Arbeitstechnik für digitale Arbeiter – gut geplant ist halb erledigt

Als Arbeiter in der digitalen Welt muss man vielseitig und flexibel bleiben: Hier ein E-Mail, ein kurzer Call mit einem Kunden und dann noch schnell die nächste Sitzung vorbereiten und schon wird man wieder via Slack von einem Arbeitskollegen etwas gefragt.

Und zuhause auf dem Sofa ist das Mobile nicht weit um doch noch schnell die Mails zu checken und schon kommte einem noch in den Sinn, dass man morgen noch diesen Anruf tätigen muss und jene Pendenz dringend erledigen muss. Diese mentalen Unterbrechungen sind nicht nur lästig – sie stören auch die Erholung und während der Arbeit den produktiven Fluss.

Mit der richtigen Arbeitstechnik lassen sich aber diese mentalen Unterbrechungen vermeiden. Schaffen Sie sich einen Platz, wo Sie alle diese losen Aufgaben, Ideen und Einfälle platzieren können. Mit einem richtigen System verhindern Sie, dass Sie Aufgaben auf einmal wieder vergessen.

Folgende Vorgehensweise hilft dabei:

• Arbeiten Sie mit einem (1!) Tool, um diese Aufgaben zu sammeln. Vermeiden Sie es, eine To-Do-Liste auf Papier, eine im Kalender und eine weitere in den Notizen auf Ihrem Mobile zu führen.
• Arbeiten Sie die Aufgaben in diesem Tool regelmässig ab
• Formulieren Sie aufgrund Ihrer Notizen den nächsten Handlungsschritt
• Arbeiten Sie Aufgaben Schritt für Schritt ab

Welches Tool ist das Richtige?

Mittlerweile gibt es unzählige Tools, die und beim “nicht-vergessen” von Aufgaben unterstützen. Was aber kein Tool für Sie erledigen kann, ist das wirkliche erledigen der Aufgabe. Primär sollten Sie also ein Tool wählen, dass Sie am besten dabei unterstützt, die Aufgabe auch wirklich zu erledigen.

Da für viele das mobile Arbeiten ein Thema ist, sollten Sie auch immer und überall auf Ihr Tool zugreifen können. So vermeiden Sie, dass sie wieder bei 3 To-Do-Listen landen.

Viele Tools, die wir im Einsatz haben, eignen sich bereits, um eine To-Do-Liste zu führen. So kann man Aufgaben einfach in Outlook notieren. Oder, falls Sie in Ihrer Firma Slack nutzen, legen Sie die Liste einfach dort an. So vermeiden Sie, dass Sie sich noch ein zusätzliches Tool anschaffen, um alle anderen Aufgaben im Griff zu behalten.

Die Routine machts aus

Auch das beste Tool nützt nur, wenn es genutzt wird. Schreiben Sie also alle zu erledigenden Aufgaben, die Ihnen durch den Kopf gehen, direkt auf. Um die losen Aufgaben die sich über den Tag angesammelt haben, schaffen Sie sich am besten ein Zeitfenster vor dem Feierabend, um diese zusammenzuführen und in vollständige Aufgaben zu übertragen. So haben Sie bereits einen grossen Teil des folgenden Arbeitstages geplant. Mit der Zeit gewinnen Sie Routine – und damit wertvolle Zeit. So können Sie getrost Ihren störungsfreien Feierabend geniessen!