Schlanke Qualitätsmanagement-Dokumentation

Die Basis eines erfolgreichen Qualitätsmanagements im Unternehmen sind die entsprechenden Regelungen. Diese beschreiben, welche Abteilungen oder Personen für welche Aufgaben zuständig sind, wie sich die verschiedenen Prozesse innerhalb des Betriebs gestalten und welche Dokumente es dafür braucht. Normalerweise werden alle diese Themen – neben den Qualitätszielen und der Qualitätspolitik – in einem Qualitätsmanagement-Handbuch zusammengefasst.

Mangelnde Akzeptanz des Qualitätsmanagement-Systems

Die Umsetzung eines QM-Systems leidet jedoch häufig an der geringen Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. Gründe hierfür sind die grosse Anzahl an Dokumenten, mangelnde Transparenz sowie die fehlende Verknüpfung zum Tagesgeschäft. Schnell ist es geschehen, dass Regelung und Praxis weit auseinanderklaffen. Oft kommt es auch vor, dass Mitarbeiter die Vereinbarungen gar nicht kennen, diese als unsinnig oder als verbesserungswürdig einstufen. Zudem ist die regelmässige Pflege der Dokumentation oft mit immensem Aufwand verbunden.

Funktionen eines Qualitätsmanagement-Handbuchs

Ein effizient funktionierendes Unternehmen ist jedoch darauf angewiesen, dass sein QM-Handbuch kontinuierlich optimiert und den sich ständig ändernden Bedingungen angepasst wird. Nur so kann es als Basis für Managemententscheide dienen, Prozesse lenken oder die Zusammenarbeit neu definieren. Die Dokumentation muss neben den drei Hauptanforderungen Transparenz, Einfachheit und Anpassungsfähigkeit die folgenden Funktionen erfüllen:

• Liefert eine Gesamtübersicht
• Ermöglicht eine Analyse und Optimierung von Prozessen und Schnittstellen
• Unterstützt die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in neue Aufgabengebiete

So viel wie nötig, so wenig wie möglich

Wichtig ist, dass jeder Mitarbeiter einen schnellen Zugang zu denjenigen Regelungen und Vorlagen erhält, die er zur Erledigung seiner Arbeiten benötigt. Hier sollte der Grundsatz lauten: «So viel wie nötig, so wenig wie möglich.» Nicht mehr benötigte Dokumente sollten entfernt werden. Erhalten die Mitarbeiter ansprechende und inhaltlich optimierte Dokumente, werden diese auch im Tagesgeschäft bereitwillig eingesetzt.

Der Nutzen eines Qualitätsmanagement-Systems wird umso grösser sein, je besser die QM-Dokumentation das fehlerfreie und effiziente Ablaufen sowie die ständige Verbesserung der Prozesse im Unternehmen unterstützt.