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«Tipp für Wissensarbeiter: Kalender sind Ansichtssache» |
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 Zürich, 22.06.2009 |
Kalender sind Ansichtssache
Zu den Stärken von Outlook 2007 gehört zweifellos die Terminplanung. Der Kalender hält Sie stets auf dem Laufenden. Mit den richtigen Einstellungen haben Sie ihre Termine nicht nur im Griff, sondern auch stets im Blick.
Den Anfang machen die Angaben zu den Arbeitstagen. Nicht jede Person beginnt die Arbeitswoche am selben Tag zur selben Zeit. Die für Sie passende Einstellung nehmen Sie übers Menü «Extras» > «Optionen» > «Kalenderoptionen» vor. Hier bestimmen Sie auch, ob Outlook die Wochennummer im Minikalender anzeigen soll. Wählen Sie unter «Kalenderoptionen» den entsprechenden Eintrag.
An selber Stelle ergänzen Sie über den Button «Feiertage hinzufügen...» ihren Kalender um die hiesigen Feiertage.
Auf einen Blick
Der Outlook-Kalender bietet mehr als die üblichen Ansichtsformen «Tag», «Woche» und «Monat». Über die Mini-Monatsübersicht in der Navigationsleiste links können Sie die Anzeige auf ausgewählte Zeiträume beschränken. Klicken Sie auf ein Anfangsdatum und bei gleichzeitig gedrückter SHIFT-Taste auf ein Enddatum, zeigt Outlook in der Tagesansicht bis zu 14 aufeinanderfolgende Tage an. Mit gedrückter CTRL-Taste wählen Sie dagegen gezielt einzelne, nicht zusammenhängende Tage aus.
Das selbe Vorgehen funktioniert auch mit Wochen: Klicken Sie mit der Maus und bei gedrückter SHIFT-Taste links neben dem Minikalender auf Anfangs- und Endwoche, erhalten Sie den Überblick über maximal sechs Wochen. Wiederum zeigt die CTRL-Taste nicht zusammenhängende Wochen an.
Alternativ können Sie mit gedrückter Maustaste über die gewünschten Tage fahren, um diese anzuzeigen.
Zeitraster auf Schirm und Papier
Welchen Zeitbereich Outlook in der Wochenansicht anzeigt, ist zum einen eine Frage der Fenstergrösse. Zum anderen können Sie den Zeitraster verändern. In der Standardeinstellung zeigt Outlook Zeitschritte von 30 Minuten an. Ein Rechtsklick in den Kalender bringt das Kontextmenü auf den Schirm, in dem Sie die «Weiteren Einstellungen» finden. Dort legen Sie die Zeitschritte zwischen fünf und 60 Minuten fest. Je gröber der Raster, desto mehr Zeit erhalten Sie – wenigstens in der Anzeige.
Die Einstellung wirkt sich auch auf den Druck von Tages- und Wochenansichten aus, wenigstens bei der Ausgabe in A4-Grösse. Wenn Sie ein Raster von 15 Minuten gewählt haben, bringen Sie dieses zu Papier. Allerdings müssen Sie sich aus Platzgründen auf einen Zeitraum von neun Stunden beschränken, also beispielsweise auf eine Periode von acht bis 17 Uhr. Ansonsten schaltet Outlook automatisch auf die halbstündliche Einteilung um.
Den Zeitraum legen Sie im «Drucken»-Dialog fest, den Sie übers Menü «Datei» aufrufen. Wählen Sie das Druckformat für Tag oder Woche, und klicken Sie auf «Seite einrichten» oder «Formate definieren». In erstem Fall gelten die Zeiteinstellungen, die Sie nun vornehmen, nur für die aktuelle Ausgabe. Bei der zweiten Variante ändern Sie die entsprechende Vorlage permanent, um ihren Kalender künftig immer in «Idealform» zu Papier zu bringen.
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Tipp: Kalender sind Ansichtssache (PDF, 470KB)
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