Redaktioneller Workflow mit InDesign und Word

Welche Verbesserungen resultieren aus einem solchen Workflow, bei dem Redaktion und Layout getrennt werden.?

• Qualität: Redakteure und Layouter können sich auf die Dinge konzentrieren, die sie wirklich können und liefern somit bessere Ergebnisse
• Arbeitseffizienz: Redakteure und Layouter können gleichzeitig und unabhängig voneinander arbeiten
• Kosteneffizienz: Redakteure benötigen keine InDesign-Lizenz

Problemstellung und Lösung

InDesign wäre nicht von Adobe, wenn es für diesen Workflow keine Lösung gäbe: InCopy ist ein Programm zur Erstellung redaktioneller Texte, das sich nahtlos in InDesign integrieren lässt und weniger kostet als «der grosse Layout-Bruder». InCopy lässt sich allerdings nur einsetzen, wenn Redakteure und Layouter auf ein gemeinsames Verzeichnis zugreifen können. Wenn das nicht möglich ist, muss eine Alternative her. Und hier ist sie schon: Integrieren Sie einfach MS Word in Ihren kreativen Workflow. Da das Textverarbeitungsprogramm sowieso von den meisten Redakteuren genutzt wird, lässt sich der finanzielle Aufwand nahezu vernachlässigen (selbstverständlich funktioniert das auch mit Open Office. Auch dort gibt es das Konzept der Formatvorlagen).

Und so funktionierts:

In diesem Beispiel arbeiten wir mit einem InDesign-Dokument aus der Publikation «Die grüne Welle» und einem Word-Dokument, in dem der Redakteur das Editorial schreibt.

Einstellungen im InDesign-Dokument:

• Alle vorkommenden Textformatierungen müssen in InDesign als Absatz- und Zeichenformate angelegt werden. Nehmen Sie sich hierfür etwas Zeit. Wenn Sie konsequent arbeiten, können Sie die Absatz- und Zeichenformate in jeder weiteren Ausgabe Ihres Dokuments verwenden.
• Weisen Sie die Absatz- und Zeichenformate den entsprechenden Texten zu.
• Darüber hinaus müssen Sie noch den Textrahmen konfigurieren, in den später der Text fliessen soll. Hierfür rufen Sie «Objekt > Textrahmenoptionen» auf (Strg + B), wählen dann den Bereich «Automatische Grösse ändern» und stellen im Aufklappmenü des Dialogs ein, dass der Rahmen nur seine Höhe verändern soll.  Setzen Sie schliesslich den Referenzpunkt auf den oberen Rahmenrand. Damit sorgen Sie dafür, dass der Rahmen bei grösseren Textmengen nicht in alle Richtungen wächst, sondern nur nach unten. (Leider gibt es die hier beschriebenen Textrahmeneinstellungen erst ab InDesign CS6. Sollten Sie mit einer älteren Version arbeiten, müssen Sie den Rahmen per Hand grösser ziehen.)
  

Einstellungen im Word-Dokument:

• Legen Sie in Word Formatvorlagen an, die mit den Absatz- und Zeichenformaten in InDesign korrespondieren.
• Die Formatvorlagen müssen nun den Texten in Word zugewiesen werden. Diese Aufgabe muss der Redakteur erledigen, wodurch wahrscheinlich ein überschaubarer Trainingsaufwand entsteht.

Damit redaktionelle Änderungen dynamisch in Ihrem Dokument angewendet werden können, müssen Sie nun noch eine Voreinstellung in InDesign vornehmen, zu der Sie über das Menü «InDesign > Voreinstellungen (Strg + K > Dateihandhabung» gelangen. Setzen Sie einen Haken bei «Beim Platzieren von Text- und Tabellendateien Verknüpfungen erstellen». Mit dieser Einstellung sorgen Sie dafür, dass der in InDesign positionierte Text eine Verbindung zum platzierten Dokument behält – wie beim Platzieren von Bildern.  

Texte erstmalig platzieren
Der Redakteur hat seinen Text geschrieben, alle Formatvorlagen korrekt angewendet und seine Arbeit im Word-Format abgespeichert. Der Layouter kann das Dokument nun platzieren.

• Er benutzt dabei dieselben Werkzeuge wie beim Platzieren von Bildern («Datei > Platzieren»)  und wählt im nächsten Schritt das vom Redakteur bereitgestellte Dokument aus.
• Bevor er den Dokumentauswahldialog mit «Öffnen» bestätigt, muss er einen Haken bei «Importoptionen» setzen.
• Dann öffnet sich der Dialog, in dem Formatvorlagen aus Word auf  Absatz- und Zeichenformate in InDesign übertragen werden können.

• Aktivieren Sie «Formatimport anpassen».
• Klicken Sie dann auf «Formatzuordnung» und ordnen Sie im folgenden Dialog die Word-Formte den InDesign-Formaten zu.

Wenn der Layouter die Formate korrekt zugeordnet  hat, sollte der Text in der richtigen Gestaltung auf der Seite landen.

Inhalte aktualisieren
Weil der Text mit dem InDesign-Dokument verknüpft ist, kann der Redakteur weiter an seinem Text arbeiten, während am Layout noch geschliffen wird.

• Greifen Redakteur und Layouter auf das gleiche Word-Dokument zu, kann der Schreiber einfach an dem Dokument arbeiten, das in InDesign platziert worden ist. Sobald er seine Änderungen speichert, erscheint in der InDesign-Palette «Verknüpfen» ein gelbes Dreieck. Doppelklickt der Layouter dieses, nimmt er die Änderungen des Texters an. Die Zuordnung der Formate erfolgt ab jetzt automatisch.
• Wenn der Redakteur ausser Haus arbeitet, wird er seine Änderungen per E-Mail schicken. Der Layouter muss nun einfach das bereits platzierte Dokument durch das aktuelle ersetzen (Pfad und Name müssen gleich bleiben), damit in der Verknüpfen-Palette das gelbe Rechteck entsteht.

Selbst ausprobieren?

Die Dokumente, die in diesem Beitrag verwendet werden,  können Sie hier herunterladen, um den Workflow selbst auszuprobieren. Absatzformate und Formatvorlagen sind bereits angelegt, Textrahmenoptionen noch nicht.

• Die grüne Welle (.indd)
• Redakteursdokument (.docx)