Wie schaffen wir eine effektive interne Unternehmenskommunikation?

Digicomp stand vor einigen Jahren vor der Herausforderung, ihre interne Kommunikation auf eine neue Ebene zu heben. Ziel war es, Entscheidungen effizienter zu treffen und die interne Kommunikation zwischen allen Mitarbeitenden zu verbessern. Heute arbeiten wir mit einem Quick-Guide mit vielen Tipps & Tricks zum Umgang mit der täglichen Informationsflut und zur Kommunikation untereinander.

Mit Unterstützung des Schweizerischen Produktivitätsinstituts wurden 2010 Leitsätze definiert, um die Teamproduktivität zu erhöhen und die interne Kommunikation effizienter und effektiver zu gestalten. Wir legten z.B. fest, wie Aufträge verteilt werden, in welcher Frist eine Anfrage beantwortet werden soll, wie wir mit E-Mail, Telefon und Chat umgehen. Ebenfalls stellten wir Regeln für effiziente Meetings auf. Die Mitarbeitenden wurden anschliessend auf die erarbeiteten Kommunikationsregeln geschult.

Aller Anfang ist schwer

Nach drei Wochen Euphorie flachte die Lernkurve schnell ab; Grundsätze wurden nicht durchgängig eingehalten, das Verhalten von Mitarbeitenden und Vorgesetzten änderte sich nicht wie gewünscht. Im Rahmen einer Umfrage unter den Mitarbeitenden stellte sich heraus, dass einige Regeln als unsinnig angesehen oder ganz einfach nicht gelebt werden. Wir suchten gemeinsam nach Lösungen.

Nicht überraschend, spielte beim Anwenden des Quick Guides die Vorbildfunktion eine grosse Rolle. Es war also wichtig, dass sich insbesondere Führungskräfte an die definierten Regeln halten. Aber auch Selbstdisziplin und Selbstverantwortung sind Schlüsselbegriffe. Ebenfalls waren nach erster Anwendung einige Leitlinien nicht praktizierbar; wir mussten sie priorisieren: Welche Guidelines sind für unsere Produktivität wichtig, welche weniger?

Der Leitfaden hat sich etabliert

Gute sechs Jahre nach der Einführung des QuickGuides sind die Regeln in Fleisch und Blut übergegangen. Die Auftragsvergabe funktioniert dank dem kreierten Raster spürbar besser. Cc-Mails werden spärlicher bzw. überlegter eingesetzt, was die E-Mail-Flut verringert. Die internen Reaktionszeiten werden eingehalten und auch zu Meetings wird nun grösstenteils mit Agenda eingeladen. Der 2010 erstellte Leitfaden wurde bereits einige Male angepasst, um z.B. neue technologische Möglichkeiten und neu eingeführte Arbeitstools einzubeziehen.

Kurs: Effektive interne Unternehmenskommunikation In diesem Kurs nehmen Sie eine Auslegeordnung Ihrer Kommunikationsmittel vor und grenzen die verschiedenen Möglichkeiten gegeneinander ab. Sie entwerfen im Kurs die Leitlinien für Ihre interne Unternehmenskommunikation. Zum Kurs für interne Kommunikation

In diesem Kurs nehmen Sie eine Auslegeordnung Ihrer Kommunikationsmittel vor und grenzen die verschiedenen Möglichkeiten gegeneinander ab. Sie entwerfen im Kurs die Leitlinien für Ihre interne Unternehmenskommunikation.

Zum Kurs für interne Kommunikation

Fazit

Für Digicomp hatte der Quick Guide zur internen Kommunikation eine wichtige Funktion, nämlich die Mitarbeitenden darauf zu sensibilisieren, dass es insbesondere in der Kommunikation von zentraler Bedeutung ist, gewisse Leitlinien einzuhalten. Bei vielen Arbeitsschritten wählen die Mitarbeitenden selbst, welche Abfolge oder Arbeitsweise ihnen am besten liegt. Doch je grösser ein Unternehmen, desto effektiver und effizienter ist man mit ein paar Grundsätzen unterwegs. Und eine angemessene Kommunikation fördert schliesslich nicht nur die Produktivität, sondern auch das gute Miteinander, das für die Leistungsfähigkeit ebenso wichtig ist.