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«Tipp für Wissensarbeiter: Multimedial präsentieren mit PowerPoint 2007» |
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 Zürich, 17.12.2008 |
 
Eine moderne Präsentation muss sich nicht auf Texte und trockene Zahlen beschränken. Im passenden Rahmen mit Musik und Filmen unterlegt,
gewinnt die Schau an Schwung – und die Aufmerksamkeit des Publikums.
PowerPoint 2007
bietet hierfür zahlreiche Möglichkeiten und ebenso zahlreiche Stolpersteine.
Klingende Folien
Mit Musik ist von Anfang an für die passende Stimmung gesorgt. Über die Multifunktionsleiste
«Einfügen» und das Symbol «Sound» landet die Tondatei in der Präsentation. Hierbei unterstützt PowerPoint die
Microsoft-eigenen Formate wie WAV oder WMA, aber auch MP3. Eine Liste aller Multimediaformate liefert die Hilfe
unter dem Stichwort «Multimediadateiformate».
Damit erscheint zwar ein Lautsprechersymbol auf der entsprechenden Folie. Aber noch fehlt der Einsatz des Dirigenten. Diesen legen
Sie in der Multifunktionsleiste «Optionen» fest. PowerPoint beherrscht die Wiedergabe über Foliengrenzen hinweg, wenn Sie die entsprechende
Einstellung unter «Sound wiedergeben» auswählen. Damit hinterlegen Sie beispielsweise eine Diaschau mit einem Klangteppich.
Wenn die Musik ohnehin automatisch startet, blenden Sie das Symbol bei der Präsentation aus, damit es das Erscheinungsbild nicht stört.
Falls es sich bei ihrer Musik um einen kurzen Effekt im WAV-Format handelt, können Sie die Datei direkt in die PowerPoint-Präsentation integrieren.
Bei grösseren Stücken empfiehlt sich das nicht, weil ansonsten das PowerPoint-Dokument unnötig aufgeblasen wird. Wie Sie verknüpfte Dateien
transportieren, finden Sie im letzten Abschnitt dieses Tipps.
Film ab!
In einigen Fällen wirkt ein Film anschaulicher als eine noch so ausgeklügelte Beschreibung. Bei bewegten Bildern greift PowerPoint wiederum auf
die Microsoft-Hausformate zurück. Ihr Film sollte idealerweise als AVI- oder WMV-Datei vorliegen. Fremdformate wie Quicktime-Movies oder Divx
spielt PowerPoint nicht ab.
Ein Film findet wie eine Audiodatei über die Multifunktionsleiste «Einfügen» den Weg in die Präsentation. Über die «Optionen»-Leiste schlüpfen Sie
in die Rolle des Operateurs und legen beispielsweise fest, dass der Film bildschirmfüllend abgespielt wird. Um Verzerrungen zu vermeiden,
sollten Sie allerdings darauf achten, dass der Monitor respektive Projektor über dasselbe Seitenverhältnis verfügt wie der Film.
Für Fortgeschrittene: Flash-Filme einbinden
Etwas komplizierter gestaltet sich das Vorhaben, wenn Sie einen Film in Adobes Flash-Format vorliegen haben. Zum einen muss dieser als SWF-Datei bereitstehen. Ein von einer Video-Plattform wie YouTube heruntergeladener Streifen muss zuerst konvertiert werden. Zum anderen muss auf dem Präsentationsrechner ein Flash-Player installiert sein – das ist aber bei etwa 98 Prozent aller Windows-PCs der Fall.
Flash-Filme werden über die Registerkarte «Entwicklertools» eingebunden. Diese wiederum aktivieren Sie übers Office-Menü unter «Häufig verwendet». Dort finden Sie den entsprechenden Eintrag «Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste anzeigen».
In besagtem Register finden Sie unter «Weitere Steuerelemente» den Eintrag «Shockwave Flash Objekt» (drücken Sie die Taste «S», um schnell dorthin zu gelangen). Nach dem Klick auf «OK» können Sie einen Flash-Rahmen auf der aktuellen Folie aufziehen. Mit einem Rechtsklick auf diesen Rahmen holen Sie das Kontextmenü hervor und wählen den Eintrag «Eigenschaften». Erschrecken Sie nicht über das etwas technische Dialogfeld!
Beim Eintrag «Movie» geben Sie nun den Pfad zu ihrem Flash-Film an. Die weiteren Optionen finden Sie in der PowerPoint-Hilfe, wenn Sie nach «Flash» suchen.
Zum Transport verpackt
Vielleicht haben Sie die Präsentation auf dem Desktop-PC erstellt, wollen sie aber mit dem Notebook zeigen. Mit der entsprechenden Umzugsvorbereitung
sorgen Sie dafür, dass sämtliche Töne und Bilder mitreisen.
Den «Zügelwagen» finden Sie im Office-Menü unter «Veröffentlichen». Wählen Sie dort «Verpacken für CD».
Dieses Dialogfeld kopiert alle zugehörigen Dokumente und natürlich die Präsentation in einen Ordner. Wenn Sie auf dem Notebook mit PowerPoint
2007 arbeiten, wählen Sie unter «Optionen» den Typ «Paket archivieren». Sie ersparen sich damit die Konvertierung der Präsentation ins
PowerPoint-2003-Format. Ein Klick auf «In Ordner kopieren» startet die Zügelaktion.
Wenn Sie Flash-Filme in Ihre Präsentation integriert haben, wird bei diesem Vorgang eine Fehlermeldung auftauchen, weil das ActiveX-Objekt nicht mitkopiert wird. In diesem Fall müssen Sie den Flash-Film manuell umkopieren und den Pfad in der Präsentation entsprechend anpassen. Damit haben Sie dann aber auch den letzten Stolperstein auf dem Weg zur multimedialen Präsentation aus dem Weg geräumt.
Ihr Vertiefungskurs: Multimediapräsentationen mit PowerPoint 2007
 Tipp: Multimedial präsentieren mit PowerPoint 2007(PDF, 556KB)
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