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«Tipp für Wissensarbeiter: PDF statt Papier» |
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 Zürich, 06.07.2009 |
Das papierlose Büro ist und bleibt eine Utopie. Doch Adobes Acrobat Pro hilft, immerhin den Stapel solcher Dokumente zu verkleinern. Bereits seit Version 5 verfügt das PDF-Werkzeug über eine Funktion, um gedruckte Dokumente einzulesen. Das hat den Vorteil, dass die Suche danach am Computer erfolgt, was normalerweise wesentlich schneller geht als in einer Papierablage.
Vom gedruckten zum durchsuchbaren Text
Die Digitalisierungsfunktionen von Acrobat Pro verbergen sich im Menü «Dokument». Wenn Sie ganz von vorne beginnen, also mit einem Papier, benötigen Sie erstmals einen Scanner. Über «Scan in PDF-Datei umleiten» lesen Sie nun das Dokument in Acrobat ein. In einem ersten Schritt erhalten Sie ein Abbild des Dokuments als PDF. Dies alleine bringt noch keine Vorteile gegenüber dem Original. Erst die Texterkennung oder kurz OCR (Optical Character Recognition) sorgt dafür, dass Sie das Dokument nach bestimmten Textstellen durchsuchen können.
Übers Menü «Dokument» > «OCR-Texterkennung» > «Text mit OCR erkennen» starten Sie die Umwandlung. Das funktioniert mit eingescannten Vorlagen genauso wie mit als Bilddatei vorliegenden Seiten aus anderen Quellen. Im Dialogfenster, das sich nun öffnet, können Sie unter «Bearbeiten» zudem festlegen, wie Acrobat das Dokument behandeln soll. Handelt es sich bei der Vorlage um ein exakt im Originalformat zu archivierendes Dokument, wählen Sie als PDF-Ausgabestil «Durchsuchbares Bild (exakt)». Wenn Ihnen der Inhalt wichtiger ist als die Form, ist «ClearScan» die bevorzugte Wahl. Hierbei wandelt Acrobat die Text-Pixel in Vektorgrafiken um, was nicht nur schöner aussieht, sondern auch die Dateigrösse verringert.
Damit haben Sie nun die Papiervorlage in ein kompaktes, durchsuchbares PDF umgewandelt. Doch insbesondere wenn Sie mit einer grossen Zahl von Dokumenten arbeiten, können Sie die Suche noch erheblich beschleunigen.
Der Index zeigt zum Ziel
Mit der «Erweiterten Suche» aus dem Menü «Bearbeiten» stöbern Sie in Acrobat Textstellen nicht nur im aktuellen Dokument auf, sondern auch auf der Festplatte. Für diese Aufgabe nimmt sich Acrobat aber Zeit – die Sie mit einem Index verkürzen können. Indexe können Sie für bestimmte Ordner anlegen. Dazu wählen Sie aus dem Menü «Erweitert» unter «Dokumentverarbeitung» die Funktion «Volltextindex mit Katalog». Im Dialogfenster fügen Sie die gewünschten Ordner hinzu. Danach können Sie sich eine Pause gönnen, während der Acrobat mit der Erstellung des Indexes beschäftigt ist.
Anschliessend können Sie über die erweiterte Suche (CTRL-SHIFT-F) unter «Erweiterte Suchoptionen verwenden» über das Ausklappmenü «Suchen in» den Index auswählen. Nun sind Sie der Utopie des papierlosen Büros immerhin einen nützlichen Schritt nähergekommen.
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Tipp: PDF statt Papier (PDF, 315KB)
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