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«Tipp für Wissensarbeiter: Recycling mit Word» |
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 Zürich, 08.02.2010 |
Im Unterschied zur Schreibmaschine erspart uns der Computer im Allgemeinen und Word im Speziellen viel Tipparbeit. Denn, was wir einmal geschrieben haben, können wir beliebig wiederverwenden – Recycling à la Word sozusagen. Die «Sammelbehälter», welche diese Inhalte aufnehmen, heissen in Word 2007 «Schnellbausteine» und «AutoKorrektur».
Textbausteine nehmen Gestalt an
Häufig verwendete Floskeln wie etwa «Wir danken für Ihr Interesse und hoffen, Ihnen mit diesen Unterlagen weiterzuhelfen» lassen sich als Schnellbaustein ablegen und bei Bedarf rasch wieder einfügen. Um Text zu speichern, markieren Sie diesen und wählen aus der Multifunktionsleiste «Einfügen > Schnellbausteine > Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern. » Wählen Sie eine passende Bezeichnung und allenfalls eine Kategorie, und speichern Sie ihren Textbaustein.
Diese Wiederverwertung funktioniert auch für Elemente wie etwa Deckblätter (von denen Word einige mitliefert) oder Kopf- respektive Fusszeilen. Wenn Sie diese nach ihren Vorstellungen eingerichtet haben, markieren Sie den gesamten Inhalt des Kopfs oder Fusses, und fügen die Auswahl wie oben beschrieben den Schnellbausteinen hinzu.
In einem neuen Dokument können Sie Kopf- oder Fusszeile nun wieder einfügen. Hierzu dient der «Organizer für Bausteine», den Sie im «Schnellbausteine»-Menü der «Einfügen»-Leiste finden. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus, und die vorhin angelegte Kopf- oder Fusszeile landet in ihrem neuen Dokument. Auf dem gleichen Weg greifen Sie auch auf andere Schnellbausteine zu.
Express-Recycling
Für kurze Textbausteine ist dieses Vorgehen jedoch reichlich mühsam – etwa, wie wenn Sie jede leere Flasche einzeln zur Sammelstelle bringen müssten. Für einzelne Sätze, die Grussfloskel und andere häufig verwendete Elemente eignet sich die AutoKorrektur besser.
Angenommen, Sie beenden ihre Korrespondenz jeweils «mit freundlichen Grüssen» und setzen darunter ihre Unterschrift, die Sie bereits als Bild gespeichert haben. Markieren Sie nun Gruss und Bild und rufen Sie aus dem Office-Menü die Word-Optionen auf. Unter «Dokumentprüfung» finden Sie die «AutoKorrektur-Optionen». Dort interessiert Sie der Reiter «AutoKorrektur». In der Liste «Während der Eingabe ersetzen» finden Sie bereits einen neuen Eintrag für ihre vorher markierte Auswahl. Vergeben Sie ein passendes Kürzel. Es empfiehlt sich hierbei, Kombinationen zu verwenden, die garantiert nicht im Lauftext vorkommen, um ungewollte Ersetzungen zu vermeiden. In diesem Beispiel würde sich etwa «*mfg» anbieten.
Wenn Sie das nächste Mal diese vier Zeichen eintippen, erscheint ihre Grussformel mitsamt dem Unterschriftsbild. Soll noch jemand sagen, dass sich Recycling nicht lohnt!
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Recycling mit Word (PDF, 595KB)
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