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«Tipp für Wissensarbeiter: PPT optimieren» |
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 Zürich, 18.05.2009 |
Grosse Präsentationen im kleinen Format
PowerPoint ist für viele das bevorzugte Präsentationswerkzeug. Mit Bildern, Sounds und Animationen entwickelt sich die schlichte Diaschau zur ansprechenden und packenden Vorführung. Nur leider bläst der Einsatz multimedialer Elemente die Dateigrösse auf, was beispielsweise für den E-Mail-Versand hinderlich ist. Doch mit einigen Kniffen verkleinern Sie ihre Präsentation auf eine angemessene Grösse.
Eingepasste Bilder und Töne
Ein Bild sagt mehr als tausend Worte, braucht aber leider auch mehr Platz als tausend Worte. Den grössten Spareffekt erzielen Sie, wenn Sie die Grafik gleich in der benötigten Grösse einfügen. Wenn Sie im Voraus wissen, dass Sie mit einem XGA-Projektor arbeiten werden, füllt ein Bild mit 1024 mal 768 Bildpunkten bereits den gesamten Schirm.
Falls das Foto von der schicken neuen 10-Megapixel-Kamera stammt und entsprechend gross in die Präsentation eingebunden ist, verkleinern Sie das Bild direkt in PowerPoint 2007: Wählen Sie das Bild aus und klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf «Format». Links in der «Format»-Leiste finden Sie die Funktion «Bilder komprimieren». Deren Dialogfeld offenbart unter «Optionen» die gesuchten Verkleinerungsmöglichkeiten. Einen guten Kompromiss zwischen Dateigrösse und Darstellungsqualität liefert die Zielausgabe «Bildschirm». Beim nächsten Speichern wird sich ihre Präsentation um einen merkbaren Faktor verkleinern.
Wenig Spielraum bietet dagegen die akustische Untermalung. PowerPoint 2007 bindet nur WAV-Dateien direkt in die Präsentation ein. Wenn Sie ein Ton-Symbol in der Präsentation auswählen, können Sie unter dem Reiter «Optionen» in der Multifunktionsleiste zumindest bestimmen, bis zu welcher Grösse Tondateien eingebettet und wann sie bloss verknüpft werden. Für den Versand sind verknüpfte Audiodateien ohnehin schlecht geeignet. Falls Sie musikalische Untermalung benötigen, wählen Sie aus Platzgründen ein Format, das gut komprimiert, wie WMA (Windows Media Audio) oder MP3. Präsentation und verknüpfte Dateien verschicken Sie anschliessend als Zip-Archiv, was nochmals einige Kilobytes Speicherplatz spart.
Formate und Grössen
Das Hausformat von PowerPoint 2007, OOXML (Office Open XML), geht deutlich knausriger mit Speicherplatz um als das althergebrachte «.ppt». Eine Präsentation, die im alten Format noch fast 700 KB beansprucht, schrumpfte mit OOXML auf 440 KB zusammen. Bedingung ist allerdings, dass Sie am Präsentationsort das Format auch wiedergeben können.
Auch der Fileminimizer, ehemals PPTminimizer von Balesio optimiert die Dateigrösse einer Präsentation. Die rund 35 Euro teure Software lässt sich gefahrlos ausprobieren und erlaubt in der kostenlosen Demoversion fünf (ohne Registrierung) oder 12 (mit Registrierung) Komprimierungen.
Den grössten Spareffekt zeigt sich aber, wenn die Präsentation als PDF exportiert wird. Obige Beispieldatei schrumpfte dadurch auf rund 280 KB zusammen. PDF ist ideal, um die Präsentation anderen verfügbar zu machen. Microsoft bietet zu Office 2007 ein kostenloses Add-In, das den Export ins portable Dokumentenformat oder nach XPS ermöglicht. Allerdings bleiben dabei Animationen und Folienübergänge auf der Strecke. Das PDF lässt sich je nach Bedarf weiter optimieren, wie im entsprechenden Tipp beschrieben.
Ein weiterer Vorteil an PDF: Viele moderne Projektoren geben solche Dateien direkt ab USB-Stick wieder, so dass Sie ohne Rechner präsentieren können. Dadurch sparen Sie nicht nur Speicherplatz, sondern auch Gewicht.
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Tipp: Arbeitstechnik – Grosse Präsentationen im kleinen Format (PDF, 456KB)
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