So sparen Sie jeden Tag 15 Minuten Zeit
Jeder kennts: Man arbeitet den ganzen Tag und wenn man nach Hause geht, hat man trotzdem das Gefühl, nicht wirklich produktiv gewesen zu sein. Unsere Tipps helfen Ihnen, Ihre Arbeit produktiver zu erledigen.
Kennen Sie das, wenn Sie den ganzen Tag gearbeitet haben, aber trotzdem mit dem Gefühl nach Hause gehen, nicht wirklich produktiv gewesen zu sein? Vielfach sorgt dies in unserer leistungsorientierten Gesellschaft für zusätzlichen Druck, der sich wiederum auf die Arbeitsweise auswirkt.
Unsere Produktivität können wir nur steigern, wenn wir effizienter arbeiten. Mit den folgenden Tipps gelingt es Ihnen, effizienter zu arbeiten und täglich mindestens 15 Minuten Zeit zu sparen.
To-do-Liste
Vermeiden Sie eine viel zu lange To-do-Liste. Schreiben Sie Aufgaben auf, die Sie auch erledigen können. Starten Sie morgens mit der Priorisierung der Aufgaben und markieren Sie jene, die bis zum Abend erledigt sein müssen. Starten Sie dann sogleich mit der Aufgabe, die Ihnen am wenigsten liegt. Wenn Sie diese Aufgabe von der Liste streichen können, gibt das einen zusätzlichen Motivationsschub.
Not-To-Do-Liste
Für manche funktioniert aber auch genau das Umgekehrte: Erstellen Sie eine Liste mit Dingen, die Sie ab sofort nicht mehr tun möchten. Notieren Sie insbesondere diejenigen Dinge, die Sie am Erreichen Ihrer Ziele hindern. Schauen Sie mindestens einmal pro Woche auf diese Liste.
Aufgaben priorisieren
Priorisieren Sie Ihre Aufgaben richtig. Viel zu oft verwenden wir zu viel Zeit für Aufgaben, die nicht unbedingt die höchste Priorität haben.
Eisenhower-Prinzip
Konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Aufgaben, unwichtige Aufgaben können Sie aussortieren. Anhand der Dimensionen «Wichtigkeit» und «Dringlichkeit» gibt es vier Kombinationen:
| wichtig und dringend | Erledigen Sie die Aufgabe sofort. |
| wichtig und nicht dringend | Terminieren Sie sich die Aufgabe zum erledigen. |
| nicht wichtig und dringend | Delegieren Sie die Aufgabe. |
| nicht wichtig und nicht dringend | Diese Aufgabe müssen Sie nicht bearbeiten. |
Pareto-Prinzip
Das Pareto-Prinzip sagt aus, dass 80% aller Aufgaben mit 20% Aufwand erreicht werden können. In nur 20% Ihrer Zeit können Sie also bereits 80% erledigen. Das bedeutet nicht, dass Sie nur noch 20% Ihrer Zeit arbeiten müssen, sondern dass Sie sich voll auf den Kern einer Aufgabe konzentrieren und das Optimum herausholen können.
Arbeitseinteilung
Achten Sie darauf, genügend Pausen zu machen. Zeigt der Körper Ermüdungserscheinungen, ist es vorbei mit der produktiven Arbeit. Hilfreich können Techniken wie die Pomodoro-Methode sein: Arbeiten Sie z.B. 25 Minuten, gefolgt von einer 5-minütigen Pause. Jede vierte Pause sollte länger sein (ca. 25–30 Minuten). Nutzen Sie die längeren Pausen, um durchzulüften oder machen Sie einen kurzen Spaziergang.
Ablenkung minimieren
Minimieren Sie Ablenkungen wo möglich, nötig und sinnvoll, empfiehlt Ivan Blatter. Wir können und sollen uns nicht abschotten. Doch es gibt ja nicht nur schwarz oder weiss, sondern eine gute Mischung zwischen Erreichbarkeit und stillen Zeiten machts aus.
- Definieren Sie die Kanäle, über die Sie erreicht werden wollen.
- Definieren Sie die Zeiten, wann Sie über die definierten Kanäle erreicht werden möchten.
- Überlegen Sie sich gut, welche Benachrichtigungen Sie zulassen (z.B. E-Mail, Twitter, Facebook). Entscheiden Sie sich für möglichst wenige davon. Schalten Sie alle anderen Benachrichtigungen aus. Für viele Browser gibt es auch Tools, mit denen Sie gewisse Seiten während der Arbeit sperren oder zeitlich limitieren können (z.B. stayfocusd für Chrome oder leechblock für Firefox).
- Kommunizieren Sie Ihren Entscheid klar und deutlich.
Stille Zeiten definieren
Ivan Blatter empfiehlt zudem, so häufig wie möglich «stille Zeiten», also Zeiten, zu denen Sie sich nicht stören lassen, zu nutzen.
- Nutzen Sie die frühen Morgen- oder späten Nachmittagsstunden, wenn sowieso wenig Unterbrechungen auftreten.
- Gehen Sie entweder früher oder später in die Mittagspause. Wenn Sie dann wieder oder noch am Arbeitsplatz sitzen, sind viele andere Leute in der Pause, und Sie haben Zeit für die wirklich wichtigen Dinge.
- Definieren Sie für sich «stille Zeiten», in denen Sie das Telefon umleiten, keine E-Mails lesen, das Handy ausschalten und die Türe schliessen. Das können auch nur kurze Zeiten sein, z.B. eine halbe Stunde pro Tag. Nutzen Sie am besten immer denselben Zeitraum, damit sich für Sie, die Kollegen und Kunden eine Gewohnheit ergibt.
Vermeiden Sie Multitasking
Versuchen Sie, immer nur eine Aufgabe gleichzeitig zu bearbeiten und sich voll darauf zu konzentrieren. Wer mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen will, verzettelt sich oft.
Tipps und Tricks zu Microsoft Office
Genauso wichtig wie die richtigen Arbeitstechniken und Produktivitätstricks ist es, sein Arbeitsgerät richtig zu beherrschen. In unserem Blog finden Sie dazu viele hilfreiche Tipps & Tricks: