KPI im Projektmanagement implementieren
Key Performance Indicators (KPI) lassen sich sehr hilfreich im Projektmanagement einsetzen. Die Auswahl der KPI stellt in der Regel auch keine grosse Herausforderung dar. Jedoch will gut überlegt sein, auf welche Art und Weise die selektierten KPI in einem Unternehmen bzw. in einem konkreten Projekt eingeführt werden.
Tu erst das Notwendige, dann das Mögliche, und plötzlich schaffst du das Unmögliche.
(Franz von Assisi)
Die Erkenntnis, dass sich Key Performance Indicators (KPI) sehr hilfreich im Projektmanagement einsetzen lassen, ist allgemein etabliert. Auch die Auswahl der KPI stellt in der Regel keine grosse Herausforderung dar. (Lesen Sie dazu meinen Beitrag «Key Performance Indicators (KPI) im Projektmanagement – aussagekräftige Kennzahlen»).
Beispielhaft kommen im Projektmanagement die folgenden Kategorien von Kennzahlen zum Einsatz:
- Finanzielle Kennzahlen (Budget, Sollkosten, Plankosten, Istkosten, Cost Performance Index, …)
- Terminliche Kennzahlen (geplante Termine, berechnete Termine, aktuelle Termine, Schedule Performance Index, Terminenge, Termintreue, …)
- Kennzahlen zu Ergebnisqualität (Prozentualer Zielerreichungsgrad, Fehlerquote, Anzahl Rückfragen, Aufwand Nachbesserung, …)
- Kennzahlen zum Projektfortschritt (Prozent Dauer abgeschlossen, Prozent Arbeit abgeschlossen, Fortschrittsgrad, Fortschrittswert, …)
- Kennzahlen zur Teamperformance (Motivationsgrad, Abarbeitungsrate, …)
- …
Jedoch will sehr gut überlegt sein, auf welche Art und Weise die selektierten KPI in einem Unternehmen bzw. in einem konkreten Projekt eingeführt werden.
Grundsätzlich lassen sich zunächst drei unterschiedliche Implementierungen aufzeigen:
- Organisatorische Implementierung
- Technische Implementierung
- Kulturelle Implementierung
Bei der organisatorischen Implementierung besteht die Hauptaufgabe darin, die KPI auf der Basis der mit allen Beteiligten abgestimmten Ziele zu selektieren, die Prozesse zur Erhebung und Überwachung zu regeln sowie klare Verantwortlichkeiten für sämtliche Aufgaben beim Arbeiten mit den KPI zu vereinbaren. Auch sind die Beteiligten rollengerecht zu schulen.
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Die technische Implementierung erfordert meist eine Anpassung der bestehenden Projektmanagement-Infrastruktur. Bestehende Projektmanagement-Software, bereits etablierte Reports usw. müssen um die zusätzlich geforderten Informationen erweitert werden. Bei Bedarf müssen die ergänzenden KPI auch in weitere Systeme mit neu zu definierenden Schnittstellen zeitnah integriert werden.
Nicht zu vernachlässigen ist die kulturelle Implementierung von KPI im Projektmanagement. Transparenz in der Projektarbeit wird in der Regel von allen geschätzt. Inwieweit jedoch eine nachvollziehbare und für die jeweils Berechtigten sichtbare Messung und die damit verbundene Dokumentation der Daten wirklich für einzelne Stakeholder aktiv gewollt ist, muss ehrlich und kritisch hinterfragt werden. Eine konstruktive Diskussion zu den Konsequenzen der Transparenz muss bewusst und kooperativ geführt werden. Eine Verselbstständigung des kulturellen Prozesses ist meist eher hinderlich und führt auf der Seite derjenigen, die zunehmend transparenter (Performance-Messung) werden, meist zu unterschiedlich ausgeprägten Widerstandsreaktionen. Diese können aktiv und offensichtlich sein, jedoch meist schwieriger zu erkennen und zu bearbeiten, passiv und versteckt.
Massnahmen, um diese Widerstandsreaktionen bewusst und konstruktiv zu bearbeiten, sind:
- Abgestimmte Ziele aufzeigen bei der Implementierung der KPI
- Notwendige Partizipation sämtlicher Beteiligten sicherstellen
- Mit Ängsten von Betroffenen aktiv umgehen
- Vertrauensbildende Massnahmen durchführen
Nach der Implementierung von neuen KPI im Projektmanagement hat es sich in der Praxis bewährt, die gemachten Erfahrungen im Rahmen von Lessons Learned strukturiert zu betrachten.
Fazit
Somit kann man abschliessend feststellen, dass die eigentliche Herausforderung nicht in der Definition und Festlegung der KPI liegt, sondern eher in einer wohlüberlegten und wertschätzenden Implementierung der KPI in der Organisation.
Immer wenn es Angst gibt, bekommst du falsche Kennzahlen.
(W. Edwards Deming)
Bleiben Sie interessiert.
Martin Bialas