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«Tipp für Wissensarbeiter: E-Mail-Management» |
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 Zürich, 09.01.2009 |
Checkliste für den produktiven Umgang mit E-Mails
Im Geschäftlichen wie im Privaten gehört die elektronische Post heutzutage zu den unverzichtbaren Kommunikationsmitteln. E-Mails sind ein bequemer Weg, um jemandem schnell ein Anliegen mitzuteilen oder ein Dokument zu übermitteln. Doch E-Mails sind auch ein Produktivitätskiller, wenn man sich alle paar Minuten aus seiner Tätigkeit herausreissen lässt, weil eine neue Nachricht im Posteingang gelandet ist.
Die folgende Checkliste verhilft Ihnen zu einem effizienten Umgang mit elektronischer Post.
Tipp 1: Nutzen Sie E-Mails nicht als Ablenkung
Widerstehen Sie der Versuchung, ständig nach neuen E-Mails zu schauen. Schalten Sie wenn möglich das Intervall, in dem ihr Mailprogramm neue Post holt, auf 30 oder 60 Minuten hoch – oder ganz ab. In Outlook finden Sie die Einstellung für die Benachrichtigungen im Menü «Extras» unter «E-Mail-Optionen > Erweiterte E-Mail-Optionen».
Tipp 2: Legen Sie Zeitfenster für die Bearbeitung von E-Mails fest
Dieser Tipp hängt eng mit dem ersten Vorschlag zusammen: Setzen Sie Zeiten fest, während derer Sie sich um E-Mails kümmern. Bearbeiten Sie ihre Post beispielsweise bei Arbeitsbeginn, nach dem Mittag und kurz vor Feierabend. Dadurch werden Sie produktiver arbeiten.
Tipp 3: Halten Sie den Posteingang frei
Legen Sie Unterordner an, beispielsweise für einzelne Kunden oder Themen, und verschieben Sie eingehende E-Mails dorthin. Viele Mailprogramme bieten Filter, die ihnen diese Arbeit abnehmen. Auf diesem Weg behalten Sie die Übersicht über ihre Post.
Tipp 4: Fassen Sie ein E-Mail nur ein Mal an
Sobald Sie ein E-Mail gelesen haben, sollten Sie es bearbeiten. Dazu gehört etwa, dass Sie die Anfrage beantworten, weiterleiten oder auf anderen Wegen reagieren. Mit der sofortigen Bearbeitung sparen Sie viel Zeit.
Tipp 5: Optimieren Sie die Bearbeitung
Gewöhnen Sie sich einen regelmässigen Rhythmus für die Bearbeitung von E-Mails an. Beispielsweise können Sie sich vornehmen, Post spätestens am nächsten Tag zu beantworten – E-Mail ist ein schnelles Medium.
Mit Vorlagen, Textbausteinen und ähnlichem für immer wiederkehrende Formulierungen beschleunigen Sie die Beantwortung elektronischer Post.
Tipp 6: Vereinfachen Sie dem Empfänger die Arbeit
Dank eines aussagekräftigen Betreffs und einer kurzen, prägnanten Formulierung ist der Empfänger ihrer Post schnell im Bild. Versetzen Sie sich in die Lage des Empfängers und überlegen Sie, ob ihre Botschaft wie gewünscht rüberkommt.
Tipp 7: Halten Sie sich an die Netiquette
Die Netiquette stellt quasi den Knigge des Internets dar und beschreibt, was als höflich gilt und was nicht.
Mit Smileys (Emoticons wie :-) ;-) und viele weitere) gestalten Sie ihre Nachrichten menschlich. Verwenden Sie nach Möglichkeit ein reines Textformat anstelle von HTML-Mails und verzichten Sie darauf, ungefragt Dateianhänge jenseits von etwa 0,5 MB zu verschicken.
Tipp 8: Benutzen Sie Schutzsoftware
Am Unternehmens-Arbeitsplatz müssen Sie sich wahrscheinlich nicht um Spamfilter und Antiviren-Software kümmern. Falls doch, oder zumindest zu Hause, schützen solche Programme Sie vor unerwünschter Werbung und per Mail verschickten Schädlingen. Dort, wo dieser Schutz nicht greift, nehmen Sie ihren gesunden Menschenverstand zu Hilfe.
Weitere Informationen rund um den sinnvollen Umgang mit E-Mails finden Sie auch auf der Website des Schweizerischen Produktivitätsinstitut , mit dem Digicomp seit langem zusammenarbeitet.
Die Tipps gibt es zweimal im Monat als E-mail-Newsletter frei Haus ins Postfach zugestellt: Excel, Word, E-Mail-Kommunikation, Collaboration, PowerPoint, Tipps für effizientere Meetings, MindMapping und vieles mehr.
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