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«Tipp für Wissensarbeiter: Arbeitstechnik – Gut geplant ist halb erledigt» |
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 Zürich, 13.04.2009 |
 Büroarbeiter sind vielseitige Menschen: Hier eine Offerte, dort ein Brief, und zwischendurch schnell E-Mails beantwortet, die Sitzung vorbereitet und unzählige Telefonate geführt. Abends, wenn der Büroarbeiter gemütlich im Kino oder vor dem Fernseher sitzt, kommt ihm plötzlich in den Sinn, dass er unbedingt morgen dieses Telefon und jedes E-Mail erledigen muss. Solche so genannte mentale Unterbrechungen sind nicht nur lästig. Sie stören auch die Erholung oder, während der Arbeit, den produktiven Fluss.
Mit der richtigen Arbeitstechnik werden Sie die mentalen Unterbrechungen wieder los. Und zwar, indem Sie die «losen Enden», wie Ideen, Einfälle oder unerledigte Aufgaben, systematisch sammeln und notieren. Dadurch verkleinern Sie auch die Gefahr, dass eine Aufgabe vergessen geht. Die folgenden Vorgehensweisen helfen Ihnen dabei:
- Tragen Sie immer Schreibzeug mit sich herum
- Schaffen Sie sich einen Eingangsort im Büro
- Arbeiten Sie den Eingangsort regelmässig durch
- Formulieren Sie aufgrund Ihrer Notizen den nächsten Handlungsschritt
- Führen Sie eine Aufgabenliste, auf der Sie ausschliesslich die nächsten Schritte festhalten
Outlook und Handy als Arbeitshilfe
Büroarbeiter verfügen meistens über die geeigneten digitalen Werkzeuge, um die losen Enden zu verknüpfen: Outlook 2007 und ein Handy. Die Microsoft-Software eignet sich bestens, um Notizen zu verwalten und Aufgaben zu planen. Einen Eingangsort, jedenfalls für E-Mails, besitzen Sie damit ebenfalls.
Wenn Sie dazu noch ein Handy besitzen, das sich mit Outlook synchronisieren lässt und das sich eignet,
um unterwegs Notizen und Aufgaben zu erfassen, können Sie sich zudem das Schreibzeug sparen. Zurück im Büro, gleichen Sie Ihr Handy wieder mit Outlook ab, so haben Sie alle Informationen am benötigen Ort beisammen.
Hilfreiche Routine
Wenn Ihnen eine zu erledigende Aufgabe durch den Kopf geht, sollten Sie diese sofort notieren. Für die Bewältigung der losen Enden wählen Sie idealerweise die Zeit vor dem Feierabend: Gehen Sie die Eingangsorte, Notizen und Aufgabenlisten durch und stellen Sie die zu unternehmenden Schritte zusammen. So haben Sie auch gleich einen wesentlichen Teil des nächsten Arbeitstages geplant. Mit der Zeit gewinnen Sie Routine, und die hilft wiederum, dass die Planung nicht vergessen geht. Vergessen können Sie dagegen mit der Zeit die mentalen Unterbrechungen – geniessen Sie einen störungsfreien Feierabend!
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Tipp: Arbeitstechnik – Gut geplant ist halb erledigt (PDF, 228KB)
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