Tools für ToDos – Planner, Wunderlist, To-Do und Teams

Sich zu organisieren, gehört in der heutigen Arbeitswelt dazu, aber womit geht’s am besten? Wir stellen Ihnen kurz die Tools «Planner», «To-Do», «Teams» und «Wunderlist» vor, und zeigen, wie Sie sich und Teams oder Gruppen damit organisieren, einander Tasks zuweisen und nicht zuletzt den Überblick über alle Aufgaben behalten können.

Wunderlist

Abbildung 1: Oberfläche Wunderlist

Wunderlist kann man im Browser verwenden oder lokal als App herunterladen. Zu erfassten Aufgaben kann man ein Fälligkeitsdatum und Erinnerungen hinzufügen. Man kann die Aufgaben auch an andere Personen im Team oder an externe Projektmitarbeiter zuweisen.

Wie man im Screenshot sieht, kann jede Aufgabe kommentiert und diskutiert werden. Man kann ebenfalls Dateien anhängen, die für die Erfüllung der Aufgabe wichtig sind.

Aufgaben werden standardmässig einer Liste zugeordnet. Man kann mehrere Listen definieren, z.B. für verschiedenen Kunden oder Projekte. Wichtige Aufgaben kann man mit einem Stern als «wichtig» bezeichnen, sodass man einen besseren Überblick über «Must-To-Do’s» behalten kann.

Abgesehen von den Kommentaren und Diskussionen der einzelnen Aufgaben, bietet Wunderlist keine dedizierte Möglichkeit zum Chatten. Jedoch bietet Wunderlist ein Add-In für Outlook, was eine Kommunikation über E-Mail möglich macht.

To-Do

Abbildung 2: Oberfläche To-Do

To-Do ist ein neues Tool von Microsoft, das nach der Akquisition von Wunderlist veröffentlicht wurde. Da es von den gleichen Entwicklern stammt, funktioniert es ähnlich wie Wunderlist, jedoch mit ein paar Features weniger. Man kann auch bestehende Aufgaben von Wunderlist importieren. Ein Sync oder Export zurück in Wunderlist ist jedoch nicht möglich.

To-Do bietet ebenfalls die Möglichkeit, mehrere Listen zu erstellen. Wichtige Aufgaben, die man heute erledigen will, kann man zur vordefinierten Liste «Mein Tag» hinzufügen. Diese Liste wird jeden Abend geleert, sodass man jeden Tag aufs Neue evaluieren muss, welche Aufgaben oberste Priorität haben.

Eine Synchronisation und Verwaltung der Aufgaben ist von Outlook aus möglich. Zum jetzigen Zeitpunkt bietet To-Do aber noch nicht die Möglichkeit, Aufgaben anderen Personen zuzuweisen.

To-Do kann im Browser verwendet oder auch als App lokal heruntergeladen werden.

Planner

Abbildung 3: Oberfläche Planner

Planner ist der Task Manager für Teams. Als Teil von Office 365 – Groups, integriert sich Planner in «Teams» von Microsoft. Je nach Kunde oder Projekt kann man verschiedene sogenannte Pläne erstellen. Innerhalb der Pläne kann man verschiedene Aufgabenlisten (genannt Buckets) definieren. Die Aufgaben können anderen Personen zugewiesen werden. Ein gutes Feature ist, dass man offene Aufgaben auf verschiedene Arten darstellen bzw. gruppieren kann. Standardmässig werden Aufgaben nach Bucket gruppiert. Zusätzlich kann nach Fortschritt (Status) oder nach Zuweisung gruppiert werden.

Es ist keine externe Kommunikation möglich und als eigenständige App ist Planner nicht verfügbar. Erst durch Integration mit «Teams» ist Planner als App verfügbar.

Teams

Abbildung 4: Oberfläche Teams

Teams ist ein Chat-Programm ähnlich wie Slack, jedoch mit dem Vorteil, dass es eng in Office 365 eingebunden ist. Somit kann man fast alles innerhalb von Teams erledigen: Kommunikation, Dokumente bearbeiten, To-Dos erfassen und zuweisen und vieles mehr.

Teams ist folgendermassen aufgebaut: Es gibt die namensgebenden Teams. Jedes Team kann mehrere Channels haben, über die man chatten kann. Beispielsweise erstellt man ein Team für einen Kunden. In diesem Team hat man dann einen Channel für Allgemeines und weitere Channels für die jeweiligen Projekte, die gerade beim Kunden laufen. Man kann natürlich auch direkt mit Teammitgliedern chatten und muss dafür nicht extra einen neuen Channel eröffnen.

Externe User können seit September 2017 als Guests in Teams eingeladen werden.

Fazit

Abbildung 5: Vergleich der Features

Wir haben in diesem Beitrag nun einige Tools angeschaut. Dabei fällt auf, dass kein Tool zwingend besser ist als das andere, jedoch je nach Bedarf geeigneter sein kann:

• Wunderlist für die Organisation einer kleineren Gruppe (www.wunderlist.com)
• Planner für Planung innerhalb des Unternehmens
• Teams für Unternehmenskommunikation und -planung. Teams ist von den verglichenen Tools das umfassendste (von den Funktionalitäten her) (products.office.com/de-CH/microsoft-teams)
• To-Do für eigene Tasks (products.office.com/de-de/microsoft-to-do-list-app)

Kennen Sie andere Tools?

Ich wünsche Ihnen viel Spass beim Ausprobieren! Kennen Sie andere Tools und haben gute Erfahrungen gemacht? Ich freue mich auf Ihre Tipps über die Kommentarspalte.