Offline gehen um besser online zu performen

Billingg: – der Arbeitskollege schickt die angeforderte Excel Liste per Mail und fragt nach der Mobilnummer des neune Kunden – Srrr Srrr: Der aktuelle Kunde schickt das fehlende Logo per Whatsapp – „geht schneller so 😉 Danke!!!“ DingDing – eine Reaktion auf den neusten Facebook Post. Ein Herz? Roter Zorn-Smiley oder eine Frage? ClickClick – schnell auf Twitter kontrollieren, ob der Hashtag bereits weiterverwendet wurde: Was für ein Luxus, was für eine Effizienz! Alles gleichzeitig, alles parallel: Das ist Arbeiten. Im Zug. Auf dem Nachhauseweg. NACH Büroschluss.

Handelt es sich hierbei um den Traum oder Alptraum eines Social Media Managers? Lässt sich sicherlich nicht pauschal beantworten aber eines ist klar: Gesund und effizient ist dies selten. Effizienz (wie natürlich auch die Gesundheit) ist erstrebenswert aber auch nicht zu verwechseln mit Effektivität:

• Effektivität ist das Mass für die Zielerreichung. Sie zeigt an, wie nah ein erreichtes Ergebnis dem vorher angestrebten Ziel kommt. Hier spricht man auch von der Wirksamkeit.
• Effizienz beschreibt das Verhältnis zwischen Input und Output. Es geht also um das Ergebnis in Anbetracht des nötigen Aufwands. Hier spricht man auch von der Wirtschaftlichkeit.

(Quelle: http://karrierebibel.de/effizienz/)

Für eine effiziente Arbeitsplanung benötigt man in erster Linie Stift und Papier oder eine Tastatur und ein leeres Dokument. Um unnötige Ablenkungen zu vermeiden geht man hierzu idealerweise kurz offline.

Folgende 5-Punkte Checkliste sollte hierzu berücksichtigt werden:

1. Zeitpläne erstellen

Meetings, Präsentationen, Arbeitsessen: Ständig ist man beschäftigt und die Aufgaben scheinen kein Ende zu nehmen. Statt sich von einem Termin zum nächsten zu hetzen, sollten Arbeitswütige Zeitpläne erstellen. So wird klar, in welche Aufgaben man wie viel Zeit investieren möchte – und auf welche man getrost verzichten kann. Aber Vorsicht: Nur realistische Ziele sind echte Zeitsparer. Übervolle Tagespläne führen zu mehr Stress und Überforderung. Dies kann im gleichen Rahmen auch für die Erstellung von Social Media Redaktionsplänen angewendet werden. Am einfachsten immer am gleichen Wochentag zur selben Zeit die gesammelten Inhalte entsprechend Bündeln und zusammenstellen. So können sich auch Mitarbeiter, welche Inhalte für Social Media abliefern müssen, nach diesen Rhythmus richten. Die Betreuung der Social Media Kanäle sollte auf zwei bis maximal drei Zeitfenster am Tag gelegt werden. Vermeiden Sie es bei jeder Benachrichtigung (oder aus Langeweile) alle paar Minuten die verschiedenen Kanäle zu checken.

2. Arbeitsplatz ordnen

Versinkt der Arbeitsplatz in einem Chaos aus Papiertürmen und Post-Its, geht das an die Arbeitszeit. Denn mit der Ordnung auf dem Schreibtisch verfliegt auch die Ordnung im Kopf. Damit wieder effektiv und zeitsparend gearbeitet werden kann, kommt man nicht um eine “Kernsanierung” herum. Wichtig ist, dass das Aufräumen kein einmaliges Ereignis bleibt.

3. Nein sagen können

Bei ewigen Ja-Sagern ist der Stress vorprogrammiert. Denn wer seinen Kollegen ständig entgegenkommt, findet am Ende keine Zeit für sich selbst. Daher gilt es, die wichtigen Sachen raus zu picken und die nebensächlichen zu streichen – auch wenn es heißt, einen Kollegen freundlich, aber konsequent abzuweisen. Das sorgt nicht nur für mehr Zeit und weniger Belastung, sondern auch für ein besseres Selbstbewusstsein. Das Argument “Poste doch schnell auf unseren Kanälen etwas zu unserem neuen…” – Nein! Ernsthaft geführte Social Media Kanäle basieren auf einem Konzept und durchgeplantem Content. Natürlich kann man in entsprechenden Situationen (Krisenkommunikation oder spontane, taktisch kluge Marketing-Entscheide) schnell handeln, muss und kann diesen Vorteil aber nicht als Voraussetzung nehmen.

4. Richtig Pause machen

Wer auf seine Pausen verzichtet, um abends schneller das Weite zu suchen, handelt kontraproduktiv. Ohne den täglichen Kurzurlaub für Körper und Geist fällt die Konzentration auf den Nullpunkt. Beschäftigte müssen daher unbedingt auf regelmäßige Pausen achten! Der Lieblingstee, ein Plausch mit den Kollegen oder einfach nur fünf Minuten Zeit für sich geben dem Workflow den nötigen Energie-Kick.

5. Produktiv arbeiten

Ausgelaugt vom Bürotag, aber für das morgige Meeting noch nicht vorbereitet? Wer sich in solchen Situationen nochmal an die Arbeit macht, steht auf verlorenem Posten. Ist der Akku einmal leer, arten die einfachsten Dinge zu qualvollen Zeitfressern aus. Daher sollten Aufgaben dem individuellen Biorhythmus angepasst werden. So lernen Morgenmenschen für die Weiterbildung am Frühstückstisch produktiver als Nachteulen- und umgekehrt.

(Quelle: https://www.berlin.de/special/jobs-und-ausbildung/1124441-768585.gallery.html?page=1)

So viel zum effizienten Arbeiten am Arbeitsplatz zu mehr oder weniger regulären Arbeitszeiten. Nicht zu unterschätzen sind die Aktivitäten, die ausserhalb dieses Rahmens ausgeführt werden. Hier empfiehlt sich aus Selbstschutz folgende Massnahmen zu treffen:

1. Mails manuell abrufen

Natürlich ist es praktisch, die Geschäfts-E-Mails auf dem Mobiltelefon abrufen zu können. Hier ist es jedoch elementar, dass man in den Einstellungen die Option “manuell abrufen” auswählt und nicht bei jeder eintreffenden E-Mail benachrichtigt wird. So muss an sich bewusst dafür entscheiden, E-Mails empfangen und bearbeiten zu wollen.

2. Apps Benachrichtigungen individuell einstellen

Auch bei Apps wie Facebook und Instagram ist es empfehlenswert, die automatische Benachrichtigung zu deaktivieren.

3. App Empfehlung: (OFFTIME)

Wem es doch zu viel ist, den Flugmodus zu aktivieren, wenn man für eine Weile nicht erreichbar sein möchte (oder in der Zeit gerne Musik über Spotify hören möchte) kann über das App (OFFTIME) auswählen, welche Apps dass deaktiviert werden sollen, sobald man den Dienst des Apps beansprucht. So kann man weiterhin beispielsweise über WhatsApp Nachrichten erhalten und über Spotify Musik hören.

4. Wecker zulegen

Das Mobiltelefon im Schlafzimmer ist der Killer schlechthin! Stimmungs-Killer, Schlaf-Killer und nicht selten auch Lust-Killer. Das Argument: “Aber mein Handy ist mein Wecker!” gilt nicht. Meine Empfehlung: Flip Wecker (Klein, angenehmer Ton, einfache Handhabung). Das Mobiltelefon bleibt draussen!

5.  Zeit für sich nehmen

Im Arbeitsleben ist Freizeit Gold wert. Leider verwendet man diese oft für die unangenehmen Dinge im Leben wie Putzen, Einkaufen oder Pflichtbesuche bei Verwandten. Dabei sollte doch stets eine Verabredung fest im Terminkalender stehen: die mit sich selbst. Ob Sport, ein gutes Buch oder ein entspannender Wellness-Tag, ein Date for One füllt die leeren Batterien und stärkt das Wohlbefinden.

Abstand zur Arbeit gewinnen zu können ist nicht immer einfach aber elementar und lohnt sich: Motivation, Produktivität und nicht selten auch höhere Qualität sind das Ergebnis!