Visuelle Tools machen Projektmanagement effizienter

Das Visualisieren von Aufgaben kann im Projektmanagement vieles vereinfachen. Christian Botta erklärt in diesem Beitrag seinen Ansatz.

AutorChristian Botta
Datum16.02.2017
Lesezeit5 Minuten

In meinem Blogartikel «Warum nutzen wir unser Hirn nur zur Hälfte?» wies ich kurz auf die Vorteile des visuellen Denkens im Business-Umfeld hin. Heute möchte ich konkret werden und Ihnen ein Tool vorstellen, das ich entwickelte, um einen langwierigen und ins Stocken geratenen Prozess aufzulösen.

Die Ausgangssituation

Welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten haben welche Rollen in einem Projekt?

Mit dieser Fragestellung wurde ich zu Beginn eines neuen Projekts in meiner Rolle als Coach konfrontiert. Das Projekt lief bereits ein paar Monate und da es sich bei meinem Kunden um einen Grosskonzern handelte, gab es natürlich ein definiertes Vorgehensmodell zum Thema Rollendefinition.

Der Kunde hatte eine angepasste Responsibility Assignment Matrix (RACI) erstellt, die für sämtliche zentralen Aufgaben die Kategorien «Responsible», «Approve», «Support», «Must be informed» und «Must be consulted» mit den entsprechenden Rollen (ca. 30) verknüpfte.

Mein primäres Problem war nun, dass mich die pure Flut an Informationen (30 Rollen × 100 Aufgaben) in einer Excel-Datei erschlug – von der Übersichtlichkeit ganz zu schweigen. Mir ging es nicht allein so. Wie sich schnell herausstellte, war der Abstimmungsprozess bzgl. der Validität der Matrix ein Fiasko. Die initial ausgefüllte Matrix wurde an 30 potenzielle Rolleninhaber per E-Mail versandt. Das Feedback war mehr als ernüchternd: Aufgaben waren unverständlich, Kategorien wurden von den Rolleninhabern (zurecht) nach ihrem Empfinden neu bewertet, neue Aufgaben wurden ergänzt, jedoch ohne Berücksichtigung der anderen Rollen usw.

Nach dem Einsammeln der Rückmeldungen wurde eine neue Version der RACI in einem mehrtägigen Prozess erstellt und abermals verschickt. Das Feedback der zweiten Runde glich dem der Ersten. «Willkommen im Hamsterrad!»

Der Lösungsansatz

Als visueller Denker überlegte ich mir zunächst, was ich von einer Rolle (in diesem Kontext) wissen muss, um Sie grundsätzlich zu verstehen. Ich bin auf 8 Bereiche gestossen, die ich anschliessend mit Hilfe einer Canvas visualisierte:

Projektmanagement Canvas

 

Die Aufschlüsselung der Felder:

  • Verantworten & entscheiden: Für welche Themen bin ich in dieser Rolle verantwortlich und wo muss ich Entscheidungen treffen?
  • Nein: Das sind nicht meine Aufgaben!
  • Ziel & Mission: Was ist der Zweck meiner Rolle?
  • Hinweise: Sammelbecken für alles, was nicht in die anderen Kategorien hineinpasst.
  • Tools: Kommunikationstools, Arbeitsmittel etc. Z.B.: Wir arbeiten mit einem Kanban-Board und nicht mit MS Project.
  • Hauptaufgaben: Welche zentralen Aufgaben sind mit meiner Rolle verbunden?
  • Unterstützung: Wen sollte/darf/muss ich aktiv unterstützen, um das Projektziel zu erreichen?
  • Informationstransfer: Wen sollte ich wann (zwingend) an meinem Wissen teilhaben lassen und wie gestalten wir den Austausch?

Kurse: Projektmanagement-Visualisierung

In einer immer komplexer werdenden Welt hilft die visualisierte Wiedergabe von Inhalten dabei, Botschaften auf den Punkt und Gedanken auf eine Linie zu bringen.

Hier finden Sie eine Übersicht über unsere Projektmanagement-Visualisierungs-Kurse.

In einer immer komplexer werdenden Welt hilft die visualisierte Wiedergabe von Inhalten dabei, Botschaften auf den Punkt und Gedanken auf eine Linie zu bringen.

Hier finden Sie eine Übersicht über unsere Projektmanagement-Visualisierungs-Kurse.

Die Umsetzung

Wie ging nun das Projekt weiter?

Wir überführten die Inhalte der RACI in 30 «Role Model Canvas»-Modelle und hängten diese in einer Galerie auf. Bereits bekannte Inhalte wurden mit Haftnotizen auf den A3-Canvas-Modellen fixiert. Anschliessend luden wir in einem grossen Meeting die Rolleninhaber ein und liessen sie die Galerie betrachten. Jeder Teilnehmer wurde mit Klebezetteln und Stiften ausgestattet, um weitere Punkte zu ergänzen bzw. falsche Zettel zu entfernen. Wollte ein Rolleninhaber einen Zettel auf einer anderen Canvas platzieren, musste er sich mit dem aktuellen Rolleninhaber abstimmen …

Der gesamte Prozess dauerte gut vier Stunden und die Rollen waren fixiert … (natürlich ist der geringe Zeitaufwand auch den vorangegangenen Diskussionsrunden geschuldet).

Wieder einmal zeigt auch dieses Beispiel, wie visuelles Denken wunderbar in den Projektalltag eingebaut werden kann…

Mustervorlage

Das unter der Creative Commons License erstellte «Role Model Canvas» kann kostenfrei auf der Website von Visual Braindump als grossformatige Mustervorlage heruntergeladen werden. Feedback und Fragen beantworte ich gerne zeitnah und Verbesserungsvorschläge werden in das Modell eingearbeitet.

Weitere Infos

    Über den Autor

    Christian Botta

    Christian Botta, Jahrgang 1972, ist studierter Informationswissenschaftler und Chemie-Ingenieur. Seit über 15 Jahren ist er als Führungskraft, Projektmanager und Berater tätig. Neben Zertifizierungen im traditionellen Projektmanagement (PMP®) verfügt er auch über Zertifizierungen im agilen Umfeld als Scrum Master und Product Owner. Christian ist der festen Überzeugung, dass ein gut gefüllter Werkzeugkasten an Methoden, gepaart mit ausgeprägten Kommunikationsskills sowie Empathie und Intuition die Grundlage für ein erfolgreiches Projektmanager-Dasein sind.2015 gründete Christian Visual Braindump, mit dem Ziel, die Themen Visualisierung und Projekte näher zusammenzubringen. Denn oft sagt ein Bild mehr als 1000 Konzeptseiten. Christian Botta arbeitet darüber hinaus als Dozent, Trainer und Coach mit der Mission, Projekte anschaulich und erfolgreich zu gestalten.