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«Tipp für Wissensarbeiter: «Saubere» Daten in Excel 2007» |
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 Zürich, 26.01.2009 |
 
Mit seinen Auswertungs- und Diagrammfunktionen ist Excel ein praktisches Werkzeug, um trockenes Datenmaterial aus Unternehmensanwendungen aufzubereiten. Die Monatsumsätze werden zur verständlichen Verlaufsgrafik, und aus «nackten» Preisen wird eine ansprechende Preisliste.
Der Import in Excel erfolgt in vielen Fällen über ein Textformat, bei dem die einzelnen Spalten durch Trennzeichen wie etwa ein Semikolon abgegrenzt sind. Schwieriger wird es, wenn die Spalten durch Leerzeichen unterschieden werden («Feste Breite»). Hier hilft der Text-Import-Assistent weiter. Er springt beim Öffnen einer Textdatei automatisch an. Finden die Daten über die Zwischenablage in die Tabelle, zeigt Excel unterhalb der eingefügten Inhalte ein kleines Zwischenablage-Symbol, über das der Assistent nachträglich aufgerufen werden kann.
Aufräumen der Daten
Je nach Datenquelle fällt das Ergebnis des Imports zwischen befriedigend und unbrauchbar aus. Oftmals ist eine Nachbearbeitung nötig, um unerwünschte Leerzeichen, Absätze und nicht-druckbare Zeichen zu entfernen. Für diese Aufgaben sind insbesondere die drei Funktionen «SÄUBERN», «GLÄTTEN» und «WECHSELN» hilfreich. Die folgenden Beispiele sollen als Anregung dienen, wie diese Funktionen zu «sauberen» Daten in Excel beitragen.
Überflüssige Leerzeichen entfernen
Leerzeichen am Anfang und Ende einer Zelle rückt «GLÄTTEN» zu Leibe:
=GLÄTTEN(A1)
Nicht-druckbare Zeichen ersetzen
Enthalten die importierten Informationen Steuerzeichen und ähnliches, kommt «SÄUBERN» zum Zug. Die Funktion löscht alle nicht-druckbaren Zeichen:
=SÄUBERN(A1)
Gezielt Zeichen ersetzen
Es gibt jedoch Fälle, in denen die beiden oben genannten Funktionen gerade eben nicht funktionieren. So entfernt «SÄUBERN» zwar Absätze (ALT-RETURN) innerhalb einer Zelle. Oftmals ist als Ersatz aber ein Leerzeichen gewünscht. Mit der Funktion «WECHSELN» lässt sich der Absatz, der den ASCII-Code «10» trägt, entsprechend ersetzen:
=WECHSELN(A1;ZEICHEN(10);" ")
Die selbe Funktion wandelt Zahlen, die mit Textzeichen formatiert wurden, wieder in Werte um. Wenn beispielsweise die importierten Daten Ergebnisse wie «10 000» oder «10‘000» hervorbringen, entfernt folgende Kombination die «harten» Tausendertrennzeichen:
=WERT(WECHSELN(A1;" ";"")) respektive =WERT(WECHSELN(A1;"‘";""))
Die Funktion «WERT» sorgt dafür, dass Excel das Ergebnis als Zahl und nicht als Text betrachtet.
Nach diesen Aufräumarbeiten und allfälligen manuellen Korrekturen sollte das Datenmaterial nun so weit sein, dass Sie sich an die eigentliche Aufgabe machen können: die statistische Auswertung oder optische Aufbereitung.
 Tipp: «Saubere» Daten in Excel 2007(PDF, 296KB)
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