundendateien, Abrechnung, interne Dokumente, Produktketten) hat. Es ist wichtig, kompetente Mitarbeitende zu haben, die Daten schnell und ordentlich ohne Umwege speichern, ordnen, sortieren und verarbeiten können. So können Informationen recherchiert, neue Abläufe erstellt und Karteien kostengünstig gepflegt werden. Datenverarbeitung ist der Grundsatz eines jeden Ablaufs in der EDV. Jede Firma ist im Grunde genommen nur ein Netzwerk aus Daten, Informationen – und Wissen.

Wenn betriebsrelevante Informationen nicht ordentlich verarbeitet und weitergeleitet werden können, kann ein sogenannter «Brain Drain» entstehen – ein Wissensverlust.

Die Basis dieser Kompetenz ist sehr allgemein üblich – kaum jemand kann heute nicht Dinge in Suchmaschinen recherchieren und dann diese Information oder Datei auf dem PC speichern. Ein kompetenter Mitarbeiter kann hier durch systemische Abspeicherung und dem Erstellen von Backups hervorstehen. Wenn es Mitarbeiter gibt, die komplexe Suchabfragen erstellen und so gezielt Ergebnisse finden oder Daten und Dateien in die gebrauchten Formate umwandeln können, kann davon ausgegangen werden, dass diese Mitarbeiter eine hohe Kompetenz aufweisen. Diese Mitarbeiter sollten für komplizierte Recherchen eingesetzt werden.

Falls es an dieser Kompetenz mangelt, können erfahrenere Mitarbeiter schnell und problemlos gegebene Wissenslücken füllen, da es sich hierbei nicht um eine weitreichende oder schwierige Disziplin handelt.

2– Die Kommunikation und Zusammenarbeit

Wie kann eine neue Produktidee von der Planung bis zum Verkauf gebracht werden? Wie kann ein Problem gelöst werden? Wie wird eine Firma zusammengehalten? Was macht eine Gruppe von einzelnen Teams mit individuellen Aufgabenbereichen zu einem erfolgreichen Unternehmen?

Nur durch kompetente und rationell organisierte Kommunikation und Zusammenarbeit können Probleme schnell in Angriff genommen werden. Die digitalen Medien machen interne und externe Kommunikation heute unglaublich einfach. E-Mails, VoIP Services (wie Skype), SMS, Chats oder Webseiten-Interfaces erlauben es, innerhalb von Sekunden mit Mitarbeitenden in Kontakt zu treten – egal, wo sie sich befinden.

Durch effektive Kommunikation und die Nutzung von korrekten Schnittstellen und Plattformen kann ein Unternehmen Missverständnissen, Konflikten und Problemen vorbeugen und gleichzeitig eine Atmosphäre schaffen, die die Ideenschaffung fördert.

Mitarbeitende, die erfolgreich in der digitalen Welt kommunizieren können, verstehen die Grundlagen wie E-Mail, Skype oder SMS, können soziale Medien nutzen und haben Kenntnis von Plattformen zur Koordination (Google Docs etc). Kompetente Mitarbeitende verstehen darüber hinaus, online Funktionen wie E-Banking zu nutzen und können Dokumente und Informationen online teilen sowie in Teams bearbeiten. Darüber hinaus gibt es Mitarbeitende, die in der Online-Kommunikation versiert sind und in allen Plattformen (Micro-Blogging, Chaträumen, Videokonferenzen, App-Sharing) Kompetenzen aufweisen. Diese Mitarbeitenden sollten in Bereichen wie Projektmanagement und der Kommunikation mit Kunden (z.B. über Social Media) Verantwortung übernehmen können.

Es gibt zahlreiche Trainings, die Kompetenzen in Online-Kommunikation anbieten. Jedoch ist es in diesem Bereich oft ausreichend, Mitarbeitenden den Anreiz zu bieten, sich selbst in diesen Bereichen fortzubilden, oder Erfahrungen aus dem privaten Leben in die Arbeitswelt zu integrieren. Ziel muss es hier sein, einen flüssigen und barrierefreien Kommunikationsfluss zu schaffen, der allen die Arbeit und Kollaboration erleichtert.

3– Das Erzeugen digitaler Inhalte

Können Mitarbeitende, die ein Handbuch erstellen, gut mit Textverarbeitungsprogrammen, Internetprogrammen, Content Hubs und Social-Media-Plattformen etc. umgehen? Sind Mitarbeitende, die in der Datenverarbeitung beschäftigt sind und Tabellen betreuen müssen, noch auf tatsächliche Tabellen angewiesen oder wird der Datensatz bereits in einer Infografik aufbereitet? Das Erzeugen, Betreuen und Verwalten digitaler Inhalte ist in der heutigen Arbeitswelt das A und O. Kaum ein Produkt kann heute erstellt werden, ohne dass es in einer digitalen Form geplant wird. Egal, ob es sich um ein Architekturbüro handelt, das mittels komplizierter Programme hochwertige Gebäudepläne erstellt, oder um ein kleines Geschäft in der Nachbarschaft, das die Buchhaltung mittels Microsoft Excel führt. Firmen müssen in der heutigen Welt digitale Daten erschaffen können, die nicht nur abgelegt, sondern auch kommuniziert werden können.

Die meisten Menschen haben heute zumindest eine grundlegende Erfahrung darin, Dokumente zu erstellen oder Informationen in Tabellen einzufügen. Dies sollte in der heutigen Berufswelt selbstverständlich sein. Dokumente zu editieren, die von anderen erstellt wurden, und einfache Änderungen an Einstellungen vorzunehmen, sollte ebenso wenig ein Problem für die meisten Mitarbeitenden darstellen. Denn diese Kompetenzen werden nicht nur im Berufsleben gebraucht, sondern werden oft im Privatleben erlangt, ohne dass es einer besonderen Schulung bedarf. Kompetente Mitarbeitende, die sich darüber hinaus für die Online-Erstellung von Inhalten interessieren, können Blogs erstellen, kompliziertere Formatierungen in Sprachverarbeitungsprogrammen vornehmen und einfache Formeln in Tabellen nutzen. Ebenso verstehen diese Mitarbeitenden die Grundsätze von Programmiersprachen und können ggf. diese Sprachen einordnen und entziffern. Profis in diesem Bereich können nicht nur einfache Programme verwenden, sondern verstehen sich darauf, vielfältige Inhalte in zahlreichen Medien (Videos, Blogs, Vlogs, Apps) zu erstellen und zu programmieren. Diese Mitarbeiter sollten möglichst in kreativen Bereichen angesiedelt werden, wo sie mit ihren Kenntnissen das Branding der Firma professionell erscheinen lassen und ein einheitliches Erscheinungsbild präsentieren können.

Um Mitarbeitende in diesem Bereich zu Profis auszubilden, bedarf es einer weitreichenderen Schulung, da diese Kenntnisse (wie Programmierung) oft nicht gang und gäbe sind. Mitarbeitende mit einem Interesse an diesen Kenntnissen sollten gefördert werden, da solche Fähigkeiten nicht grossflächig gebraucht werden. Es genügt, wenn es einige Mitarbeitende gibt, die diese Kompetenzen vollständig nutzen können. Der Rest der Mitarbeitenden sollte sich auf einem durchschnittlichen Level befinden.

4– Das Thema Sicherheit

Es sollte kaum Mitarbeitende geben, denen nicht bewusst ist, dass die Online-Welt zahlreiche Sicherheitsprobleme mit sich bringt. Wenn Daten online nicht geschützt werden, können vielerlei Probleme für ein Unternehmen entstehen – vom Datenverlust bis hin zum Verstoss gegen Datenschutzgesetze. Daher ist es ungemein wichtig, dass die firmeninterne Datenschutzregelung und Firewall ordentlich geführt und gehandhabt wird. Hier darf es nicht an Professionalität und Know-how mangeln. Je nachdem, wie sensibel die Daten sind, die das Unternehmen handhabt, müssen Vorkehrungen getroffen werden, die die Sicherheit der eigenen internen Kommunikation sowie der Kundendaten sicherstellen.

Die Basis bilden hier Mitarbeitende, die verstehen, dass Daten geschützt werden müssen und die begreifen, dass eigene PCs und PCs des Unternehmens stets mit einem Anti-Virus-Programm versehen sein müssen. Ebenso sollten alle Mitarbeitenden zumindest im Prinzip verstehen, dass es Wege gibt, diese Daten gezielt zu schützen und zu verschlüsseln. Wenn ein Unternehmen jedoch mit sensiblen Daten arbeitet, sollten alle Mitarbeitenden auf einem höheren Niveau mit problematischen Daten umzugehen wissen. Mitarbeitende, die eine höhere Kompetenz aufweisen, verstehen, dass Passwörter unterschiedlich sein müssen. Oder sie erkennen, wenn Webseiten oder Kommunikationen verdächtig sind. Profis in diesem Bereich können Netzwerke gezielt schützen und Angriffen von aussen vorbeugen. Mitarbeitende im Bereich der Cloud und System-Administratoren müssen unbedingt die höchstmögliche Kenntnis und Kompetenz in diesem Bereich aufweisen und sollten einen Abschluss in diesem Bereich erlangt haben, um ausreichend kompetent zu sein.

Es ist unbedingt nötig, dass alle Mitarbeiter, egal auf welchem Level oder in welchem Berufszweig sie arbeiten, auf jeden Fall die Grundlagen der Datensicherheit verstehen. Wenn hier Lücken bestehen, muss dies gezielt trainiert und verbessert werden. Es darf hier keinen Mitarbeiter geben, der diese Grundsätze nicht versteht, da dies die gesamte Firma in Gefahr bringen kann. Es sollte regelmässig darauf hingewiesen werden, und Kurse oder Auffrischungsseminare sollten zur Verfügung gestellt werden, sodass alle Mitarbeitenden auf einem hohen Level diese Kompetenz besitzen.

5– Die integrierte Problemlösung

Jeder Arbeitsschritt ist im Grunde genommen ein Problem, das gelöst wird. Egal, ob es sich um Produktentwicklung, die Bereitstellung eines Services oder um die Erstellung von Daten handelt – der heutige Arbeitsmarkt verlangt es jedem ab, jederzeit schnelle und gute Lösungen für ein Problem zu finden. Wie also kann diese grundsätzliche Kompetenz als eine digitale Kompetenz gewertet werden? Digitale Probleme entstehen, wenn Programme oder Prozesse nicht das gewünschte Ergebnis erzielen. Dies reicht von einem eingefrorenen Cloud-Dienst auf dem Smartphone bis hin zu einer Produktionskette, die fehlerhafte Produkte liefert und neu programmiert werden muss.

Jeder Mitarbeiter sollte inzwischen die Grundsätze des sogenannten «Troubleshooting» kennen: den Laptop oder das Programm neu starten, die neueste Version einer Anwendung aus der Cloud installieren usw. Dies sind Fähigkeiten, die oft auch im Privatleben Anwendung finden. Darunter fällt z.B. die Fähigkeit, digitale Lösungen für reale Probleme zu finden (z.B. einen digitalen Flyer zu erstellen und auf dem eigenen sozialen Netzwerk zu verbreiten). Eine höhere Kompetenz weisen Mitarbeitende auf, die bereits wissen, wie sie Anwendungen und Programme gezielt zur Problemlösung hin ändern und nur Programme nutzen, die für die gewünschte Aufgabe gemacht wurden. Diese Mitarbeitenden denken mehr digital als real und finden für die meisten Probleme eine digitale Lösung. Mitarbeitende, die alle Probleme als ein digitales Problem interpretieren können, verschiedenste Anwendungen, Programme und Geräte nutzen können, um Probleme in Angriff zu nehmen und ihre Kenntnisse immer auf dem neuesten Stand halten, sind in diesem Fall die Mitarbeitenden, die in der Produktion oder im Produktdesign gut aufgehoben sind.

Es sind oft nur wenige Mitarbeitende, die eine vollkommene digitale Problemlösung anstreben. Je nachdem, in welchem Bereich das Unternehmen tätig ist, ist dies auch nicht nötig. Hier sollten Interessen gefördert werden und Kompetenzen, die Mitarbeitende aus dem Privatleben haben, in die Arbeitswelt integriert werden. Dennoch kann in vielen Bereichen eine digitale Herangehensweise an allgemeine Prozesse die Arbeit erleichtern und die Produktion beschleunigen.

Was bedeutet das für Sie und Ihr Unternehmen?

Digitale Kompetenz erstreckt sich in alle Bereiche eines modernen und gut geführten Unternehmens. Egal, ob Produktentwicklung, Design, Kundenverwaltung oder Kundendienst. Jeglicher Aspekt kann digital in Angriff genommen werden und sollte durch Computerkenntnisse bereichert werden. Mitarbeitende verstehen im Allgemeinen sehr gut, dass in der heutigen Welt nur derjenige gewinnt, der sich auch aktiv in diesem Bereich fortbildet. Daher sollte es für das Management kein Problem darstellen, die Mitarbeiter zur Weiterbildung zu motivieren.

Um zu erkennen, wo noch Verbesserungsbedarf besteht, können Fragen gestellt oder «Shadowing Sessions» veranstaltet werden. Dabei begleiten digital kompetente Mitarbeiter ihre Kolleg/-innen während einer gewissen Zeit, um herauszufinden, wo Wissenslücken bestehen, wo noch Prozesse analog geführt werden, wo die digitale Welt insgesamt bessere Möglichkeiten bietet.

Es lohnt sich, hier in Mitarbeitende zu investieren, da viele Probleme schneller und günstiger gelöst werden können. Wenn Mitarbeitende selbstständig kleine Digitalisierungsprobleme in den Griff bekommen, kann ein EDV-Mitarbeiter sich auf wichtige Dinge wie Datenschutz und Systemadministration konzentrieren. Ein Designer kann bessere Kampagnen entwerfen, wenn seine Arbeit bereits durch das Verständnis und die Vorarbeit seiner Kollegen erleichtert wurde. Produktionsketten können besser laufen und die Kommunikation zwischen den einzelnen Teams kann die Arbeit des gesamten Unternehmens erleichtern.

Darüber hinaus ist das Verständnis wichtig, dass sich diese Kompetenzen immer weiterentwickeln. Diese Arbeit kann niemals stillstehen. Es ist unmöglich, eine Kompetenz in diesen digitalen Disziplinen für immer einfach zu «haben».

Jemand, der noch vor zwei Jahren vollkommen über alle Bereiche Bescheid wusste, sich aber seither nicht mehr weitergebildet hat, hat keine Kompetenz mehr übrig, da sich die digitale Welt so schnell wandelt – Moore’s Gesetz lässt grüssen.